Ob Richtlinien zur Reisekostenabrechnung, Urlaubsanträge, interne Stellenausschreibungen oder der Kantinen-Speiseplan – einige Informationsangebote in firmeneigenen Intranets erzielen höchste Abrufzahlen. Als leistungsfähiges Business-Tool wird das Intranet jedoch nur in den wenigsten Fällen genutzt. Einer aktuellen Studie der britischen Cranfield University zufolge wird fast jedes zweite Intranet sechs Monate nach seiner Einführung nicht mehr aktiv genutzt und verkommt zum virtuellen Ablagefach. Um dem entgegenzuwirken, verzahnen neueste Intranetlösungen die Disziplinen Web Content-, Business Process- und Dokumenten-Management effizient im Unternehmen.

Technisch komplex trotz einfacher Bedienung

Klassischerweise sind technische Unzulänglichkeiten der erste Stolperstein für erfolgreiche Intranet-Projekte, etwa wenn die IT-Abteilung als Instanz eingeschaltet werden muss, um Änderungen und Erweiterungen durchzuführen. Neue Dokumente schaffen dann erst verspätet den Weg ins Netz, gleichzeitig bleiben viele veraltete Informationen zu lange stehen. Während minimalistische Intranet-Varianten nicht weit genug greifen, scheitern die teuren, funktionell überladenen Systeme meist an der Akzeptanz der Mitarbeiter. Dabei gibt es im Markt speziell entwickelte Intranet-Lösungen, deren umfassende Features sich nach dem Baukastenprinzip so anpassen lassen, dass ihre Funktionen den Ansprüchen von Unternehmen jeder Größe entsprechen. Wichtig sind heutzutage all die Funktionen, die Mitarbeitern umgehend eine Arbeitserleichterung verschaffen, Prozesse optimieren und die Effizienz sogar standortübergreifend steigern. Der Suchprozess im System und die Personalisierung gehören ebenso dazu wie Kollaboration und Anbindung an Geschäftsprozesse.

Einheitliche Strukturen schaffen

Laut einer Studie der Butler Group sind heute rund 80 Prozent aller Inhalte in Unternehmen unstrukturiert und existieren in Form von Dokumenten, HTML-Seiten oder e-Mail. Ziel muss es daher sein, die Flut an Daten – wie Word-, Powerpoint- und Excel-Dateien, interne und externe Web-Seiten sowie e-Mails – sinnvoll zu verwalten und in Mehrwert für die Mitarbeiter umzuwandeln. Wichtig ist ein einheitliches Management der verschiedenen Daten, das im Idealfall vom Intranet-System übernommen wird. Es sollte sicherstellen, dass die Informationen in bereits vorgefertigten Ordnerstrukturen versioniert und berechtigungsgeschützt gespeichert und abrufbar gemacht werden. Gerade ein zielgruppengerechtes Angebot mit sinnvollen Strukturen steigert die Effizienz und Akzeptanz bei den Benutzern, weil langwieriges Suchen entfällt. Mit weiteren Features lassen sich aus solchen vorgefertigten Lösungen ganz einfach Systeme aufbauen, die Wissen und Daten kombinieren und individuell verfügbar machen.

Content dezentral pflegen

Um das Intranet nicht als virtuelle Einbahnstraße verkümmern zu lassen, sollte seine Pflege statt auf zwei auf vielen Schultern verteilt werden, was Ressourcen im Unternehmen spart und die Aktualität der Inhalte gewährleistet. Ideal ist, wenn diejenigen, bei denen die Daten entstehen, auch die Informationen im System anlegen, pflegen und erweitern können. Gute Systeme erlauben dies selbst ungeschulten Anwendern ohne viel Zeit- (und Nerven-)Aufwand. Vorgefertigte Templates, Workflows und Design-Varianten garantieren dabei, dass ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design) sowie inhaltlich und stilistisch hohe Qualitätsmaßstäbe eingehalten werden.

Geschäftsprozesse optimieren

Mit integriertem Business Process Management zeigt eine Intranet-Lösung ihre ganze, auch betriebswirtschaftlich relevante Stärke. Workflows werden unternehmensweit transparent, automatisierbar und nachvollziehbar. Standard-Prozesse – wie Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, interne Materialbestellungen und Raumreservierungen – lassen sich ohne großen Aufwand über frei modellierbare Templates darstellen, effizient abwickeln und dokumentieren.

