DMS-Projekte sind gefragt: Im letzten Jahr rangierten sie immerhin auf Rang drei der Investitionsskala des Mittelstandes. Kein Wunder – Informationen an sich sind wertvoll, das schnelle Finden von Informationen ist unbezahlbar. Diese Erkenntnis gilt insbesondere bei Betriebsprüfungen durch Steuerspezialisten der Finanzämter: Die dürfen elektronische Tiefblicke einfordern, denen sich eine erschreckend hohe Anzahl an Firmen noch immer nicht gewachsen sieht. Als die Entwürfe zur GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) im Jahr 2000 erstmals öffentlich wurden, drückten viele Firmenverantwortliche zunächst beide Augen zu: Der Januar 2002 war noch in weiter Ferne, Übergangsfristen boten zusätzlichen „Spielraum“. Drei Jahre nach dem Stichtag sind nach offizieller Schätzung immer noch mehr als 90 Prozent der betroffenen Unternehmen nicht entsprechend vorbereitet. Immer mehr elektronische Steuerprüfungen werden durchgeführt – die anfängliche Kulanz der Finanzverwaltung bei Nichtumsetzung der Vorgaben weicht zunehmend Sanktionen wie Zwangsmitteln, Bußgeldern oder Schätzungen.

Recht auf Datenschutz

Das Managementberatungsunternehmen Plaut hat nun einen GDPdU-QuickCheck sowie ein entsprechendes Vorgehensmodell entwickelt. Im ersten Teil wird vorrangig die betriebsspezifisch zu klärende Frage nach der steuerlichen Relevanz der Daten beantwortet. Part II beschreibt, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen den gesetzlichen Auflagen am besten entsprechen. Es geht darum, für die als steuerrelevant qualifizierten Daten die Form der Bereitstellung, des Zugriffes und der Auswertung festzulegen. Dabei kommt besonders den Archiv- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in den Unternehmen eine neue und wichtige Aufgabe zu.

Brennpunkte

Elektronische Signaturen, automatische Rechnungseingangsverarbeitung und GDPdU gehören zu den Trendthemen, denen sich der Mittelstand aktuell widmet. Das beschert den Anbietern von Enterprise Content- und Dokumentenmanagement-Systemen gute Zeiten. Analysten gehen von einem deutlichen Aufwärtstrend mit zweistelligem Wachstum bei einem weltweiten Marktvolumen von 1,3 Milliarden US-Dollar aus.

DMS wird heute von vielen Anbietern neu definiert: Digital Management Solutions lautet das Schlagwort für 2005. Demnach ist nicht mehr das schlichte Managen von Dokumenten gefragt, sondern umfassende Lösungen zur Verbesserung der Arbeits- und Verwaltungsprozesse, der digitalen Erfassung, Verarbeitung, Verteilung und Ablage dieser Dokumente.

Spezial Know-how

Im iSeries-Markt tummeln sich Spezialisten wie Symtrax, Multi-Support oder die Darmstädter Prout. Rohas Spoolmaster oder der VIP8 DocManager der Dortmunder Magellan Software sind Klassiker mit Zukunftspotenzial. Comprendium wirbt mit dem Slogan „Multilingual Content Integration“ und hat zum Ausbau der Marktposition zahlreiche Partnerschaften vereinbart: mit becom, SUN und erst Ende November mit Open Solutions. Open wird als Vertriebspartner für die auf eServer iSeries basierende Comprendium-Lösung InfoStore DMS iSeries in Spanien tätig werden. „Welche Zeit- und Kosteneinsparungen diese Lösung bringt, können wir unseren Kunden sehr anschaulich demonstrieren“, erläutert Francisco Bartolomé, Consulting Director der SME Division von Open Solutions. Die Implementierung der Anwendung sei „in wenigen Tagen möglich“.

Üppige Basis

Toolmaker Software ist mit LSDForms erfolgreich, auf mehr als 400 Installationen verweist Gräbert: Mit ArchivPlus/400 können alle Dokumentenarten (Spool-, PC- und gescannte Dokumente, e-Mails und Faxe) in einem Archiv gespeichert werden. Die Lösung ist um die Module „Scannen“ und „Workflow“ erweiterbar.

Eine interessante Formularlösung bietet WS Datenservice an, die Archivschnittstelle CSP FMS Server ist im Markt ebenfalls gut vertreten: 300 Installationen nennt CSP ihr Eigen. Mit einer Basis-Plattform für Lösungen im Bereich DMS, Portale, Archivierung, und Workflow adressiert die Hamburger GFT GmbH den Markt. Deren DMS-Klassiker Hyparchiv bietet mit dem aktuellen Release Stand 6D zahlreiche Module und Schnittstellen zu einer integrierten Unternehmensorganisationslösung. Nach dem Baukasten-Prinzip stellt GFT alle Basis-Komponenten für zentrale Management- und Retrieval-Funktionen bereit; zu den 1.500 Installationen zählt seit Dezember letzten Jahres auch Stiebel Eltron. Der Pionier der Wärmepumpentechnik hat bislang für die Administration der 800 e-Mail Postfächer viel Aufwand betrieben, nun soll der Exchange Mail-Server durch Hyparchiv „kräftig entlastet“ werden.

Dokumente zum Frühstück

In den nächsten zwei Wochen veranstaltet der GFT-Partner VRG in verschiedenen Städten ein Business Breakfast zum Thema Rechnungseingangsverarbeitung. Beispielanwendungen erläutern den Rechnungsweg – vom Scan bis zur automatisierten Buchung im ERP-System. Auch das Thema Business Process Management wird zur Sprache kommen: Die grafische Modellierung von Prozessen soll zur laufenden Optimierung des Workflows beitragen.

Beispielhaft

Wie eine gelungene Integration von Dokumentenmanagement und ERP-Lösung aussehen kann, hat DocuWare jüngst beim Büromöbelhersteller Sedus Stoll bewiesen. In 2004 wurde dessen bisheriges ERP-System durch SAP/R3 abgelöst; via DocuWare Connect to R/3 wurden alle Archive an die betriebswirtschaftliche Lösung angebunden. Seit Anfang dieses Jahres können Benutzer Dokumente im Original direkt aus der jeweiligen SAP-Anwendung einsehen, ohne ihre gewohnte Bildschirmmaske verlassen zu müssen. In den Bereichen Vertrieb, Service, Engineering, Beschaffung und FiBu werden bei Sedus jährlich rund 350.000 Dokumente archiviert.

Das DMS ist an das Web-basierte Auftragsinformationssystem angebunden; Fachhändler können sich über die Homepage einloggen und z.B. Details über den aktuellen Auftragsstatus erfahren. Zusätzlich lassen sich Originalbelege – wie Bestellung, Bestätigung, Lieferschein und Faktura – anzeigen.

Lösung gesucht…

…und gefunden: Im MidrangeSolutionFinder (www.midrangesolutionfinder.de) sind alle für IBM iSeries User relevanten Offerten vertreten. Eine Kurzbeschreibung erleichtert die Auswahl der in Frage kommenden Lösungen – zur Homepage der Wunschpartner geht es ganz komfortabel via Klick.

M.W.