… hat das Rechnungswesen mit Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling meist einen minderen Stellenwert: Belächelt werden die Controller und bestaunt die Summen, die für eine funktionierende IT in diesem monetären Dunstkreis investiert werden müssen. Sobald die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens nicht mehr selbstverständlich ist und die Gürtel enger geschnallt werden, ist wieder genaue Analyse angesagt, um wirkungsvoll gegensteuern zu können. Aber nicht nur wer seine Zahlen offen legen muss, weiß um die Herausforderung eines modernen Rechnungswesens… Das Rechnungswesen ist wichtige Schnittstelle im Unternehmen: Hier fließen Zahlen aus sämtlichen Bereichen zusammen, die einer detaillierten Analyse unterworfen werden und so als Basis erfolgreicher Unternehmensführung dienen können. Der Steuerung der aktuellen und zukünftigen Wirtschaftlichkeit kommt in Unternehmen aller Größenordnungen eine Schlüsselfunktion zu: Trotzdem hält sich das negative Image derer, die einen begleitenden betriebswirtschaftlichen Service für das Management anbieten, standhaft. Der Controller – eigentlich als interner betriebswirtschaftlicher Berater aller Entscheidungsträger und als Navigator zum Erreichen vorgegebener Ziele aktiv – kämpft weiterhin mit einem „Old Fashioned Image“. Das heißt, der Controller ist damit oft nicht „Key Person“, sondern vielmehr „Pfennigfuchser“. Jeder ausgegebene Cent wird von ihm dreimal umgedreht; auch den künftigen Geldhahn hat er kontinuierlich unter „Kontrolle“.

Ohne ihn sähe es in zahlreichen Firmen düster aus: Rationelle Informationsverarbeitung ist für viele wesentlicher Wettbewerbsfaktor. Der Controller sichert die erforderliche Daten- und Informationsversorgung und fungiert so als Wegbereiter für Managemententscheidungen. Die Qualität der Informationen bestimmt die Qualität der Entscheidungen, dabei ist mehr und mehr Schnelligkeit gefragt.

Speed-up

„Das haben wir schon immer so gemacht und das muss auch so bleiben“ – diese Unternehmensphilosophie führt im Zeitalter des e-Business kaum auf einen grünen Zweig. Lieb gewonnene Organisationsstrukturen müssen geopfert werden, da angestrebte Ziele sonst nicht realisierbar sind: Die schnelle Reaktion auf Erfordernisse wäre behindert, rasche Veränderungen nicht möglich.

Das schnelle e-Business aber hat – neben all seinen positiven Auswirkungen auf die unternehmerische Welt – auch seine Schattenseiten: Der Druck auf die einzelnen Abteilungen, die in ihrer Gesamtheit perfekt zu funktionieren haben, wächst. Um diesem Druck standzuhalten respektive um Entscheidungen fundierter und schneller treffen zu können, sind Informationen in Echtzeit gefragt. Den Pool dieser Informationen bildet das Rechnungswesen. Obwohl es auf dem Markt sehr ausgereifte Lösungen gibt, die den Anforderungen gerecht werden und die sogar schon Zukunftsmusik integrieren, sind selbst viele Großunternehmen nicht in der Lage, ihren Mitarbeitern die erforderlichen Entscheidungshilfen zur Verfügung zu stellen.

Was fehlt, ist die Bereitschaft, die Geschäftsprozesse an die neuen Erfordernisse anzupassen. Was oft auch fehlt, ist das Vertrauen in die Vertrauenswürdigkeit der Mitarbeiter. Zu diesem Umstand tragen sicherlich auch die aktuellen Diskussionen um die Sicherheit der IT und der in ihr residierenden Daten bei, in denen auch die Kernthemen „innere Sicherheit und Sabotage“ eine Rolle spielen. Unliebsame Konsequenzen drohen: Entscheidungen werden nicht nur schleppend gefällt, sondern auch langsam vollzogen. Wissenslücken bleiben bestehen, weil wichtige Informationen nicht allen Mitarbeitern zugänglich sind.

Anforderungen steigen

Den Kern des Rechnungswesens bildet die Finanzbuchhaltung. Und die hat in den vergangenen Jahren kräftig zulegen müssen – um nur einige Beispiele zu nennen: die Abwicklung von Verbandsabrechnungen, der automatisierte Zahlungsverkehr, die automatische Überwachung von Differenzen und der daraus resultierende Schriftverkehr mit den Kunden. Zeitgemäß ist eine FiBu insbesondere dann, wenn sie über eine bedienerfreundliche Oberfläche, Mehrsprachig- und auch Mehrwährungsfähigkeit verfügt. Offen sollte sie sein, insbesondere im Hinblick auf die Dateneingabe und -ausgabe; den Durchgriff auf angrenzende Anwendungen sowie zentrale Datenhaltung sollte sie integrieren, aus der wiederum dezentral analysiert werden kann. Ohne eine Integration der beiden anderen Bereiche des Rechnungswesens, der Kostenrechnung und des Controllings würde wohl kaum eine Lösung heute noch den Stempel „effizient“ bekommen.

