„Ein zukunftsfähiges Unternehmen braucht Internetlösungen“, sagt Heinz Eichelberger, Geschäftsführer der Eichtrans GmbH. „Auch wir als KMU nutzen die Vorteile neuer Informationstechnologien, damit unsere Sendungen noch schneller, effizienter und termingerechter ans Ziel gelangen.“ Zur Lösung wurde vLogistics der Datateam AG eingesetzt. Mit dieser Branchenlösung für Lager-, Transport- und Speditionslogistik ist es dem Schaffhausener Software-Haus gelungen, ein einheitliches Portal für heterogene IT-Systeme zur Verfügung zu stellen. Für die Kunden oder Partner der Eichtrans GmbH bietet die Lösung nicht nur mehr Transparenz, sondern auch ganz neue, auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Möglichkeiten.

Das Ziel – ein modernes IT-System

Die Modernisierung der EDV – sowohl hardware- als auch softwareseitig – stand auf dem Plan. Unabdingbar war dabei ein reibungsloser Ablauf der Planungs- und Einführungsphase sowie eine geringstmögliche zeitliche Belastung der eigenen Mitarbeiter während dieser Zeit. Heinz Eichelberger wollte ein modernes IT-System, welches die Transportauftragserfassung für Kunden abdeckt, eine bessere Unterstützung der Disposition, eine vollautomatische Abrechnung der Aufträge sowie eine Internet-Lösung. Diese sollte u.a. auch dem gestiegenen Informationsbedürfnis seiner Kunden gerecht werden. Ein Muss war darüber hinaus, dass die neue Lösung auch den Kunden überzeugende Vorteile bieten sollte.

Kundennutzen bestimmte die Lösung

In intensiven Gesprächen zwischen Datateam, Eichtrans und den Kunden der Eichtrans GmbH wurden die konkreten Anforderungen und Bedürfnisse herausgearbeitet: Eine Transportauftragserfassung via Internet wurde zunächst nur als eine Arbeitsverlagerung vom Logistik-Dienstleister an seine Kunden angesehen. Sie wird nur akzeptiert, falls sich dadurch auch weitergehende Vorteile ergeben. In diesem Zusammenhang sind ein Sendungsinformationssystem bzw. Track&Trace allein kein ausreichender Anreiz für die Kunden, sich auf Neues einzulassen. Schon in der Vergangenheit war die Lieferqualität und Termintreue des Transportunternehmens hoch. Abklärungen und Reklamationen waren nur selten notwendig. Für die Kunden war der Aufwand der Auftragserfassung über das Internet also nicht allein durch den Nutzen eines Informationssystems aufzuwiegen. Auf Abrechnungsdaten dagegen wollten viele Kunden, die ihre Transportkosten weiter verrechnen, sofort zugreifen können. Sie können dann ohne Zeitverzögerung fakturieren und müssen nicht auf die Abrechnung warten. Von einer modernen IT-Lösung wurde auch erwartet, dass sie den einfachen Zugang zu Logistikkennzahlen ermöglicht. Diese sind wichtige Indikatoren für die Organisation der Abläufe, denn hier spiegelt sich die – mehr oder weniger – effiziente Auftragsplanung und Auftragsabwicklung wieder. Beides hat eine hohe Bedeutung für die Kundenbindung. Schwachstellen erkennen und beseitigen (z.B. Wartezeitenreduktion) bedeutet darüber hinaus auch, Kosten zu sparen.

Diese Erkenntnisse und Gewichtungen sind in die neue Lösung eingeflossen. Realisiert wurden die Anforderungen mit vLogistics – einer Komplettlösung der Datateam AG. Dadurch ist ein umfassendes, neues IT-System entstanden, das allen Beteiligten Vorteile und neue Möglichkeiten bietet.

Schneller bei der Disposition, zügige Weiterverrechnung

„Wir sind bei der Disposition um Einiges voraus, können schneller planen und reagieren,“ fasst Heinz Eichelberger die Vorteile zusammen. Für seine Kunden oder Partner bedeutet die neue Lösung mehr Transparenz. Sie können nun über das umfassende Sendungsinformationssystem jederzeit via Internet den Bearbeitungsstatus ihres Auftrages kontrollieren und erhalten frühzeitige Informationen darüber, wann ihre Sendungen abgeholt oder zugestellt werden. Nach der Auftragsausführung sind sofort Abrechnungslisten abrufbar, um eine schnelle Weiterverrechnung der Transportleistungen zu ermöglichen. Zeitraubende Fax- und Telefonrückfragen sind damit überflüssig geworden. Dies gilt genauso für unterwegs, denn die genannten Informationen sind nicht nur vom Büro aus über den PC, sondern ebenfalls von ausserhalb über das WAP-Handy abrufbar.

Stets aktueller Zugang zu Logistikkennzahlen

Der vManager der Lösung ermöglicht Heinz Eichelberger und dessen Kunden den einfachen Zugang zu Unternehmens- und Transportkennzahlen. Geografische Sendungsverteilungen, Transportkosten, Sendungszusammensetzungen usw. stehen detailliert und stets aktuell zur Verfügung. Per Mausklick sind nun z.B. am Ende eines Arbeitstages eine tabellarische und grafische Übersicht über Touren, Fahrzeugauslastung oder Anzahl der Sendungen erhältlich. Die Verantwortlichen bekommen problemlos Antworten auf folgende Fragen: Wie sehen meine Sendungsstruktur und meine Sendungszahlen über die letzten Monate aus? Wie war die Auslastung der einzelnen Fahrzeuge über den Tag, wurden alle Fuhren des Tages planungsgemäss abgeschlossen? Wohin gingen meine Sendungen und wer sind meine Topkunden? Wie haben sich das Sendungsaufkommen pro Kunde und der Umsatz über die letzten Monate entwickelt? Habe ich die hochgesteckten Ziele hinsichtlich Liefer- und Termintreue erreicht? Mit diesen Informationen lässt sich die eigene Logistik effizienter planen – und letztlich kann man dadurch Kosten sparen.

Wie geht es weiter?

Das Transportunternehmen hat mit dem neuen System eine Basis dafür geschaffen, auf Wunsch innerhalb kürzester Zeit auch weitergehende Dienstleistungen bereitzustellen. Mit der existierenden Lösung ist es jetzt schon möglich, die Ware mit Barcode-Etiketten auszuzeichnen. Durch den Einsatz einer mobilen Scanning-Lösung mit PDAs kann Eichtrans seinen Kunden eine lückenlose Warenverfolgung anbieten. Für die Zukunft wünscht sich Heinz Eichelberger, dass so viele Kunden wie möglich über das neue System bedient werden können, denn: „damit kann man viel Zeit sparen und effizienter schaffen.“

Datateam AG

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