Die Instandhaltung des Fuhrparks gehört zu den geschäftskritischen Faktoren beim Entsorgungsfachbetrieb Jakob Becker GmbH & Co. KG. Um die damit verbundenen Prozesse zu optimieren, wurde das integrierte Service-Abwicklungssystem (SAS) der Unternehmenssoftware oxaion eingeführt. Mit oxaion hat der Entsorgungsspezialist heute Werkstatt und Ersatzteillager im Griff. Die Fahrzeuge des Entsorgungsfachbetriebs Jakob Becker sind innerhalb Deutschlands und im angrenzenden Ausland an über 50 Standorten im Einsatz. Außer den rund 250 Fahrzeugen am Stammsitz in Mehlingen bei Kaiserslautern sind weitere 250 in den übrigen Niederlassungen unterwegs. Damit Lkw, Müllwagen, Bagger und Kräne täglich ausrücken können, muss in der unternehmenseigenen Werkstatt der Service stimmen. Jede Stunde, die ein Fahrzeug nicht unterwegs, sondern in der Werkstatt steht, bedeutet einen Produktivitätsausfall, der durch Ersatzfahrzeuge kompensiert werden muss. Daher ist Jakob Becker auf ein optimales Management der Instandhaltungsprozesse angewiesen. Für den Entsorgungsbetrieb sind deshalb die drei eigenen Reparaturwerkstätten mit angeschlossenem Ersatzteillager ein Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens.

Service-Modul von command beendete „Flickschusterei“

Seit gut einem Jahr nutzt der Entsorgungsfachbetrieb das SAS-Modul (Service-Abwicklungssystem) der bereits zuvor genutzten Unternehmens-Software. Das Modul ist integrierter Bestandteil der Software und kann sowohl für routinemäßige Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten als auch für das Service-Management genutzt werden. „Weil der Reparatur- und Wartungsservice für uns so wichtig ist, sollte dieser Bereich ebenfalls integriert in oxaion ablaufen“, nennt Gerhard Nickolaus, EDV-Leiter von Jakob Becker, den Grund für die Implementierung des Wartungsmoduls.

Vor der oxaion-Einführung war ein eigenentwickeltes Werkstattprogramm auf dem IBM-Server /36 dafür verwendet worden. „Unser altes Werkstattprogramm hatten wir individuell immer weiterentwickelt, so dass die Pflege zunehmend schwieriger wurde“, erklärt Gerhard Nickolaus. „Das Programm lief zwar später auch auf der IBM iSeries, aber es war eine einzige ‚Flickschusterei’.“

In Ersatzteillager und Werkstatt der Zentrale von Jakob Becker stehen PCs für die Lagerverwaltung und Instandhaltung. Diese sind über Ethernet an das zentrale ERP-System angebunden. Durch den direkten Zugriff auf die aktuellen Fahrzeugdaten und die Fahrzeughistorie ist ein Reparaturauftrag fix angelegt. Wird ein Ersatzteil benötigt, schaut der Monteur unmittelbar am PC in oxaion nach, ob das Teil vorhanden ist, und zwar über alle angegliederten Werkstatt-Lager hinweg.

Direkte Kostenverrechnung statt Umlageverfahren

Immer dann, wenn eine Reparatur in der Werkstatt anfällt, wird ein Reparaturauftrag angelegt. Neben den Verbrauchsmaterialien halten die Werkstatt-Mitarbeiter darin auch die Montagezeiten und Monteurkosten fest. Gleichzeitig mit dem Auftrag erfolgt die Disposition des Materials im Lager. „Wir haben jetzt unsere Werkstatt und das Ersatzteillager im Griff, wir sehen sofort, wo, welche Kosten entstehen und was mit den einzelnen Fahrzeugen ist“, betont Nickolaus. Früher wurden die Kosten der Reparaturwerkstätten in einer Art Umlageverfahren auf die Betriebe weiterverrechnet – heute wird in oxaion jede Reparatur an die entsprechende Kostenstelle oder auch an Fremdfirmen weiterverrechnet und die Werkstatt dadurch unmittelbar entlastet.

Zudem nutzt der Entsorgungsfachbetrieb das Wartungs- und Instandhaltungsmodul für routinemäßige Aufgaben wie TÜV-Abnahme und ASU-Kontrolle der Fahrzeuge. In der Fahrzeughistorie werden TÜV und ASU als Wartungsintervalle festgelegt und geführt – sobald ein Termin fällig ist, erfolgt automatisch eine Meldung im System. Einen weiteren Vorzug sieht Gerhard Nickolaus in der mitgeführten Reparaturhistorie: „Wir sehen für jedes einzelne Fahrzeug, wann, welche Reparaturen angefallen sind und bekommen darüber hinaus einen optimalen Überblick über dessen Abnutzung.“

Lösung verwaltet auch Mietgeräte

Auch für Fremdfirmen werden über das Wartungsmodul Reparatur- und Instandhaltungskosten berechnet. Wichtig ist dies vor allem dann, wenn neben der Reparatur z.B. von Fremdfahrzeugen zusätzlich Geräte vermietet werden. Nicht selten kommt es vor, dass ein Unternehmen Bauschutt entsorgt haben möchte, zuvor jedoch einen Bagger mit Fahrer zur Aushebung einer Baugrube anfordert. Das Mietgeräte-Management konnte in dem Wartungsmodul ebenfalls durchgängig realisiert werden. „Die erforderlichen Mietverträge, Leihtermine, Wartungen, Reparatur- und Mietkosten verwalten wir ebenfalls in oxaion“, freut sich EDV-Leiter Nickolaus über diesen zusätzlichen Nutzen. Leiht eine Fremdfirma sich Mietgräte für längere Zeit aus, sind diese wie die anderen Fahrzeuge in das Instandhaltungskonzept und somit in die Überwachung eingebunden. Das heißt: Wenn beispielsweise der TÜV während der Mietzeit fällig ist, wird die Fremdfirma zeitnah informiert.

Ersatzteile vorrätig – keine Engpässe bei Reparaturen mehr

Auch das Ersatzteillager für die Werkstätten führt Jakob Becker jetzt in oxaion. Der gesamte Bestellservice wird über das Lagerführungssystem und die Disposition der ERP-Software erledigt. „Wir bestellen alles vom Bleistift bis hin zur Mülltonne und natürlich die vielen Ersatzteile über das System“, so der EDV-Leiter. Gerhard Nickolaus: „Wir wissen immer genau, was wir an Ersatzteilen am Lager haben.“ Materialengpässe gehören nun der Vergangenheit an; die benötigten Ersatzteile und Materialien für eine Reparatur sind stets am Lager vorrätig. Die Wartezeiten reduzieren sich und die Reparaturen werden schneller erledigt. „Die Stand- und Ausfallzeiten unserer Fahrzeuge konnten wir deutlich herabsetzen“, so die positive Bilanz von Gerhard Nickolaus.

Autor: Ralf M. Haaßengier, PRX PRagma Xpression, Stuttgart

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