Offenheit gefragt

Die Offenheit der Lösung bestimmt die Kommunikationsmöglichkeiten mit anderen Unternehmensanwendungen. Die bekannte Schnittstellenproblematik kann durch integrierte Software vermieden werden: Die Fehlerquelle der redundanten Datenhaltung wird so eliminiert; Buchungen aus anderen Unternehmensanwendungen können problemlos in die Finanzbuchhaltung einfließen.

Konzernstrukturen mit Beteiligungsgesellschaften, Töchter- und Schwesterfirmen sind heute auch im Mittelstand keine Seltenheit mehr. In diesen Strukturen – mit komplexen Beziehungen der Firmen untereinander und Verrechnungen innerhalb der „Familie“ – werden besondere Anforderungen an die Bilanzierung gestellt. Abschlüsse müssen oft parallel nach verschiedenen Richtlinien durchgeführt werden: Die Konsolidierung von z.B. Kapital, Schulden und Erträgen, die Kapitalflussrechnung, die Währungsumrechnung sowie die Berücksichtigung latenter Steuern sind gefragt. Kooperationen wie die der SoftM AG und der IDL Beratung für integrierte DV-Lösungen GmbH machen automatisierte Konzernkonsolidierung auch für den Mittelstand greifbar. Im Rahmen der Partnerschaft bietet SoftM Schnittstellen an, über die sich die erforderlichen Stamm- und Bewegungsdaten aus den eigenen Financial-Anwendungen in die IDL-Konsolidierungssoftware überführen lassen.

Teure Rechnungen

Die Seals GmbH, Dienstleister für den elektronischen Dokumentenaustausch, hat im letzten Jahr eine wissenschaftliche Studie vorgestellt, nach der deutsche Unternehmen nach eigener Einschätzung knapp 23 Euro für den Versand und die Verarbeitung jeder einzelnen Papierrechnung ausgeben. Bei der Befragung von über 130 Managern deutscher Unternehmen kam zutage, dass noch immer 92 Prozent der Firmen ihre Rechnungen per Post versenden. Nur 4 Prozent nutzen klassische Datenübertragungsverfahren wie EDI, jeweils 2 Prozent verlassen sich auf das Fax oder andere Verfahren wie die persönliche Zustellung.

Nach eigener Einschätzung der Unternehmen kostet jede per Post versandte Rechnung rund neun Euro, während der Empfang einer solchen Rechnung durch die aufwändige Erfassung mit weit über 12 Euro zu Buche schlägt. Viele Unternehmen sind sich mittlerweile der immensen Einsparungen bewusst, die ihnen die elektronische Übermittlung ihrer Rechnungen und anderer Dokumente ermöglicht. Rund 65 Prozent der befragten Firmen gaben an, auf elektronische Rechnungsübermittlung umstellen zu wollen.

Die Umfrage zeigte jedoch auch Unterschiede in der Innovationsfreude der einzelnen Branchen. Während die Bereiche Elektronik, Automobil und Logistik davon ausgehen, dass die traditionelle Papierrechnung bis 2005 überwiegend durch die elektronische Übermittlung ersetzt werden wird, hinkten die Branchen Mineralöl, Touristik und Bau deutlich hinterher.

Befragt nach ihrer Motivation für die Einführung der elektronischen Rechnungsübermittlung, gaben die Unternehmen übereinstimmend die Prozessoptimierung und die damit verbundenen drastischen Kostenreduktionen an. Auch die Reduzierung der Fehlerrate steht ganz oben auf der Liste der Vorteile. Interessanterweise messen die deutschen Unternehmen den Aspekten der Kundenbindung und der Verbesserung des Cash Flows nur geringe Bedeutung zu. Diese Punkte nehmen hier die hinteren Plätze ein.

Allein durch den Wegfall der Postlaufzeit könne ein großes Unternehmen den Vorsteuergewinn um mehrere Millionen Euro steigern. Darüber hinaus eröffneten die elektronischen Verfahren ganz neue Möglichkeiten einer zeitnahen Rechnungsstellung: Auch hier seien deutliche Verbesserungen der Liquiditätslage erreichbar – so Seals.

In modernen FiBu-Systemen ist häufig schon die Funktion des Versands von Formularen per Telefax vorgesehen: Kontoauszüge, Zahlungsdifferenzschreiben, Zahlungsbegleitschreiben und auch Mahnungen können elektronisch und damit kostengünstig übermittelt werden. Die Formulare selbst können dabei variabel gestaltet und sogar mit Firmenlogos versehen werden.

Elektronischer Geldfluss

Den Weg zur Bank und zurück nehmen die meisten Unternehmen inzwischen elektronisch vor; der Abgleich von Zahlungseingang und offenen Posten erfordert nur noch in Sonderfällen ein manuelles Eingreifen der Sachbearbeiter. Alle Kontoauszugsinformationen, die nicht in automatische Buchungen umgesetzt werden konnten, werden protokolliert und in einer Dialogschnittstelle zur manuellen Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Eine Automatisierungsquote von 90 Prozent und mehr ist inzwischen quasi Standard – je nach Struktur der zu verarbeitenden Daten.