Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) als Wettbewerbsfaktor: Von der Transaktion zum Prozess

Von einem Paradigmenwechsel ist immer dann die Rede, wenn einschneidende Veränderungen das Bisherige in Frage stellen und alte Ansätze dem Vergessen aussetzen. So sind die Vergaser der Einspritztechnik gewichen, und Recycling hat die Alles-auf-die-Deponie-Mentalität verdrängt. Als Paradigmenwechsel ist auch das Dokumentenmanagement mit all seinen Vorteilen gegenüber dem zeitraubenden Such- & Find-Spiel herkömmlicher Vorgehensweisen zu sehen. Neu an der Diskussion: Der Umstieg auf DMS ist jetzt auch für kleine und mittelständische Unternehmen bezahlbar. Klappernde Schreibmaschinen, die Geräusche beim Einspannen der Blätter und – Ratsch – das entnervte Herausreißen völlig daneben geratener Entwürfe sind Nostalgie pur, waren aber vor langer Zeit noch schlichte Realität in den Unternehmen. Auf die mechanischen folgten dann die elektrischen Schreibmaschinen mit Textspeichern und wesentlich komfortablerer Bedienung. Was blieb, war jedoch die völlige Isolation der gedruckten Daten.

Der PC machte Groupware möglich

Einmal abgesehen von den mithilfe der Fotokopierer entstandenen analogen Print-Verteilern hat erst der Einzug der PCs im Geschäftsalltag zu einem breiteren Datenzugang geführt. Als logische Konsequenz wurde schließlich der Groupware-Gedanke aus der Taufe gehoben und – Lotus sei Dank – auch in Bits und Bytes gemeißelt. Damit standen endlich Systeme zur Verfügung, die das Wissen bedarfsgerecht verteilen und Projekte im digitalen Workflow managen konnten.

Dokumente effizient verwalten

In der Folge haben die Verfügbarkeit leistungsfähiger Endgeräte und Software-Produkte zum Scannen, Speichern und Wiederfinden von Dokumenten auf der einen sowie die über die Grenzen der Unternehmen wachsende Kommunikation auf der anderen Seite die Diskussion um das ’Document Sharing’ weiter vorangetrieben. Mit dem Aufkommen der internetbasierten Kommunikation mussten wir leidvoll feststellen, weniger im Zeitalter der Informationsflut, denn in Zeiten einer immensen Publikationsflut zu leben. Beide Begriffe werden oft vermischt, obwohl es einen grundlegenden Unterschied gibt: Informationen sind nützlich, die Publikationsflut aber überschwemmt den Empfänger mit allem möglichen – ob man etwas damit anfangen kann oder nicht.

Verlockend und auch machbar

Das digitale Verwalten von Geschäftsunterlagen aller Art – von ein- und ausgehenden Briefen, Faxen und Mails über technische Dokumentationen, Marketing- und Vertriebsunterlagen bis hin zu virtuellen Personalakten – hatte bislang einen Pferdefuß: Es war schlichtweg zu teuer. Es konnte noch so verlockend sein, Dokumente leichter, sicherer und effizienter zu handhaben, letztendlich blockierten die zu hohen Einstandskosten den Zugang.

All denjenigen, die es bislang aus Kostengründen versäumt haben, auf den DMS-Zug aufzuspringen, sei jedoch gesagt: Es lohnt sich, die Angebote für Hard- und Software erneut zu prüfen! Denn ohne Übertreibung lässt sich feststellen, dass die einschlägigen Systeme heute selbst für kleine und mittelständische Unternehmen bezahlbar geworden sind. Hinzu kommt ein ungewöhnlich schneller, zum Teil unterjähriger Return on Investment (ROI), wie die Anwenderseite regelmäßig berichtet.

Ohne Rückstau am Scanner

Gerade im Scanner-Bereich hat sich einiges bewegt. Ganz nach Bedarf stehen hier Geräte unterschiedlicher Leistungs- und Preiskategorien zur Verfügung. Wenn auch nicht eine Seite pro Sekunde, aber doch immerhin 20 pro Minute bekommen sogar Mini-Scanner hin – beidseitig und mit ADF- (Automatic Document Feed-) Einrichtung. Vom Scanner als Nadelöhr kann insofern längst keine Rede mehr sein. Und auch die Storage- und Security-Kosten sowie der Aufwand für die notwendige Hardware-Performance halten sich innerhalb betriebswirtschaftlich vernünftiger Grenzen.

