Die Personalsoftware bei Waldmann Lichttechnik ist auf unterschiedliche Rechner und Programme verteilt. Mit der Java-Technologie gelang jetzt die Integration – für den Spezialleuchten-Hersteller ein erster Schritt in Richtung Enterprise Application Integration (EAI). Wenn am Monatsende Löhne und Gehälter berechnet werden, kümmern sich Birgit Schuler und Petra Weber um wichtigere Dinge. Was die Personalsachbearbeiterinnen beim Spezialleuchten-Hersteller früher viel Zeit und Arbeit kostete, wird heute von der EDV erledigt: Über ein komplexes Geflecht von Programmen und Rechnern werden variable Arbeitszeiten, Tarife für Sonder-, Spät- und Frühschichten, die Provisionen der Außendienstler oder die Gebühren für das Kantinenessen über verschiedene Schnittstellen zusammengeführt und automatisch verarbeitet. Kern dieses Prozesses ist das Abrechnungsprogramm LOGA/400, das auf einer IBM iSeries Modell 270 läuft. „Den Lohn erledigen wir nebenher“, sagt Birgit Schuler, „wichtiger sind Personalbetreuung, Planung und Controlling.“

Veränderung der Personalarbeit führt zu Systemkonglomerat

Wie Waldmann geht es heute vielen Unternehmen: Die Personalarbeit verlagert sich immer mehr in Richtung „Personal-Management“; die Tätigkeiten rund um die Lohn- und Gehaltsberechnung sind dagegen weitgehend automatisiert. Bei der Soft- und Hardware führt das vielerorts zu mehr oder weniger heterogenen Systemkonglomeraten. So auch bei Waldmann: Der erste Bereich, der bei dem 1926 gegründeten Unternehmen DV-technisch unterstützt wurde, war die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Im Laufe der Jahre kamen viele neue Aufgaben auf die Personalabteilung zu: Sie benötigte zusätzlich Software-Unterstützung in den Bereichen Bewerbermanagement, Zeiterfassung, Seminarverwaltung und Reisekostenabrechnung.

Da LOGA/400 ein reines Abrechnungsprogramm ist, entwickelte man teils eigene Lösungen auf der Basis von Lotus Notes, teils kaufte man Windows-Programme anderer Hersteller hinzu. Das Problem dabei: Das Lohnprogramm ist eine originäre iSeries-Software, also speziell für diesen Rechner, seine Datenbank und sein Betriebssystem programmiert. Die Sachbearbeiterinnen mussten permanent zwischen dem Green-Screen und den grafisch zu bedienenden Windows- oder Notes-Programmen hin- und herwechseln. Die Übernahme von Daten aus der iSeries in Word oder Excel war kompliziert. Auswertungen der Personaldaten mussten von der DV-Abteilung eigens programmiert werden. Trotzdem wollte man sich von der Lohn-Lösung nie trennen: „Unsere Lohnabrechnung ist nun seit über 20 Jahren im Einsatz und sie läuft und läuft – und das praktisch fehlerfrei“, sagt Personalleiter und Prokurist Peter Schappeler, „daher bestand für uns nie ein Anlass, auf ein anderes Programm zu wechseln.“

Java-Lösung „WinWeb“ integriert iSeries und Windows

Eine Lösung des Integrationsproblems versprach die neue Java-Lösung „WinWeb“, die der Anbieter von LOGA/400, die P&I Personal & Informatik AG, Wiesbaden, auf den Markt brachte: Eine webfähige Bedieneroberfläche, die im lokalen Netzwerk ebenso wie im Intra- und Internet sowie in einem Virtual Private Network eingesetzt werden kann. „An der Lösung hat uns gut gefallen, dass sie in einer homogenen grafischen Oberfläche alle relevanten Programme integriert“, so DV-Leiter Erwin Öllinger. Also führte Waldmann WinWeb ein. Da die Zugriffsroutinen und die Datenübertragung zwischen iSeries und Client durch die neue Oberfläche nicht verändert werden (siehe Kasten), war die Installation unkompliziert: Nach einem halben Tag war die neue Lösung einsatzbereit.

