In den wenigsten Unternehmen greifen einzelne Workflow-Prozesse der Abteilungen Einkauf und Buchhaltung ineinander. Und das, obwohl beide Seiten eigentlich gleiche Ziele, Strategien und Ansätze verfolgen: Ausgaben und Transaktionskosten reduzieren, Einsparpotenziale identifizieren, Transparenz erhöhen.

Traditionell stehen sich Buchhaltung und Einkauf eher kritisch gegenüber. Während die Buchhaltung in Beschaffungsprozessen oft nur ausführende Tätigkeiten im Bereich Backoffice sieht und über Personalmanagement, Ratenvereinbarungen und andere Wege sofortige Kosteneinsparungen erzielen kann, kommen Einsparungen der Einkaufsabteilung oft erst nach Wochen oder Monaten zum Tragen. Zudem hat der Einkauf häufig noch mehr mit Kostendruck zu kämpfen als die Buchhaltung.

Nach einer aktuellen Studie von Loudhouse und Basware unter 550 Unternehmen aus Deutschland, Großbritannien, Skandinavien, Spanien, Frankreich, Benelux und den USA realisieren weniger als die Hälfte (46 Prozent) der befragten Finanzverantwortlichen in ihren Unternehmen eine Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Beschaffungsabteilungen. Zudem sind nur 50 Prozent der Einkaufsprozesse automatisiert, was das Fehlerrisiko erheblich vergrößert. Weiterhin zeigt die Studie, dass Unternehmen wichtige Daten und Prozesse nicht angemessen erfassen und somit eine transparente Unternehmensbuchhaltung verhindern. Die befragten CFOs erklärten darüber hinaus, dass nur 42 Prozent der indirekten Ausgaben – beispielsweise für Marketing oder Consulting – von ihren Unternehmen erfasst werden.

Und das, obwohl Finanz- und Beschaffungsabteilungen wachsende Verantwortung tragen, wenn es um Betriebsausgaben, Einsparpotenziale oder das Management von Lieferantenverträgen geht.

Positive Nebeneffekte

Eine Zusammenarbeit beider Bereiche zieht zweifelsohne Vorteile nach sich: Das Beratungsunternehmen Hackett Group hat beispielsweise herausgefunden, dass Unternehmen die Kosten für ihre Beschaffungsprozesse um fast zwei Drittel senken und die Effizienz ihrer Mitarbeiter verdoppeln können. Als positiver Nebeneffekt lassen sich zudem Risiken minimieren, Transparenz in Einkauf und Bezahlung verbessern und die Compliance erhöhen. Um diese Ziele zu erreichen, müssen alle Ausgaben im Unternehmen (direkt und indirekt) hundertprozentig transparent sein. Ein Unternehmen kann schwierige Finanzentscheidungen nur dann treffen, wenn es einen umfassenden Überblick hat. Im zweiten Schritt sollten Unternehmen sicherstellen, dass Kontrollmaßnahmen implementiert werden, die aufzeigen, wer Geld wofür ausgibt. Damit lassen sich Geschäftsprozesse und Kapitalverwaltung verbessern. Nur wenn die Finanz- und die Beschaffungsabteilungen strategisch zusammenarbeiten, können Entscheidungen getroffen werden, die für das gesamte Unternehmen von Vorteil sind.

Eine besondere Bedeutung kommt dabei integrierten Beschaffungs- und Bezahlprozessen zu, die als Bindeglied zwischen Einkaufs- und Finanzabteilung fungieren. In den meisten Firmen werden eingehende Rechnungen noch immer von Einkauf und Buchhaltung per Hand sortiert, kontrolliert, genehmigt und verbucht. Und das, obwohl die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung durchschnittlich etwa dreimal so lange dauert wie mit einer automatisierten Lösung. Bei einem Unternehmen mit 1.000 Eingangsrechnungen monatlich könnten so durchschnittlich 160 Arbeitsstunden eingespart werden. Bei etwa 30.000 Rechnungen jährlich, lassen sich mit der richtigen technischen Unterstützung die Kosten pro Rechnung von 20 Euro auf einen Euro drücken.

Wie aber kann eine Automatisierung der Prozesskette zwischen Einkauf und Buchhaltung realisiert werden? Hier kommen so genannte Enterprise-Purchase-to-Pay (EPP)-Lösungen ins Spiel: Sie zielen genau auf diese Prozesse ab und führen so zu kostengünstigeren und effizienteren Prozessen in der gesamten Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitung – vom Sourcing und Vertragsmanagement über die täglichen Bestellungen, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten bis hin zum Abgleich der Rechnungen mit Verträgen, Bestell- und Lieferdaten, Prüfung und Genehmigung sowie die Zahlungsanweisung und Archivierung.

Deutlich schnellerer ROI

Darüber hinaus sorgen EPP-Lösungen für einen deutlich schnelleren ROI: Der Rechnungsumlauf wird beschleunigt, Verzugszinsen für verspätete Zahlungen gespart und obendrein sichergestellt, dass sich Skontomöglichkeiten optimal ausschöpfen lassen. Zudem bekommt das Unternehmen einen exakten Überblick über offene Verbindlichkeiten und damit über die Liquiditätsplanung. Außerdem senkt ein EPP den Papierverbrauch – das spart Kosten und schont gleichzeitig die Umwelt.

Ausgangspunkt für ein kombiniertes Beschaffungs- und Rechnungsmanagement ist die kataloggestützte Bestellung. Damit ist es möglich, online auf die Produktkataloge der Anbieter zuzugreifen oder die Kataloge direkt in das eigene System zu implementieren. Im ersten Fall können die Lieferfirmen ihre Kataloginhalte selbst verändern und aktualisieren, während im zweiten Fall die Käuferorganisation die Kontrolle über die Inhalte behält.

Für eingehende Rechnungen sieht der Prozess dann folgendermaßen aus: Die zu einer Bestellung gehörige Rechnung wird gescannt, dabei in das Workflow-System übertragen oder direkt auf elektronischem Wege verschickt. Eine OCR-Funktion erkennt Daten wie Bestell- und Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Ansprechpartner, verbindet sie mit den Kreditorenstammdaten aus der FiBu, gleicht sie mit den Bestelldaten ab und bereitet die Rechnung für die Zahlung vor. Durch die Automatisierung wird verhindert, dass sich – wie bei der manuellen Dateneingabe oft der Fall – Fehler einschleichen.

Automatische Verknüpfungen

Das System verknüpft die Forderungen automatisch mit dem ursprünglichen Bestellauftrag. Somit werden davon abweichende Rechnungen sofort identifiziert. Nur solche „Abweichler“ sind einzeln zu prüfen. Dazu erhält der Mitarbeiter via E‑Mail einen Link zur Rechnungsdatei. Sobald er grünes Licht gibt, geht die Rechnung zur Abschlusskontrolle an die Kreditorenbuchhaltung und wird von dort in das Buchhaltungssystem übertragen. Die korrekten Rechnungen kontiert die Lösung selbstständig und übergibt sie an die Buchhaltung. Das System verfolgt automatisch den Bearbeitungsstatus jeder Bestellung und Rechnung, überwacht Zeitlimits und verschickt gegebenenfalls Erinnerungsmails. Nach Abschluss des gesamten Prozesses wird die Rechnung revisionssicher archiviert.

Ein durchgängiger Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung ist das Bindeglied zwischen Einkauf und Buchhaltung, erleichtert beiden Seiten die Arbeit und rechnet sich für jedes Unternehmen mit mindestens 1.000 Bestellungen beziehungsweise Eingangsrechnungen pro Monat.

Basware GmbH, München
www.basware.de