Die elektronische Informationsverbreitung nimmt kontinuierlich zu. Parallel dazu steigt der Umfang der Maildatenbanken und damit die Nachfrage nach Möglichkeiten zur dokumentenechten Archivierung von eMails und deren Anhängen. FileNET trägt den Forderungen des Marktes Rechnung: durch Bereit-stellung einer Schnittstelle zur Übergabe von Maildaten an Archivsysteme. Der neue Archiv-Integrator für Domino Mail und Microsoft Exchange wird in der Schweiz und Österreich von FileNET vertrieben. Werden grosse Dokumentenbestände unter Notes Domino- oder Microsoft Exchange-Servern verwaltet, ist die natürliche Grenze der vorhandenen Systeme sehr schnell erreicht. In der Folge kommt es zu Kapazitätsengpässen, Performance- und Verwaltungsproblemen. Eine externe Archivierung wird unumgänglich. Hierzu ist eine entsprechende Schnittstelle erforderlich. Diese Aufgabe übernimmt der von der TJ Group GmbH entwickelte Kasten Archive Integrator (KAI), der das FileNET Archivsystem mit den Systemwelten von Domino Mail und Exchange verbindet.

Abgelegt und griffbereit

Als Bindeglied zwischen Anwenderebene und Archiv ermöglicht der Archiv-Integrator, sämtliche ein- und ausgehenden eMails sowie ganze Mailboxen revisionssicher abzulegen. Wesentliche Indexwerte wie Absender, Empfänger, Betreff etc. werden dabei automatisch integriert. Für die zeitliche und bedürfnisgerechte Steuerung der Archivierung kann der Anwender individuelle Selektionskriterien, Archivierungs- und Löschintervalle sowie Zugriffsrechte definieren. Nach diesen Kriterien läuft der Archivierungsprozess der eMails vollkommen automatisch und für den Benutzer unsichtbar im Hintergrund ab, wobei Dateianhänge automatisch ins PDF- oder TIFF-Format konvertiert werden. Wird vom Anwender ein archiviertes Dokument wieder benötigt, kann es jederzeit problemlos wieder hergestellt werden. Zur Archivabfrage stehen vielfältige Recherchemöglichkeiten zur Verfügung.

Gut geschützt vor fremden Blicken

Die definierten Zugriffsrechte bleiben auch für archivierte und wieder hergestellte eMails vollständig erhalten. Bei der Archivabfrage muss der Benutzername und das Passwort eingegeben werden. Dadurch sind alle archivierten eMails sicher geschützt und ein Zugriff auf fremde Maildatenbanken ausgeschlossen.

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