Die Unternehmen der Brückner-Gruppe nehmen weltweit eine führende Stellung als System­anbieter von Anlagen für die textile Trockenveredlung und artverwandte Industriezweige ein. Die schnelle globale Entwicklung der vergangenen Jahre wurde erfolgreich von der unter­nehmenseigenen IT begleitet.

Heute verfügt die Brückner-Gruppe über ein weltweit durchgängiges CRM-System und zentrales Dokumenten- und Projektmanagement für die Auftragsabwicklung. Zu Beginn des CRM-Projekts waren die Anforderungen des weltweit expandierenden Unternehmens vielfältig. Aufgrund des hohen Dokumentenaufkommens stellte man von Papierakten auf elektronische Akten um und benötigte dafür ein zentrales Dokumentenmanagement. Die Mitarbeiter sind in Kundenprojekten wochenlang im Ausland unterwegs und müssen von dort aus auf alle Kundendaten zugreifen können.

Dafür benötigte das Unternehmen eine zentrale Adress- und Kontaktverwaltung, eine elektronische Akten-ablage und ein Vertriebsinformations-system mit voll integriertem Projektmodul. Die IT-Abteilung musste zudem eine bestmögliche Verbindung zum bestehenden ERP-System auf einer IBM System i schaffen.

Aus einem Marktvergleich heraus entschied sie sich für die Module der CRM Suite von Haus Weilgut und erhielt damit eine integrierte Lösung auf Basis von IBM Lotus Notes und Domino.

Unternehmensweites CRM mit Lotus Notes für Vertrieb und Auftragsabwicklung weltweit

Brückner steuert mit dem CRM-System den gesamten Kundenprozess vom Erstkontakt über die Angebotsphase bis hin zur Projektabwicklung und Auftragserfüllung. Jede Aktivität gestaltet sich um die klar strukturierte Aktenablage im zentralen Dokumentenmanagement. Der typische Ablauf wird durch einen vordefinierten Workflow unterstützt und sieht folgendermaßen aus:

Der Vertriebsmitarbeiter legt Kundenkontakte in Form eines Leads an. Er klassifiziert den Kunden aus einer Brückner-spezifischen Auswahl. Das Marketing erstellt anhand der Klassifikationen Verteiler nach detaillierten Kriterien, beispielsweise nach Interessenten für bestimmte Maschinentypen. Für die Aussendung stehen automatisierte Serienbrieffunktionen zur Verfügung. Dadurch erfolgen Marketingkampagnen oder Mailings zügig und zielgruppengenau.

Der Vertrieb erstellt Angebote mit Begleitdokumenten in Form von Zeichnungen, die direkt aus dem CAD-Programm der Entwicklung stammen. In Forecasts wird jeder potenzielle Auftrag auf Erfolgschancen in der Projekt­umsetzung bewertet. Ist der Auftrag gewonnen, erzeugen die Mitarbeiter direkt ein Projekt zur Auftragsabwicklung und verwalten kontinuierlich alle Auftragsdaten und Dokumente zentral. Bei Projekten variiert das Volumen zwischen 200 bis 1.000 Dokumenten, so dass sich in der aktiven Datenbank derzeit 400.000 Dokumente befinden mit einem Volumen von 55 Gigabyte. Weltweit verfügen Außendienstmitarbeiter per Datenreplikation immer über den aktuellsten Stand ihrer relevanten Kundeninformationen.

Insgesamt 200 Mitarbeiter arbeiten bei Brückner in vielfältigen Projekten mit dem CRM-System. „Das Denken in Projekten ist heute selbstverständlich geworden und wird optimal durch das CRM-System gestützt“, bekräftigt Joachim Huber, IT-Leiter der Brückner Holding. Das CRM-System unterstützt den Vertrieb und die weltweit tätigen Außendienstmitarbeiter flexibel – auch bei Projekten mit langen Laufzeiten. Die Komplexität wird über benutzergerechte und durch vordefinierte Workflows gesteuerte Benutzeroberflächen reduziert.

Haus Weilgut GmbH, Ettlingen
www.weilgut.com