Der Einsatz digitaler Technologie ist inzwischen auch in vielen deutschen kleinen und mitt-leren Unternehmen (KMUs) verschiedener Branchen ein hochaktuelles Thema. Mit gestaffelten Investitionen schließen sie teilweise zügig zu dem auf, was bei Großunternehmen bereits genutzt wird. Dazu zählen unter anderem neue Formen der Arbeitsorganisation und von Arbeitsprozessen – und damit auch zeitgemäße Raummanagementlösungen.

Bei der Suche nach einem freien und bedarfsgerechten Sitzungszimmer geht in deutschen KMUs viel produktive und darum auch kostbare Zeit verloren. Zudem leidet das Image. Alle kennen beispielsweise die Situation, dass jemand in eine laufende Sitzung platzt und diese unterbricht oder mit einem potenziellen Kunden händeringend durch die Korridore irrt auf der Suche nach einem freien Raum. Solche Szenarien sind und wirken in höchstem Maße unprofessionell.

Tatsächlich birgt das Management von Sitzungszimmern und Besprechungsräumen vielerorts noch ein enormes Optimierungspotenzial. Erstaunlich, denn der Markt bietet smarte digitale Lösungen, mit denen sich die Verfügbarkeit von Sitzungszimmern elegant verwalten lässt. Der erzielbare Zeitgewinn und eine bessere Sitzungskultur sprechen klar dafür, auch als KMU den digitalen Fortschritt zu nutzen.

Der letztjährige Werkstattbericht der Bertelsmann Stiftung zur „Zukunft der Arbeit in deutschen KMUs“ zeigt, dass inzwischen rund die Hälfte der KMUs die Digitalisierung aktiv und planmäßig vorantreibt – in einigen Branchen geht es offensiver voran, in anderen eher verhalten. Gemeinsam aber ist allen, dass die neuen Technologien die Arbeitsprozesse und dadurch auch die Arbeitsorganisation verändern. Mitarbeiter setzen ihre zeitlichen und fachlichen Ressourcen immer mobiler und flexibler ein. Gleichzeitig gilt es aber die Aufgaben und Ziele in den Teams abzugleichen, abzustimmen und öfter mal gemeinsam neue Lösungen oder Wege aus Sackgassen zu finden.

Gesucht: Begegnungszonen

Durch ihre Nähe zur digitalen Technologie sind IT-Dienstleister im Vergleich zu KMUs anderer Branchen gewiss etwas im Vorteil. Doch viele Parallelen bringen es mit sich, dass so manche Lösung auf andere oder sogar auf alle Branchen übertragen werden können. Der Schweizer IT-Dienstleister iSolutions mit 120 Mitarbeitern und drei Standorten hat sich als Partner für die digitale Transformation in der Energiebranche, im Finanzsektor und für die öffentliche Hand etabliert. Als gestalterischer Vorreiter für smarte Arbeitsumgebungen setzt iSolutions sowohl auf digitale als auch auf analoge Kommunikation und bietet sich deshalb als ausgezeichnetes Beispiel an. Gemeinschaftlich genutzte Räume für Sitzungen, Stand-up-Meetings und Projektarbeiten sorgen für den unmittelbaren Dialog im Kreis der Mitarbeiter, in Teams und Abteilungen sowie mit Kunden und Partnern – hier die unverzichtbare Mensch-zu-Mensch-Interaktion, dort die schnelle, routinemäßige und ortsunabhängige Welt des Digitalen.

Raumverwaltung: Einfach, praktisch und mehrwertig

Für Sitzungs- und Konferenzräume, aber zunehmend auch für Arbeitsplätze bietet der Markt unterschiedliche Raumbelegungssysteme an. Für iSolutions ging es einerseits um eine intuitiv nutzbare, skalierbare und wartungsfreundliche Lösung, die ohne aufwendige Infrastruktur und Installation auskommt. Andererseits sollte das Produkt den ästhetischen Ansprüchen einer smarten Arbeitsumgebung genügen. Die Wahl fiel auf das Display von ROOMZ, das als erfolgreiches Schweizer Start-up nun auch in Deutschland vertreten ist.

Die mit insgesamt 14 Displays von ROOMZ bestückten Räume von iSolutions konnten bereits am nächsten Arbeitstag in Betrieb genommen werden: installiert und verfügbar sowohl vor dem jeweiligen Raum als auch online. Die Begeisterung der Raumsuchenden, die sich nun nicht mehr – durch die Korridore irrend – über vermeintlich belegte oder freie Räume aufregen müssen, sondern den jeweils aktuellsten Belegungsstand auf Knopfdruck abrufen können, hallt noch Monate später nach. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit entfaltet die Produktivität und fördert ein entspanntes Betriebsklima.

