Die Technologieausgaben in den Unternehmen steigen weiter – so die Marktforscher der Aberdeen Group. IT-Verantwortliche gaben an, ihre Investitionen in den nächsten Monaten um 3,4 Prozent zu erhöhen. Auf der Einkaufsliste ganz oben stehen Dokumenten- und Content Management-Lösungen. Das erklärt auch die gute Stimmung der DMS-Anbieter: 80 Prozent erwarten einen positiven Geschäftsjahresverlauf, mehr als die Hälfte sogar Zuwächse um mehr als 10 Prozent. Die steigende Informations- und Datenflut kann den Anbietern von DMS (Dokumentenmanagementsystemen) und Content-Management-Lösungen nur recht sein – ihr Dank dürfte dem Siegeszug der e-Mail, dem Erfolg des e-Business und immer neuen Medientypen gelten. Änderungen in der Gesetzgebung – bestes Beispiel sind wohl die in 2001 zum Top-Thema avancierten „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) – sorgen ebenfalls dafür, dass den DMS-Anbietern auch in der Zukunft nicht die Luft ausgeht.

Ich hab’s …

Dem Anwender die gewünschten und notwendigen Informationen schnell und strukturiert bereitzustellen, ist für viele Unternehmen zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor geworden. Nicht zuletzt CRM-Konzepte sehen den detaillierten Überblick über sämtliche Kunden- und Produktdaten vor. Das ist leicht gesagt, noch schöner wäre, wenn dieser Wunsch per Knopfdruck in die Tat umzusetzen ist.

Die Retrieval-Realität sieht vielerorts noch anders aus: Die Datenflut lässt die vorhandenen Plattformen voll- wenn nicht überlaufen, die Performance der Anwendungen leidet, immer noch liegen wichtige Informationen nur in papierbasierten Archiven vor. Ein Überblick ist mühsam, die Daten müssen umständlich zusammengesucht und von Hand zusammengefügt werden. Im Zeitalter des schnellen e-Business für viele Kunden ein echtes Ärgernis und für Firmen schon bald eine Überlebensfrage.

Gleiches Recht für alle?

Es geht längst nicht mehr allein darum, Inhalte wie Daten oder Informationen zu verwalten. Zwar hat immer noch der eine oder andere Anbieter News zum Scan-Abschluss unglaublicher Papierarchive parat – das Interesse der IT-Verantwortlichen gilt aber cleveren Workflow- und Collaboration-Konzepten. Ganze Prozessketten können von der elektronischen Verfügbarkeit der Informationen profitieren, manche werden gänzlich neu aufgelegt.

Die Aufgabenverteilung läuft in modernen Unternehmen bereits elektronisch ab, auch die Kontrolle über die Erledigung einzelner Teilschritte ist auf diesem Weg möglich. Die operativen Systeme sind mit den Archiven integriert, notwendige Details stehen auf Knopfdruck zur Verfügung.

Natürlich soll nicht jeder User alle theoretisch verfügbaren Infos praktisch auch einsehen können: Dem Rechte-Management kommt in komplexen DMS- und Content-Lösungen eine wichtige Rolle zu. Wirklich interessant an modernen Applikationen ist deren Fähigkeit, benötigte Teile des gespeicherten Wissens zu extrahieren und den Anwendern genau die Details zur Verfügung zu stellen, die sie für die Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe brauchen.

Digital unterschreiben

Zu einem viel diskutierten Thema hat sich die „elektronische Signatur“ und deren praktische Umsetzung entwickelt. Die neue Form der Unterschrift ist seit Mai 2001 gesetzlich der traditionellen Unterschrift gleichgestellt und seit August 2001 sind auch die gesetzlichen Änderungen im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) und in der Zivilprozessordnung in Kraft. Jetzt sind praktische Hilfen gefragt, die Einsatz- und Anwendungsmöglichkeiten, Varianten und rechtliche Aspekte beleuchten. Der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme, www.voi.de) hat dazu eine Broschüre herausgebracht, die einen leicht verständlichen Einstieg in die Thematik bieten soll.

