Enge Margen, ein starker Wettbewerb und hohe Qualitätsanforderungen prägen den ­Bildungsmarkt, insbesondere im Bereich der öffentlichen Auftraggeber. Beim Bildungswerk der Niedersächsischen Wirtschaft (BNW), einem der größten deutschen Bildungsträger, spielte das Controlling deshalb in den letzten Jahren eine immer wichtigere Rolle.

Doch das starke Wachstum der vergangenen Jahre überforderte das gewachsene, individuelle Controlling-System auf Excel-Basis. Wegen fehlender Anbindung an die operativen Systeme und der manuellen Konsolidierung waren der Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit hoch. Das BNW entschied deshalb, die heterogene IT-Landschaft schrittweise zu vereinheitlichen. Mithilfe einer flexiblen Branchenlösung gelang es, operatives Geschäft und Controlling unter einen Hut zu bekommen. Heute profitiert das BNW von einer exakten Kostenrechnung, die detaillierte Auskünfte zum Erfolg der Geschäftsstellen bis hin zu einzelnen Maßnahmen und Produkten liefert.

Erst kürzlich feierte das Bildungswerk der Niedersächsischen Wirtschaft (BNW) seinen 40. Geburtstag. Aus dem kleinen Seminarprogramm für Jugendliche, Fach- und Führungskräfte von 1969 ist im Laufe der Jahrzehnte Niedersachsens größter Bildungsträger entstanden. Allein 2008 nahmen 46.106 Menschen an 426.114 Unterrichtsstunden teil. Bei Kooperationen mit der Arbeitsagentur, dem größten Auftraggeber des BNW, sind die Maßnahmen mitunter an Arbeitsvermittlungen geknüpft. „Das BNW wird von 24 Arbeitgeberverbänden getragen. Die guten Kontakte zur niedersächsischen Wirtschaft erleichtern uns die Arbeit“, erklärt Dr. Bernd Brauckmüller. Das ist schon ein gewichtiges Pfund im umkämpften Bildungs- und Vermittlungsmarkt, einem Sektor mit niedrigen Margen und einer häufig erfolgsabhängigen Vergütung. „Man muss schon sehr aufpassen, um kostendeckend zu wirtschaften“, warnt er.

Controlling-Strukturen hinkten hinterher

Derartige Rahmenbedingungen sprechen für ein ausgeprägtes Controlling, doch das ist im Bildungssektor eher unterrepräsentiert. Beim BNW gaben jahrelang Excel-Tabellen den Ton an. Auf Arbeitsblättern konsolidierte man die Monatsergebnisse und ermittelte den Erfolg der Geschäftsstellen. „Das funktionierte früher reibungslos, doch das starke Wachstum stellte uns vor wachsende Probleme. Die Konsolidierung und das monatliche Reporting verursachten einen immer höheren Aufwand“, stellt Projektleiter Andreas Rau klar. Hinzu kam die latente Gefahr, Fehler zu machen.

Ein weiterer Kritikpunkt betraf die Aussagefähigkeit des Controlling: Das BNW hatte zwar die Ergebnisse der Geschäftsstellen im Blick, konnte aber wenig über den laufenden wirtschaftlichen Erfolg der Produktbereiche, geschweige denn einzelner Maßnahmen, sagen. „Um den Aufwand auf ein erträgliches Niveau zu reduzieren, mussten wir mit Kompromissen leben. Die Schlüssel, nach denen wir die laufenden Kosten auf die einzelnen Maßnahmen verteilten, waren eben pauschal. Eine periodengerechte und maßnahmenbezogene Kostenträgerrechnung fehlte“, erinnert sich der Projektleiter. Anfang 2007 startete die Suche nach einer integrierten Software, die das operative Geschäft beherrscht und in Sachen Controlling versiert ist. „Nur eine enge Verzahnung beider Bereiche bringt die erforderliche Prozesssicherheit und entlastet unsere Mitarbeiter“, betont Andreas Rau. Die umfassende Suche blieb zunächst ergebnislos. Keine Software konnte mit einem derart breiten Leistungsspektrum aufwarten. Insbesondere beim Controlling waren die hohen Anforderungen mit einer Standardanwendung nicht zu erfüllen.

Im September 2007 präsentierte das Softwarehaus mse GmbH eine ausbaufähige Lösung: ein Komplettpaket, bestehend aus Microsoft Dynamics NAV und der Branchenlösung „dynBiT“, die spezielle Funktionen für Bildungsträger beisteuert. Anfang 2008 entschied sich das Projektteam für einen Workshop mit der mse GmbH. „Die Kombination aus dynBiT und Dynamics NAV sorgt für einen hohen, ausgeglichenen Funktionsumfang – sowohl im operativen Geschäft als auch bei der kaufmännischen Verwaltung. „Das ist einzigartig im Bildungsmarkt“, erklärt Projektleiter Rau. Hinzu kam, dass die moderne ERP-Lösung die erforderliche Flexibilität für den Aufbau individueller Controlling-Strukturen mitbrachte. „Wir konnten unsere Standorte zusammenführen, den Funktionsumfang in wichtigen Bereichen erweitern und ein effizientes Controlling aufbauen“, begründet er die Entscheidung vom Juni 2008.

