Mit einem Dokumenten-Management-System lassen sich Informationen thematisch geordnet in einem zentralen Pool ablegen. Wird für einen Arbeitsschritt eine Dokumenteninfo benötigt, kann diese über ein angeschlossenes Workflow-System direkt eingesteuert werden. Sämtliche Prozesse im Unternehmen laufen somit schneller ab. Information, beziehungsweise Wissen, ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor; Wissensmanagement ein wesentlicher Teil erfolgreicher Unternehmensführung. Dokumenten-Management bildet die Grundlage eines gut funktionierenden Wissensmanagements. Integriert mit einem Workflow-System wird Dokumenten-Management um den Dokumentenfluss erweitert, der den Anwendern Schriftstücke und Dateien zur Kategorisierung, Indexierung und Bearbeitung vorlegt. Die positiven Folgen sind Wettbewerbsvorteile wie Produktivitätssteigerung, Qualitätssicherung und eine schnellere Marktdurchdringung.
Zentrale Sammelstelle
Um den Ablauf sich häufig ändernder Prozesse zu verbessern, benötigt ein Unternehmen entsprechende Organisationstools. Zu diesen Instrumenten gehört ein DM-System, denn auch heute noch werden Schriftstücke größtenteils in Aktenordnern, als Dateien auf der Festplatte und e-Mails im Mail-System verwaltet. Hinzu kommt, dass es für Anwender immer schwieriger wird, allen ankommenden Informationen Herr zu werden. Es ist daher sinnvoll, diese Informationen, die ja bereits im Computer vorhanden sind, dort auch geordnet abzulegen, und zwar zusammen mit den Dokumenten, die thematisch dazu gehören. Ein passendes Werkzeug dazu vereinfacht die Prozessabläufe erheblich und verbessert dadurch den Informationsfluss. Wichtiger Vorteil einer modular aufgebauen Standardsoftware ist es, dass unterschiedliche Dokumententypen wie Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien oder e-Mails in einem zentralen Dokumenten-Pool vereint werden. Die Unterlagen stehen dort sortiert nach Kunde, Projekt und anderen Ordnungskriterien zur Verfügung. Der Anwender kann lokal per Netzwerk oder von jedem Ort der Welt aus über das Internet darauf zugreifen.
Vielfältig einsetzbar
Erst die Synergieeffekte aus der Verbindung eines Dokumenten- mit einem Workflow-Spezialisten erschließen neue Möglichkeiten in der Informationsverwaltung. Dazu kooperiert DocuWare beispielsweise mit Ultimus; als Folge entstehen neue und vielfältigere Lösungen. Ein Beispiel: Eingehende Kundenaufträge werden archiviert und den jeweiligen Sachbearbeitern automatisch zugeleitet, elektronische Urlaubsanträge nach Genehmigung sowie Verbuchung im Archiv abgelegt und abgesandte Bestellungen automatisch an Fachabteilung, Buchhaltung und Wareneingang verteilt.
Zu den weiteren Vorteilen gehört, dass der Weg und die Bearbeitungsschritte eines Prozesses beliebig gestaltet werden können. Auch lassen sich Daten an andere Anwendungen – zum Beispiel an die FiBu oder das kaufmännische System – automatisch übergeben oder von dort übernehmen. Arbeitsprozesse werden durch die elektronische Steuerung deutlich schneller, sicherer und kontrollierbarer.
Keine Umstellung der Organisation
Um ein DM-System effizient einsetzen zu können, ist es erforderlich, mehrere Anwendungsfelder eines Unternehmens zu integrieren. Denn nur so lassen sich Archiv-Inseln vermeiden. Die meisten Anwendungen am Markt erlauben dies nicht oder nur nach einer intensiven Beratung und der Umstellung wichtiger Prozesse. Nach anfänglicher Euphorie werden viele Interessenten durch diese Erkenntnis abgeschreckt. Der DMS-Einsatz muss jedoch keinen Eingriff in die Organisation bedeuten. Auch dem Mittelstand bietet sich somit die Möglichkeit, ein effektives Wissens-Management aufzubauen und die eigenen Marktchancen damit deutlich zu erhöhen.
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