So ist es im Alltag: Sie müssen noch mal eben eine Auftragsbestätigung faxen. Schnell die Faxnummer aus den Kundendaten suchen, diese dann auf einen Schmierzettel schreiben, die AB drucken, aus dem Drucker holen und zum Fax gehen. Gerade als Sie das Büro in Richtung Fax verlassen wollen, ruft ein anderer Kunde an. Dieser beschwert sich bitterlich über die Fehler der letzten Lieferung. Sie haben keine Ahnung, was er meint, aber versprechen Besserung und entschuldigen sich damit, ihm bei der nächsten Lieferung ein kleines Geschenk zu machen – doch wie erreichen Sie jetzt den LKW-Fahrer, der fast schon den Hof verlassen hat? Was wollten Sie gerade noch davor erledigen? Analog zu diesem Beispiel läuft der tägliche Bürostress ab. Die Herforder Firma Solutionline CSS GmbH hat durch die Integration diverser Kommunikationswege in die ERP-Software viele Arbeiten auf das nötige Minimum reduziert. Das oben angeführte Beispiel kann somit auch anders aussehen…

Besser mit moderner Kommunikationstechnologie

Die Auftragsbestätigung soll per Fax an den Kunden gehen, aber statt diese zu drucken, wird sie direkt aus dem ERP-System an den Faxserver geleitet. Natürlich bekommen Sie die Faxnummer aus den Stammdaten – und zwar nicht nur die eine für das Zentralfax der Firma, sondern sogar die richtige für Ihren Ansprechpartner.

Der Kunde, der jetzt anruft, wird gleich auch als solcher auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Noch bevor Sie den Hörer abgenommen haben, sehen Sie, dass dieser Kunde eigentlich schon vom Kollegen Müller bearbeitet wird. Da der Müller aber schon wieder Urlaub hat, landet der Kunde bei Ihnen. In den Informationen lesen Sie, dass es bei der letzten Bestellung Probleme bei der Lieferung gab und Ihr Kollege dem Kunden schon als Entschuldigung eine Kleinigkeit hat zukommen lassen – das würden Sie sonst auch immer tun! Einfach per Knopfdruck aus dem ERP-System eine SMS an den LKW-Fahrer, der der Tour des Kunden zugeordnet ist und der Fahrer kann auch noch vor Verlassen des Hofes kurz Rücksprache mit Ihnen halten.

Unangenehme Telefonate kann auch eine Unified Communication-Lösung nicht angenehmer gestalten. Sie sind aber jederzeit, auf Wunsch auch schon während des Klingelns, über alle wichtigen Absprachen informiert, können Notizen anlegen und eine Historie zu dem Kunden schreiben. Neben der Telefonintegration (CTI) ist ebenfalls eine Fax- und SMS-Integration in ERP-Systeme wie iBaan ERP und SAP R/3 möglich.

Der direkte Versand von Faxen und SMS ist ebenso unproblematisch implementierbar, wie eine Speziallösung zum Empfangen von Faxen im Baan-System. Hier werden anhand der Absenderkennung und übertragenen Telefonnummer die ankommenden Bestellungen direkt dem diesen Kunden zugeordneten Verkaufsmitarbeiter angezeigt und bereits automatisch mit Kommi- und Tour-Datum versehen. Die komplette Abwicklung vom Bestelleingang bis zum Archivieren kann ohne einen Ausdruck der Faxe erfolgen.

Das Rad nicht neu erfinden

Alle Komponenten der Solutionline Unified Communication-Produktstrategie sind einzeln im Modul-Baukastensystem erhältlich. Selbstverständlich bleibt es nicht bei der Integration in das ERP-System. Sämtliche Leistungsmerkmale können auch für das Microsoft Office-Paket benutzt werden. So kann direkt aus Outlook über die Kontakte heraustelefoniert werden oder zum Beispiel aus Word ein Serienfax versendet werden. Dabei stützt sich die Solutionline auf bereits vorhandene und am Markt bewährte Technologien, wie den CTAP-Server der Firma Adlon und den IXI-Server der Firma Servonic.

Offen für die Integration neuer Applikationen

Zahlreiche erfolgreiche Referenzprojekte im Umfeld der ERP-Software BaaN zeigen den Erfolg. Daher entwickelte man bei der Solutionline eine SAP-Integration, die dieselben Leistungsmerkmale aufweist. Aber auch völlig losgelöst von einer ERP-Software lassen Unified Communication-Merkmale den Alltag einfacher werden. So bietet die völlige Integration in MS Office bzw. Outlook eine enorme Verbesserung des täglichen Workflows. Durch die Möglichkeit, Faxe im Mail-Client zu empfangen, können Faxmitteilungen auch von zu Hause aus oder von unterwegs verschickt und empfangen werden. Weitere Integrationen in andere (ERP-) Systeme sind aufgrund der offenen Architektur problemlos möglich.

Sie erreichen den Autor Holger Schott, Produktmanager Unified Communication, unter der Mailadresse holger.schott@solutionline.com

Solutionline CSS GmbH

D–32051 Herford

Telefon: 05221 76321-110

www.solutionline.com