Ein schmuckloser, kühler Raum im Keller: lange Gänge mit deckenhohen Regalen, voll-gestellt mit Aktenordnern. Der Geruch von Staub liegt in der Luft und vielleicht ist das Quietschen der Räder eines Aktenwagens zu hören. Ein solches Szenario ist die erste Assoziation, denkt man an herkömmliche Aktenverwaltung und Archivierung. In den meisten Unternehmen sieht die Realität heute längst nicht mehr so aus. Über die letzten 20 Jahre haben sich digitales Aktenmanagement und die elektronische Archivierung, insbesondere bei mittleren und großen Unternehmen, fast flächendeckend durchgesetzt.
Wenn die Lösungen für ein digitales Aktenmanagement und die elektronische Archivierung schon länger im Einsatz sind, sollten sie auf den Prüfstand gestellt werden: Die Technologie entwickelt sich auch in diesen Feldern stetig weiter. Was kann eine zeitgemäße Lösung bieten? Welcher Nutzen ergibt sich daraus für den Anwender?
Nicht nur die technischen Möglichkeiten haben sich deutlich weiterentwickelt, auch die Anforderungen an digitale Akten- und Archivlösungen haben sich verändert: Compliance bedeutet heute mehr als nur eine revisionssichere Ablage. Gute Usability ist auch im Geschäftsumfeld ein Standard. Die Einführung von Akten- und Archivlösungen muss kein langwieriges, ressourcenbindendes IT-Projekt mehr sein, denn diese Dienste lassen sich heute ohne aufwendige Installation aus der Cloud beziehen.

Compliant statt nur revisionssicher

In der Vergangenheit haben die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) den rechtlichen Rahmen für die elektronische Verwaltung und Archivierung von Geschäftsdokumenten vorgegeben. Diese Grundsätze legen großen Wert auf das Thema Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen. Daraus hat sich ergeben, dass für Archivlösungen das Maß der Dinge bisher die „Revisionssicherheit“ war: Dokumente sollen vor Ende der Aufbewahrungsfristen keinesfalls manipuliert oder gelöscht werden können.
Die DSGVO hat dieses Paradigma der Archivierung verändert. Mit dem Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und dem Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO) wird herausgestellt, dass Archivlösungen, die auch personenbezogene Daten aufbewahren, diese gerade nicht unveränderbar und unlöschbar speichern dürfen.
Sowohl den GoBD als auch der DGSVO gerecht zu werden, erfordert einen differenzierteren Funktionsumfang bei Akten- und Archivlösungen und mehr Einstellungsmöglichkeiten. Es muss einerseits möglich sein, Aufbewahrungsfristen festzulegen, innerhalb derer Dokumente nicht geändert oder gelöscht werden können. Zugleich sollte eine Lösung die Möglichkeit bieten, automatische Löschvorgänge nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen bereits mit der Ablage von Dokumenten festzulegen. Außerdem ist ein detailliertes Rechte- und Rollenkonzept sinnvoll, um einstellen zu können, dass wirklich nur die dafür berechtigten NutzerInnen in der Lage sind, Dokumente zu ändern und final zu löschen.
Die DSGVO bringt eine weitere Neuerung mit sich, die insbesondere für das Aktenmanagement und die Dokumentenarchivierung relevant ist: das Auskunftsrecht einer betroffenen Person (Art. 15 DSGVO). Dieses Recht impliziert, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, die Daten, die sie zu einer Person gespeichert haben, vollständig aufzufinden und auch so zu exportieren, dass sie diese Daten der Person zur Verfügung stellen können. Entsprechend sollte eine Akten- und Archivierungslösung umfangreiche Suchfunktionen bieten und eben auch eine Export-Option.