Der Systembruch zwischen iSeries- und Windows-Programmen wurde damit behoben: „Wir können jetzt über eine Bildschirmmaske sowohl den Lohn als auch Word oder Excel ansteuern“, beschreibt Petra Weber den Nutzen der neuen Oberfläche. Ein weiterer Vorteil: WinWeb ist zwar eine grafische Bedieneroberfläche, berücksichtigt aber die Gewohnheiten der iSeries-Anwender, und das bedeutet zeichenorientiertes Arbeiten, Steuerung über Kurzbefehle und Funktionstasten: „Im Lohnbereich ist häufig das zeichenorientierte Arbeiten um ein Vielfaches effizienter als die Maus“, sagt Birgit Schuler, „jetzt stehen uns beide Optionen offen.“
Auch von der Geschwindigkeit her steht die neue Oberfläche der alten nicht nach: Waldmann arbeitet mit dem so genannten Served-Client-Verfahren, das heißt: Alle Grafiken werden am Client generiert und müssen nicht vom Server übertragen werden. Der Datentransfer entspricht exakt derjenigen einer klassischen Terminal-Host-Verbindung, ist also extrem schnell.

Personalkosten-Controlling per Mausklick

Einen weiteren Schritt in Richtung Integration ging Waldmann im September mit dem „Berichtemanager“, einem Analyse- und Controllinginstrument auf Windows-Basis, das ebenfalls von P&I stammt. Mit dem Berichtemanager lassen sich vom PC aus Ad-hoc-Auswertungen der iSeries-Daten vornehmen. Bisher musste die DV-Abteilung die Auswertungen erstellen, da hierfür Programmierkenntnisse nötig waren. Heute können die Sachbearbeiterinnen die Queries selbst per Mausklick zusammenstellen.

„Das Personalkosten-Controlling wird immer wichtiger für uns“, betont Personalleiter Peter Schappeler, „denn wir wachsen sehr stark und müssen genauer darauf achten, in welchen Bereichen wir Profit erwirtschaften und in welchen weniger.“ Die klassische Kostenrechnung regelt Waldmann mit einer Finanzsoftware von J.D. Edwards; der Berichtemanager dient dagegen häufig situationsbedingten Analysen, die flexibler auf Detail- oder Kumulationsebenen eingestellt werden können. Die Personalabteilung versorgt dadurch das Management und auch die Fachabteilungen mit Ad-hoc-Analysen und regelmäßigen Berichten.

EAI als Integrations-Strategie

Ähnlich wie die Personalsoftware ist auch die restliche Datenverarbeitung bei Waldmann Lichttechnik auf zahlreiche unterschiedliche Rechner und Programme verteilt: Auf einem iSeries-Rechner Modell 720 am Hauptsitz in Villingen-Schwenningen laufen eine eigenentwickelte Vertriebsabwicklung, eine ebenfalls eigenentwickelte Auftragsbearbeitung, das PPS-System von MBP und die Finanzbuchhaltung von J.D. Edwards. Eine Hewlett-Packard-Maschine – HP9000 – mit dem Betriebssystem Unix dient als Rechnerplattform für ein Produktdatenmanagement sowie für ein CAD-System von EDS. An den einzelnen Arbeitsplätzen wird mit PCs gearbeitet. Die strategische Plattform für das Intranet schließlich ist die Groupware Lotus Notes.

Die Integrationsstrategie von Waldmann lautet EAI, also die unternehmensweite Integration heterogener Anwendungen auf der Basis von Standardprotokollen und -technologien. Das sind bei dem Leuchten-Spezialisten die Web-Technologie, die Programmiersprache Java und der Datenbeschreibungsstandard XML. Das Ziel: Über ein Unternehmensportal will man den Mitarbeitern personen- und rollenbezogen alle benötigten Anwendungen zur Verfügung stellen. Dass die einzelnen Anwendungen auf verschiedenen Rechnern laufen oder von verschiedenen Herstellern stammen, werden die Anwender gar nicht merken. Schritt für Schritt will sich Erwin Öllinger diesem Ziel nähern: „Wir programmieren gerade ein Produktdatenmanagement-System als Web-Lösung. Das neue PPS-System, das wir suchen, soll ebenfalls auf Web-Technologie basieren. Und der Lohn wird auch in dieses Portal hineinwachsen.“ WinWeb war insofern ein, so Erwin Öllinger, „erster Schritt auf dem Weg zur umfassenden Integration über Web-Technologie.“

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