Gute Aussichten

Trotz der schwierigen Lage auf dem IT-Markt, die viele Anbieter als Grund für stagnierende oder gar gesunkene Umsätze anführen, haben 60 Prozent der DMS-Anbieter das vergangene Jahr mit Umsatzzuwächsen abgeschlossen. 85 Prozent von ihnen gaben sogar eine Umsatzsteigerung von über 10 Prozent an. Nur jedes fünfte Unternehmen hatte gesunkene Zahlen zu beklagen, so das Ergebnis einer Umfrage, das der VOI Anfang dieses Jahres durchgeführt hat.

Die Hauptargumente, die für den Einsatz eines DMS sprechen, sind aus Kundensicht:
– Verbesserung des Kunden-Service (29%)
– Verkürzung der Arbeitsprozesse (26%)
– Reduzierung von Recherche-Zeiten (24%)

Auch die Größe des Papierarchivs, eine Verbesserung der Produktdokumentation oder veränderte Rahmenbedingungen wie GDPdU spielen eine Rolle.

Als besonders investitionsfreudig in Sachen DMS zeigen sich nach wie vor Großunternehmen ab 500 Mitarbeiter (59%). 28 Prozent der Installationen werden bei mittelständischen Unternehmen (zwischen 100 und 499 Mitarbeiter) vorgenommen und 13 Prozent bei kleineren Unternehmen (bis 99 Mitarbeiter). Betrachtet man die DMS-Installationen nach Branchenzugehörigkeit, so liegt die Industrie mit 25 Prozent vorn, gefolgt vom Handel (24 Prozent) und der öffentlichen Verwaltung (17 Prozent).

Integration mit ERP und PPS

Im Mittelpunkt der DMSExpo, die vom 16. – 18. September in Essen stattfindet, seht die Integration von DMS- und ECM-Anwendungen (Enterprise Content Management) in bestehende ERP-Umgebungen. Auch die plattformunabhängige Integration von Workflow gehört zu den Top-Themen der Fachmesse, an der auch zahlreiche Firmen aus dem iSeries-Umfeld teilnehmen.

Auf der DMSExpo sind unter anderem Technologien für die automatisierte Erfassung und Klassifizierung, für die systemübergreifende Archivierung sowie linguistische Technologien für die personalisierte Extraktion von unstrukturierten Inhalten und Dokumenten zu sehen. Inhalte sowohl können damit in unterschiedlichen Sprachen gesucht als auch automatisch übersetzt werden. Wissen lässt sich so über verschiedene Unternehmens- und Landesgrenzen hinweg nicht nur verteilen, sondern auch verständlich und nutzbar machen.

Wissenswert

Das Datenvolumen verdoppelt sich inzwischen fast jährlich, wer seine Inhalte und Daten nicht vernünftig zu managen und zu nutzen weiß, gefährdet damit auch die eigene Profitabilität, moniert die Butler Group. Das Kapital „Wissen“ mache typischerweise rund 60 Prozent des Kapitalwerts eines Unternehmens aus, es bestehe aber zu großen Teilen aus unstrukturierten Inhalten, wie Dokumenten, e-Mail und Rich Media Files.

Zu viele Unternehmen kennen den Wert vorhandener Informationen nicht – oder wissen ihn nicht zu schätzen. Laut Butler Group Report „Enterprise Content Management – Building a Scalable and Effective Content Infrastructure“ ist es hilfreich, die Kosten eines einzelnen Stückes an Information zu ermitteln und diesen Wert mit dem Nutzen zu vergleichen, den er dem Unternehmen zu liefern vermag.

So kann einfach hochgerechnet werden, welches Potenzial in den (Einzel)Archiven schlummert – sicher ein gutes Argument, wenn es um Budgetverhandlungen im Hinblick auf DMS oder ECM geht.

M.W.