Usability: Es soll Spaß machen

MitarbeiterInnen in Unternehmen sind heute, insbesondere durch die private Nutzung von mobilen Endgeräten und Apps, eine sehr gute Usability gewohnt. Diese Erwartung übertragen sie auf die am Arbeitsplatz zum Einsatz kommenden Technologien. Deren Benutzung soll effektiv, effizient und angenehm sein. Softwarelösungen mit guter Usability steigern also nicht nur die Arbeitsqualität oder die Leistungsbereitschaft von Beschäftigten, sondern erhöhen auch deren Zufriedenheit.
Die Usability von Softwareprodukten lässt sich gemäß DIN-Norm 9241 an sieben Kriterien festmachen:

  • Die Lösung sollte der Aufgabe angemessen sein. Es empfiehlt sich also, eine dedizierte Anwendung für die Archivierung und das Aktenmanagement zu verwenden, statt sich zum Beispiel auf eine Ablage von Dokumenten im Filesystem zu verlassen.
  • Die Lösung sollte selbsterklärend sein. Dabei helfen Funktionen wie Beschreibungen im Mouse-Over oder Platzhaltertexte, die das Ausfüllen von bestimmten Feldern erleichtern.
  • Die Lösung sollte steuerbar sein. Das bedeutet, dem Nutzer sollte jederzeit bewusst sein, in welchem Arbeitsschritt er sich befindet, und es muss die Möglichkeit geben, vor und zurück zu gehen. Ein klar strukturierter Aufbau der Anwenderoberflächen ist dabei hilfreich.
  • Die Lösung sollte erwartungskonform sein. Bei diesem Punkt spielt bereits eine gewisse Subjektivität hinein: Die Erwartungen eines Nutzers hängen unter anderem von seinen Erfahrungen ab. Zum Beispiel, wenn sich das Aktenmanagement, das als Erweiterung zu einem SAP-System genutzt wird, in Aufbau und Aussehen an den SAP-Oberflächen orientiert. Ein anderes Beispiel ist eine „Google-like“-Suchfunktion in der Archivlösung.
  • Die Lösung sollte einen gewisse Fehlertoleranz aufweisen. Beispielsweise indem sie Pflichtfelder enthält und die Ablage eines Dokuments in der Akte solange nicht ermöglicht, bis diese Pflichtfelder ausgefüllt sind.
  • Die Lösung sollte individualisierbar sein. Insbesondere in größeren Unternehmen arbeitet eine Vielzahl von Beschäftigten mit der Akten- und Archivlösung. Daher sollte die Lösung eine gewisse Flexibilität bieten, so dass die User sich die Ansichten nach ihren Vorlieben gestalten können. Dazu zählt auch ein endgeräte- und standortunabhängiger Zugriff.
  • Schlussendlich sollte die Lösung lernförderlich sein. Dieser Punkt ergibt sich mehr oder weniger von selbst, wenn die vorgenannten sechs Punkte gut umgesetzt bzw. erfüllt sind.

Gute Arbeitskräfte – in der IT und anderen Abteilungen – sind eine knappe Ressource. Dieser Faktor sowie die Möglichkeiten, die neue Technologien heute bieten, tragen dazu bei, dass IT-Infrastruktur und -Systeme immer mehr in die Cloud ausgelagert werden. Das bringt nicht nur Vorteile hinsichtlich Performance und flexibler Skalierbarkeit, sondern entlastet auch die unternehmensinternen IT-Abteilungen.
Wenn Aktenmanagement und Archivierung (teils) in die Cloud ausgelagert werden sollen, gilt es einige Punkte zu beachten. So sollte die Lösung cloudnative konzipiert sein. Das heißt zum einen, dass sie für die Cloud entwickelt und optimiert ist: Basiert sie auf Cloudtechnologien wie Docker Container und Microservices, ermöglicht dieses modulare Architekturkonzept eine nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit. Wird sie außerdem von einem DevOps-Team weiterentwickelt und betreut, das einem agilen Ansatz folgt, stehen dem User neue Funktionen wesentlich schneller zur Verfügung.
Wenn es um das Thema Datenschutz geht, vereinfacht die DSGVO den Schritt in die Cloud: Aufgrund des Marktortprinzips („Räumlicher Anwendungsbereich“, Art. 3 DSGVO) ist der Anbieter der Akten- und Archivlösung verpflichtet, sich an die DSGVO zu halten und die entsprechenden Datenschutzvorkehrungen zu treffen, wenn das Kundenunternehmen seinen Sitz in der EU hat.

Fazit

Compliance und Usability sind die zentralen Bereiche, in denen sich die Anforderungen an digitale Akten- und Archivlösungen geändert haben. Den neuen Anforderungen können Unternehmen mit einer Cloudlösung optimal begegnen und gleichzeitig ihre interne IT-Abteilung entlasten.

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