Prozesssteuerung beschert Effizienz

Ein kleines Beispiel verdeutlicht die gewinnbringenden Möglichkeiten der DMS: In der Papierwelt geht eine Eingangsrechnung von Schreibtisch zu Schreibtisch; zu erledigen sind mindestens die Prüfung und Freigabe, natürlich auch die Zahlungserledigung und schließlich die Ablage. Schon die kleinste Rückfrage oder auch die Abwesenheit eines Sachbearbeiters bringt dabei die Bearbeitung ins Stocken. Schade nicht nur um das Skonto!

Wesentlich effizienter geht es zu, wenn der Beleg gleich in der Poststelle digitalisiert und einem Workflow zugeordnet wird. Von vornherein ist damit rollenbasiert klar, wer und bis wann welchen Job zu erledigen hat und wer einspringt, wenn der Sachbearbeiter krank, in Urlaub oder vielleicht kurzfristig mit anderen Dingen beschäftigt ist. Virtuelle Stempel ermöglichen zudem, mithilfe von Tablet PCs handschriftliche Anmerkungen auf den PDF-Files vorzunehmen. Alles verläuft sozusagen wie am digitalen Schnürchen – abteilungsübergreifend, über Standorte hinweg und im sprichwörtlichen Sinne auf Knopfdruck. Segensreich ist zudem die digitale Archivierung und damit eine Ablage, die im Gegensatz zu Lochen und Abheften früherer Tage ein schnelles Wiederfinden ermöglicht.

Output à la carte

Denn den entstehenden Output zu versenden, ist nur die eine, ihn auch automatisiert und zuverlässig abzulegen, die nicht minder wichtige Aufgabe eines DMS am Ende der Prozesskette. Erst wenn man ohne Zutun alle Output-Daten direkt und an der richtigen Stelle im CRM-System speichern kann, kommt richtige Freude auf. Unbedingt sollten solche Automatismen jedoch überwacht werden. Im günstigsten Fall lassen sich bei Fehlern dann anhand der entsprechenden Protokolle die Daten aus den Spools manuell nacharchivieren oder erneut dem Automatismus zuführen; ist allerdings kein Fehlerprotokoll vorhanden, fällt der entstandene Schaden worst case erst bei der vergeblichen Suche nach einem Dokument auf. Ein probates Mittel der Überwachung ist die Prüfung der Plausibilität bei der Dateigrößenentwicklung: Ist die Quelldatei nach erfolgtem Rechnungslauf nicht etwa um 100 KB gewachsen, dann sollte man der Sache auf den Grund gehen.

An den Fiskus denken

Ein gehöriges Wörtchen beim Thema DMS spricht auch die Finanzbehörde mit. Denn bereits seit Anfang 2002 dürfen die Betriebsprüfer unmittelbar am System im Lesezugriff die relevanten gespeicherten Daten einsehen oder können wahlweise verlangen, dass der Steuerpflichtige nach seinen Vorgaben die prüfungsrelevanten Daten auswertet. Ebenfalls erlaubt ist, die fiskalen Daten auf maschinell verwertbare Datenträger transferieren zu lassen. Gesetzliche Grundlage hierfür sind Änderungen der Abgabenordnung (AO) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Gewaltiger Nachholbedarf

Das Ergebnis unserer aktuellen Frage des Monats bestätigt, was der Markt schon lange flüstert: In Sachen DMS gibt es sehr großen Nachholbedarf bei den Unternehmen. Nur etwa ein Drittel der Befragten bejahte unsere Frage, ob sie schon heute jederzeit alle Dokumente auf ihrem Bildschirm darstellen können. Der Rest – salopp formuliert – ist interessantes Potenzial für DMS-Anbieter wie beispielsweise Comprendium (mit ihrem InfoStore von ehemals Solitas), DocuWare, EASY Software, IQDoQ und Magellan.

Erfreuliche Aussichten

Die DMS-Häuser gehören zu jenen Glücklichen der Branche, die Unternehmen aller Größenordnungen segensreiche Verbesserungen anbieten und damit ohne immensen Marketingaufwand gutes Geld verdienen können – nicht zum Schaden ihrer Kunden wohlgemerkt, deren Effizienzsteigerungspotenziale in der Tat enorm hoch sind. Gut zu wissen für alle Interessenten ist, dass sich die DMS-Spezialisten der Brisanz der Thematik durchaus bewusst sind und an die Projekte mit Sorgfalt und Bedacht herangehen. In diesem Sinne: Viel Vergnügen bei der Lektüre Ihres Midrange Magazins.

M.W.