Ghostmeetings: ärgerlich und kostenintensiv

Eine branchenübergreifende, wenn auch weniger erfreuliche Parallele stellen sogenannte Ghostmeetings dar. Fakt ist: In den meisten Unternehmen ist die Anzahl der Räume beschränkt. Deshalb lassen sich viele Mitarbeitende dazu verleiten, Räume schon mal weit im Voraus zu reservieren.

Fällt dann das Meeting oder die Präsentation aus, denken sie selten daran, den reservierten Raum wieder freizugeben. Solche Ghostmeetings sind ein verbreitetes, ärgerliches und vor allem kostenintensives Problem. Mit dem technischen Fortschritt ist das Verhindern von Ghostmeetings heute weniger eine Frage der Machbarkeit als vielmehr der angebotenen Lösungen.

 

Next step: Sensortechnologie

Mit keinem aktuellen Raumbelegungssystem lassen sich Ghostmeetings verhindern. Darunter leidet unter anderem die Möglichkeit, freie Räume auch durch kurzfristige Meetings oder für sich spontan anbahnende Besprechungen optimal auszulasten. ROOMZ hat sich dieser Problematik angenommen und als Lösung einen Sensor auf den Markt gebracht. Dabei handelt es sich in erster Linie um einen Bewegungssensor, der innerhalb des Konferenz- oder Sitzungsraumes misst, ob dieser genutzt wird oder nicht. Wird ein Raum nicht genutzt, obwohl er laut Buchung im Display reserviert ist, übersteuert das System die Reservierung und gibt den Raum zur Neubelegung frei. Damit können Mitarbeiter sowohl am Display vor dem Sitzungsraum als auch online an ihrem Arbeitsplatz die Raumbelegung neu erfassen.

Zudem liefert das System ausführliche Daten über Anzahl und Dauer der Raumreservierungen und stellt damit auswertbare Informationen über produktive bzw. unproduktive Raumnutzungen bereit. Der Sensor von ROOMZ misst zudem die Raumtemperatur und -feuchtigkeit sowie die Lichtverhältnisse und liefert damit nützliche raumklimatische Anhaltspunkte. Wie schon das kabellose Display ist auch der ROOMZ-Sensor innerhalb von Minuten installiert und verbindet sich mit einem bestehenden WiFi-Netzwerk. Der Sensor arbeitet mit patentierten Algorithmen, um die Präsenz von Personen mit hoher Verlässlichkeit zu erkennen. Dabei messen die Sensoren passiv und komplett anonym.

Sensoren – die intelligentenWinzlinge

Die Sensortechnologie hat sich in den vergangenen Jahren rasant weiterentwickelt und eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Sensoren wandeln physikalische Größen in ein analog-elektrisches Signal um. In der Technik werden Sensoren oft als Signalgeber bei automatisierten Prozessen eingesetzt – zum Beispiel als Temperatursensoren, als Rauchmelder oder als Lichtschranken. In der Medizin kommen Magnetfeldsensoren zum Einsatz.

Ohne diese Sensoren wären die heute üblichen Untersuchungsmethoden wie Magnetresonanztomografie oder Kernspinresonanztomografie nicht möglich. Vom Smart Home bis zum selbstfahrenden Auto: Sensoren erobern jeden Lebensbereich und werden die Zukunft prägen. Sie schützen vor Gefahren und entlasten die Menschen durch Automatisierung von vielen Aufgaben. Mit Sensoren bestückte Systeme können in Echtzeit optimierte Entscheidungen treffen. Dadurch machen sie das Leben sicherer und bequemer und das Arbeiten angenehmer.

Als logische Ergänzung zum Raumsensor arbeiten die Tüftler von ROOMZ aktuell an einem Desk Sensor für Arbeitsplätze. Damit greifen sie dem Trend der geteilten Arbeitsplätze vor. Künftig wird man vor Ort oder online checken können, welcher Arbeitsplatz wann frei ist, um eine Buchung vornehmen zu können. Die Vorzüge sind bestechend. Der Sensor ermöglicht auch eine minutiöse Auswertung jedes einzelnen Arbeitsplatzes und dadurch wertvolle Erkenntnisse für dessen effiziente und kostensparende Nutzung.

All diese Faktoren begünstigen die angenehmen Seiten von New Work: zunehmende Flexibilität und noch stärkere Unabhängigkeit von Ort und Zeit im Arbeitsalltag. Digitale Raumbelegungssysteme sind auf moderne Arbeitsprozesse und -organisationen und somit auch auf die Raumverwaltung 4.0 ausgerichtet – die Zukunft kann kommen.