Mit einer Workflow-Management-Lösung hat der Spielzeughersteller Haba seine internen Verwaltungsprozesse verbessert. Ein IBM Partner realisierte mit Lotus Notes ein System, das Aufgaben und Dokumente effizient durch das Unternehmen routet. Haba beflügelt mit seinen Holzspielzeugen die Fantasie unzähliger Kinder und fördert mit Bauklötzen gewagte Konstruktionen. „Ähnlich komplex ging es häufig auch bei uns in der internen Kommunikation zu“, sagt Roland Wimmer, Hauptabteilungsleiter Organisation/DV bei der Haba-Firmenfamilie. „Papierformulare, Anforderungen und Genehmigungen wanderten in vielfacher Kopie unvollständig oder mit verschiedenen Vermerken von Unterschrift zu Unterschrift.“ Vom Posteingang bis zum jeweiligen Prozess-Ende basieren zahlreiche Vorgänge auf ausgedruckten Dokumenten. Während des gesamten Ablaufs müssen diese Dokumente verwaltet und wieder gefunden werden. Dabei kann es zu längeren Bearbeitungs- und Suchzeiten kommen, häufig gehen wichtige Informationen verloren.

Optimierung der internen Kommunikation

Deshalb entschied sich die Haba-Firmenfamilie für die Einführung eines Workflow-Management-Systems von IBM. Damit wird nun der Anforderungsprozess an EDV, Organisation und Personalabteilung online geregelt. Einfache und komplexe Arbeitsabläufe lassen sich zentral steuern und überwachen. Mit Hilfe des IBM Geschäftspartners SoftM Communications aus Lichtenfels wurde die Lösung auf Basis der Kommunikationsplattform Lotus Notes implementiert. Sie bildet den gesamten Prozess inklusive aller Formulare digital ab. Nach einer nur dreimonatigen Entwicklungs- und Implementierungsphase nahmen die Haba-Mitarbeiter die Lösung schließlich in Betrieb.

Schnelle Einführung für reibungslose Arbeitsprozesse

Sie geben die Anforderungen online in Lotus Notes über eine einfache Maske mit Auswahlfeldern ein und über Pflichtfelder werden alle Informationen erfasst. Nachdem die Anforderung gespeichert ist, wird sie den für das Thema Verantwortlichen zugeleitet. Dabei ist eine detaillierte Rechtevergabe gewährleistet. „Anfragen zu Software-Installationen werden zum Beispiel von anderen Kollegen aus der IT-Abteilung bearbeitet als Anforderungen zu Büromaterial oder Programmieraufgaben“, sagt Wimmer. „Der Bearbeiter kann jederzeit online einen aktuellen Status seiner Anforderung einsehen und erspart so der IT-Abteilung zeitraubende Rückfragen.“ Liegezeitüberwachung und eine Vertreterregelung sorgen dafür, dass bei diesem Workflow-Management-System nichts verloren geht.

Zur Lotus Notes-Software ist der IBM eServer iSeries als Hardware-Basis die optimale Ergänzung für den reibungslosen Arbeitsfluss bei Haba: Der eingesetzte Server ist sowohl zuverlässig als auch sicher und arbeitet mit der Selbstmanagement-Technik von IBM. Sie hilft, Fehler zu minimieren und damit den Bedarf an Betreuung durch IT-Personal zu reduzieren. Zudem unterstützt der IBM Server unterschiedliche e-Business-Anwendungen entsprechend den speziellen Anforderungen mittelständischer Unternehmen.

Die Herausforderung bei Haba besteht beispielsweise darin, verschiedene Unternehmensbereiche zu integrieren, die alle unterschiedliche Produkte und Zielgruppen aufweisen. Gerade hier ist es wichtig, mit dem Workflow-Management-System gezielt Geschäftsprozesse zu steuern und jedem Mitarbeiter seine jeweilige Aufgabe zuzuordnen. Die Vorteile der neuen Lösung liegen für den Spielzeughersteller auf der Hand. „Durch den Wegfall der Formulare sparen wir nicht nur Transport- und Wegezeit ein, sondern auch Papier“, sagt Roland Wimmer. „Dadurch geht die Bearbeitung schneller vonstatten und die Qualität steigt, da alle Anforderungen zentral verwaltet und ausgewertet werden können.“ Die Kosten für das gesamte Projekt beliefen sich auf etwa 25.000 Euro.

Fachautor: Friedrich Koopmann

Lösungsanbieter: SoftM Communications