Das 1927 gegründete Familienunternehmen Stieffenhofer GmbH Backwaren – Spezialitäten produziert in seinen Werken Bassenheim und Koblenz-Güls Feinbackwaren im Dreischichtbetrieb. Mit durchschnittlich 190 Mitarbeitern und circa 30 verschiedenen Produkten erzielte das Unternehmen im Jahr 2000 einen Umsatz von über 35 Millionen Euro. Der Export ist mit ca. 30% an diesem Ergebnis beteiligt. Im Inland erfolgt der Vertrieb über die gesamte Handelslandschaft. Im Jahr 1999 begann die Suche nach einem bedienerfreundlichen integrierten System, das zentrale Statistiken, Auswertungen und Soll-Ist-Analysen ebenso zeitnah zur Verfügung stellen sollte, wie es die Steuerung von Produktion, Lager, Einkauf und Warenverfolgung ermöglichen würde. „Eine umfassende Aufgabenstellung, wenn alle Systeme integriert arbeiten sollen“, stellt Rolf Beth, kaufmännischer geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens, fest.

Pflichtenheft

„Parallel zur Suche nach dem geeigneten Partner haben wir gemeinsam mit allen Mitarbeitern Anforderungsprofile erstellt“, erzählt Andreas Kaiser, EDV-Abteilung. „Da wurde sehr schnell klar, dass die künftigen Auswertungen nicht nur stimmig, sondern vor allem schnell präsent sein müssen. Denn z.B. durch Stillstandszeiten für Produktumstellungen waren wir weniger flexibel für unsere Kunden. Von einer Lagerplatzoptimierung und einer lückenlosen Verfolgung der Lagerware versprachen wir uns ebenfalls mehr Kundennähe und Service“.

Entscheidung

„OGS erhielt den Auftrag unter anderem wegen des guten Preis/Leistungsverhältnisses von Software und Service, vor allem aber wegen ihres guten Rufs und der besichtigten Referenzen“, erläutert Rolf Beth die Entscheidung des Unternehmens. Besonderer Bedarf bestand vor allem an einem Zahlenwerk zur Lenkung des Unternehmens. Monatssalden statt Jahressalden, detaillierte Statistiken nach verschiedenen Sichtweisen, maßgeschneiderte Auswertungen über Um- und Absätze pro Einzelartikel, Dialogstatistiken und Auftragsbestandslisten standen ganz oben auf der Wunschliste. Auch Vertrieb und Versand hatten spezifizierte Anforderungen. Der Versand erwartete eine komfortable Abwicklung für alle Sortimentsartikel, die individuell für die jeweiligen Kunden verpackt und zusammengestellt werden. Einkauf und FiBu waren von der OGSid-Standardsoftware begeistert und wünschten nur in ganz geringem Maße Modifikationen.

Implementierung

In der Workshop-Phase wurden alle einzelnen Geschäftsprozesse konsequent durchgetestet, und dann als Teil des Gesamtkonzeptes implementiert. Um den Tagesablauf so wenig wie möglich zu stören, wurden von dem OGS-Team viele Schulungen für Stieffenhofer-Mitarbeiter an Samstagen in Bassenheim durchgeführt. Zum Start des Echtbetriebs war dann das komplette Team der OGS vor Ort. Auftretende Fragen zu beantworten und schnelle Hilfestellung zu leisten, waren natürlich die Aufgaben der ersten Stunden im Echtbetrieb. Aber die gute Implementierungsphase hat alle Beteiligten vor unliebsamen Überraschungen bewahrt.

Unternehmensmanagement mit OGSid

„Zwar sind viele Tools noch nicht installiert, aber schon heute kann ich sagen, dass die OGS-Software unsere Arbeit wesentlich erleichtert und verbessert“, bekräftigt Rolf Beth. „Das Zahlenwerk ist aussagekräftig, der Verkauf arbeitet jetzt ausschließlich über die EDV, die vielen handgeschriebenen Zettel sind verschwunden. Generell beschäftigen sich unsere Leute viel mehr damit. Unsere Erwartungen sind bisher in vollem Umfang erfüllt!“

Nachdem das PPS-System im Spätherbst 2001 aktiviert und damit das Weihnachtsgeschäft erleichtert wurde, steht als nächstes Projekt EDI vor der Tür. Die für beide Seiten erfolgreiche Zusammenarbeit ist noch auf längere Zeit geplant.

OGS Ges. für Datenverarbeitung und Systemberatung mbH

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