Schwerpunkt im Controlling

Zeitgleich mit dem Software-Wechsel überarbeitete das Projektteam zen­trale Teile der Ablauforganisation, wobei die Mitarbeiter des BNW und der mse von der Unternehmensberatung plusproject unterstützt wurden. Im Mittelpunkt stand dabei vor allem der Abrechnungsprozess. So übernahm beispielsweise die Zentrale in Hannover die Rechnungsstellung für die Standorte – eine Standardisierung, die für mehr Prozesssicherheit sorgt. „Für einige Maßnahmen gelten enge Abrechnungszeiträume, die wir nicht verpassen dürfen“, betont Andreas Rau. Im Controlling stand der Aufbau einer integrierten Kostenträgerrechnung an oberster Stelle. Künftig sollte jede einzelne Maßnahme im Vorfeld mit dynBiT detailliert kalkuliert und der tatsächlichen finanziellen Entwicklung gegenübergestellt werden.

Auch hier stand zunächst die Konzeption im Mittelpunkt: Gemeinsam entwickelte man für die wichtigsten Kostenarten – hierzu gehören Personalkosten, Raumkosten, teilnehmerbezogene Kosten oder die technische Infrastruktur – ein handhabbares Kostenartenkonzept. Dabei wurden differenzierte Verrechnungssatzmodelle erarbeitet. Weil die Positionen leistungsgerecht und exakt verteilt werden sollten, waren prozentuale Pauschalen nicht erlaubt. Angesichts der 3.000 verwalteten Maßnahmen mit ihren 15.000 bis 20.000 Teilnehmern entfalten kleinste Ungenauigkeiten eine große Wirkung. Die Kalkulationsfaktoren werden laufend überprüft und bei Abweichungen angepasst.

Ebenso wichtig ist die periodengerechte Verteilung der Erlöse und Kosten, um die Diskrepanzen zwischen den Zahlungseingängen der Auftraggeber und dem schwankenden Ressourceneinsatz aufeinander abzustimmen. „Im Zeitverlauf nähern sich die Ergebnisse der Kostenrechnung denen der Finanzbuchhaltung an“, erläutert Klaus-Dieter Riebe, Leiter Controlling beim BNW. Die „mitlaufende Kalkulation“ der einzelnen Maßnahmen wird permanent angepasst und der Vorkalkulation sowie den Daten der Finanzbuchhaltung gegenübergestellt. Zudem werden auf der Basis der aktuellen Zahlen Hochrechnungen durchgeführt. Damit steht dem Management und den Führungskräften ein professionelles, feingliedriges Steuerungsinstrument zur Verfügung.

Mehr Sicherheit durch Transparenz

Seit Januar 2009 ist die Branchenlösung an rund 80 Arbeitsplätzen des BNW im Einsatz. Die Mitarbeiter nutzen Programmbereiche wie das Seminarmanagement, die Teilnehmerverwaltung, die FiBu oder das Controlling. Für Andreas Rau hat die neue Software die Perspektive und den Spielraum des Managements entscheidend erweitert. „Wir haben völlig neue Möglichkeiten bei der Unternehmenssteuerung. Die Wirtschaftlichkeit der Geschäftsstellen und Maßnahmen ist nun transparent dokumentiert. Negative Tendenzen können wir früher erkennen und unsere Geschäftsrisiken begrenzen. Gerade bei erfolgsabhängigen Projekten ist ein lückenloses Controlling von großer Bedeutung.“ Kurz nach der Einführung sei der Einarbeitungsaufwand der Mitarbeiter zwar noch hoch, doch nach Ansicht des Projektleiters habe Microsoft Dynamics NAV die Arbeitsbedingungen bereits verbessert. Weil beispielsweise alle Mitarbeiter mit dem gleichen System arbeiten, ist es wesentlich leichter, die Monatsergebnisse der Geschäftsstellen und Maßnahmen zu konsolidieren.

Abgerundet wird das Controlling-System durch eine vollständig inte­grierte BI-Lösung auf der Basis der Microsoft SQL Analysis Services. Die Software greift über ein Data Warehouse auf alle operativen und kaufmännischen Informationen der Branchenlösung zu. Die Auswertungen werden dabei im gewohnten Umfeld unter Excel erstellt. „Der Bedarf des Managements an detaillierten Analysen und einer gezielten Beratung wird steigen. Darauf ist unser Controlling bestens vorbereitet“, ist sich Klaus-Dieter Riebe sicher.

mse GmbH, Ravensburg
www.mse-gruppe.de