artego fertigt hochwertige, individuelle, auf den einzelnen Kunden maßgeschneiderte Küchen. Bevor eine Küche in die Fertigung geht, bekommt der Kunde eine Auftragsbestätigung samt Planungs- und Fertigungsskizzen zugesandt. Diese muss er kontrollieren und freigeben, und erst nach seiner Freigabe kann die Produktion anlaufen. Wichtig ist es daher, dass der Kunde präzise Dokumente in einwandfreier Qualität an die Hand bekommt, die er lesen, verstehen und freigeben kann. Nur so können Rückfragen vermieden und Aufträge schneller erteilt werden. Genau das hat Ralf Peper bei artego elegant realisiert.

Artego versendet ca. 50 Dokumentpakete mit ABs und Zeichnungen pro Tag an Kunden – in zurückliegenden Jahren noch in Papier und per Schneckenpost. Bei diesem Vorgehen musste jedes Blatt des Dokumentpakets ausgedruckt, von Hand sortiert und eingetütet werden – ein langsamer und kostspieliger Prozess. Doch dieser wurde in einem ersten Schritt umgestellt auf den Versand per Mail, indem mehrere PDFs und einige Zeichnungen in unterschiedlichen Dateiformaten in einer Mail an jeden Kunden geschickt wurden. Auf diese Weise konnte zwar der Umweg über Papier reduziert werden, doch der Aufwand für die Sachbearbeiter verringerte sich kaum. Denn diese mussten weiterhin die für einen Kunden relevanten Dokumente aus mehreren Verzeichnissen zusammensuchen, in einer Mail zusammenfassen und schließlich versenden. Weiterhin gab es Rückfragen, wenn Kunden die angehängten Zeichnungen nicht öffnen konnten oder Dokumente vergessen wurden – Luft nach oben also für die Prozessoptimierung.

Bei der neuen, eleganten Lösung werden alle Dateien, die zu einem Bestellvorgang gehören, auf Knopfdruck erstellt und automatisch per E‑Mail an den Kunden verschickt. Das geschieht vorgangsbezogen: Wenn der Sachbearbeiter die Erstellung einer AB auf dem IBM-i-System auslöst, wird diese von SpoolMaster automatisch in ein PDF-Dokument konvertiert. Alle zum Vorgang gehörenden Zeichnungen aus der Konstruktion und die AGB werden mit den directmail-APIs nach PDF konvertiert und dann ins PDF der Auftragsbestätigung eingefügt. Die Kundendokumente werden also automatisch in einem einzigen PDF-Dokument zusammengefasst und per E‑Mail versandt. Fehler sind praktisch nicht mehr möglich; auch sind keine manuellen Eingriffe erforderlich.

Neben beschleunigten und produktiveren Abläufen stimmt jetzt auch die Optik. Die neuen PDF-Dokumente sind sauber durchgestaltet und werden in ansprechendem Layout an den Kunden verschickt. Neben der Fehlerfreiheit und den Gestaltungsvorteilen konnte Ralf Peper unter dem Strich den Gesamtaufwand für den Versand der Kundendokumente entscheidend reduzieren – ein Arbeitszeitvorteil, der sich beziffern lässt.

Ralf Peper setzt bei artego die Produkte SpoolMaster und directmail von Toolmaker ein. Aus seiner Sicht liegt ein besonderes Plus dieser Kombilösung für sein Projekt hier: Die Druckausgaben für die Auftragsbestätigungen werden von der IBM i im SCS-Druckdatenstrom erstellt und von der früheren Drucklösung mit PCL5-Steuerzeichen ergänzt. Diese erweiterten Druckdaten konnten dank SpoolMaster ohne Anpassungen eins zu eins nach PDF konvertiert werden. Eine enorme Vereinfachung.

www.toolmaker.de