Integration forcieren

Wichtig ist, insbesondere für Unternehmen, die in sich schnell wandelnden Märkten agieren und nach innen wie nach außen sehr flexibel sein müssen, eine leichte Anpassbarkeit des Intranets. Flexibilität meint dabei nicht nur, inhaltliche Strukturen schnell und ohne großen Aufwand umstellen zu können, sondern vor allem die Integrationsfähigkeit. Der Erfolg von Kooperationen und Übernahmen wird beispielsweise daran gemessen, wie schnell sich das Wissen und die Prozesse der Organisationen miteinander verbinden lassen. Ein internes Enterprise Content Management System in Form eines zentralen Mitarbeiterportals kann hierbei als Katalysator wirken. Aber auch im „gewöhnlichen Arbeitsalltag“ müssen Applikationen – wie eine Personalverwaltung, das ERP-System oder eine CRM-Lösung – dynamisch integriert werden können. Ansonsten fristet das Intranet weiterhin ein Dasein als virtuelles „Schwarzes Brett“ für Speiseplan und Telefonverzeichnis.

Nicht nur suchen, sondern auch finden

Personalisierung und Nutzung von Metadaten sorgen für präzisere Suchergebnisse im Intranet. Eine von Sieber und Partner 2004 unter großen und mittelgroßen Unternehmen in der Schweiz durchgeführte Umfrage ergab, dass Mitarbeiter durchschnittlich 48 Minuten des Arbeitstages damit vergeuden, Dokumente und Informationen zu suchen. In einem 100-Mann-Unternehmen macht der Verlust effektiver Arbeitszeit damit schon 80 Stunden am Tag aus. Die Zuordnung von Informationen für Nutzer, Rollen und Zielgruppen im Mitarbeiterportal bauen diese Ineffizienzen merklich ab und steigern die Zufriedenheit der Belegschaft. Gute Systeme stellen bereits fertig konfigurierte, aber dennoch leicht anpassbare Ansichten, Ordner und Link-Listen zur Verfügung.

So kann der von Suchmaschinen wie Google und Plattformen wie Amazon bekannte Komfort der umfassenden, personalisierten Suche auch im eigenen Intranet genutzt werden.

Standortübergreifend zusammenarbeiten

Gerade in großen Unternehmen, die über mehrere Niederlassungen verteilt arbeiten, spielt das Stichwort „Kollaboration“ eine wesentliche Rolle. Anhand von spezifischen Projektordnern, Aufgabenvorlagen, Diskussionsforen und anderen Funktionen bieten spezielle Intranet-Systeme heute die Möglichkeit, Mitarbeitern die Zusammenarbeit standort- und länderübergreifend erheblich zu erleichtern. Wichtig dabei sind Schnittstellen zu Standard-Lösungen wie MS Outlook oder Lotus Notes. Erst die Integration ermöglicht ein umfassendes, vernetztes Informationsmanagement und schafft Synergien in der Zusammenarbeit. So lassen sich e-Mail-Anhänge bequem per Drag & Drop im Dokumenten-Management-System des Intranets speichern, versioniert und berechtigungsgeschützt nutzen und mit Workflows verknüpfen. Gleiches gilt für die übrigen Office-Anwendungen.

Fazit: Moderne Intranet-Lösungen bieten dem Unternehmer weitaus mehr als lediglich einen virtuellen Pool für unternehmensinterne Informationen. Komplexe Out-of-the-Box-Intranets verbinden Mitarbeiter und interne Systeme, verwalten Dokumente revisionssicher und optimieren Geschäftsprozesse – und das über geografische und organisatorische Grenzen hinweg. Sie fördern dadurch den nötigen Informationsaustausch innerhalb der Belegschaft, entlasten die IT-Abteilung, senken Kosten beispielsweise für externe Dienstleister und steigern gleichzeitig den Grad der Integration im Unternehmen. Ist die Lösung trotz der vielseitigen Funktionen noch hochgradig benutzerfreundlich, steht der breiten Mitarbeiterakzeptanz und damit einem Gewinn bringenden Miteinander im Intranet nichts mehr im Weg.

Fachautor: Niels Metger