Nord- und Südhessen wachsen zusammen: Die ZS Computer Service GmbH (ZS Computer) in Langen und Gießen organisiert mit Hyparchiv den Zugriff von beiden Standorten auf alle Unternehmensdaten. Damit wurde die erste Hyparchiv-Schnittstelle an die iSeries- und AS/400-Welt geschaffen. Geschäftsführer Rolf Schäfer: „Wir haben unsere OS/400-Anwendungen nun mit einem State-Of-The-Art-Archivsystem ergänzt; der Zugriff funktioniert reibungslos.“ Selbstverständlich nutzt ZS Computer selbst eine IBM iSeries. Man arbeitet mit der ERP-Anwendung SoftM Suite, das gesamte Output Management wird mit FormScape organisiert. Auf Grund der beiden Firmenstandorte ergab sich das Problem, dass benötigte Dokumente kopiert und mehrfach abgelegt werden mussten und zudem nicht dort zur Verfügung standen, wo man sie gerade benötigte. Zusätzlich sollte aus dem ERP-System heraus der Zugriff auf relevante Dokumente möglich sein.

Schnittstelle selber implementiert

Für die EDV-Dienstleister war klar: Man brauchte ein elektronisches Archiv. Die innerhalb der OS/400-Welt angebotenen Programme kamen nicht in Frage, da Produktivsystem und Archiv auf unterschiedlichen Systemen laufen sollten. Darüber hinaus sollten Daten aus verschiedenen Programmen im Archiv integrierbar sein und auch mobil – z.B. auf einem Notebook – zur Verfügung stehen. Nach dem Benchmarking verschiedener Produkte entschied sich ZS Computer für Hyparchiv von GFT Solutions. Da diese Lösung standardmäßig bisher keine Schnittstelle zur iSeries hatte, wurde diese von den ZS Computer-Technikern realisiert.

Heute haben die Geschäftsführung und die Vertriebsmitarbeiter sowohl aus SoftM als auch vom Desktop-PC vollen Zugriff auf Hyparchiv. Eingehende Kreditorenrechnungen werden gescannt und direkt aus der 5250-Emulationsmaske aufgerufen. Auch der umgekehrte Weg funktioniert: Ausgangsrechnungen werden bei der Verarbeitung durch das Output Management System FormScape automatisch indiziert und in Hyparchiv archiviert. Alle Dokumente nutzen dabei einen übergeordneten Stempel, so dass auch in unterschiedlichen Archivbereichen abgelegte Daten schnell abgerufen werden können.

Im Hyparchiv lassen sich außerdem Spool-Listen wie Erfassungsprotokolle und Journale als COLD-Dokument archivieren und anzeigen. Bei der Datenspeicherung wurde besonderer Wert darauf gelegt, dass alle gesetzlichen Anforderungen (Rechts-, Revisions-, und Steuersicherheit) erfüllt werden. Hyparchiv gewährleistet das. ZS Computer speichert darum nicht nur die ausgehenden Originaldokumente, sondern auch die jeweiligen Rohdatenströme. Interessant ist dabei auch, dass die abgelegten Datenpakete nicht verändert werden und – wie gespeichert – wieder verfügbar gemacht werden können.

Auskunft vor Ort

Nützlich ist die Hyparchiv-Lösung auch für den Vertrieb. Vorbei sind die Zeiten, da die Berater beim Kunden saßen und mitunter mit den Achseln zuckten. Der Mitarbeiter selektiert vor dem Besuch alle notwendigen Daten und Dokumente und speichert sie auf seinem Notebook oder auf einem beliebigen Datenträger (CD, USB-Speicherstick). Somit stehen ihm alle Daten (wie Besuchsberichte, Projektdokumentationen, Rechnungen, usw.) aus dem ERP-System mit den entsprechenden Viewern zu Verfügung – der Vertriebsmitarbeiter hat alles dabei, was er braucht. Sämtliche Fragen können vor Ort geklärt werden.

Einen Produktvorteil sah ZS Computer im so genannten selbsttragenden Medium – einer Hyparchiv-Erfindung. Mit dieser Technik können auf einer CD-ROM gespeicherte Archivdaten jederzeit angezeigt werden. Die notwendige Archiv-Software und alle Viewer landen beim Brennvorgang automatisch auf der CD. Seltene oder individuelle Viewer können in den standardmäßig umfangreichen Viewer-Pool integriert werden.

Was bei hausintern funktioniert, soll künftig auch anderen iSeries-Anwendern zur Verfügung stehen. ZS Computer ist nicht nur Hyparchiv-Nutzer, sondern auch aktiver Hyparchiv-Partner. In dieser Funktion hat das Softwarehaus seine OS/400-Kompetenz genutzt und eine auch für andere Kunden nutzbare Schnittstelle zwischen Hyparchiv und der iSeries programmiert.

Problemlose Anbindung erreicht

Hyparchiv seinerseits freut sich über die neue Schnittstelle zu einer beliebten Plattform. Man erschließt sich damit eine neue Kundengruppe. Alle OS/400-Projekte werden an ZS Computer weiter gereicht. Dort ist man sicher, dass die Kombination von Hyparchiv und OS/400-Kunden weitere Kunden überzeugen wird. Rolf Schäfer: „Wir haben gezeigt, dass eine problemlose Anbindung möglich ist. Die Welten öffnen sich mehr und mehr.“

Autor: Harry Weiland, freier Journalist

GFT Solutions GmbH

D–20457 Hamburg

Telefon: (+49) 040/35550-0

www.hyparchiv.de