Im Zuge der Digitalisierung sind die Abläufe im Büroalltag immer effizienter geworden.Dennoch werden Möglichkeiten zur Software-Integration oft nicht ausgeschöpft. SAP-Lösungen wie Business Mail 4 SAP automatisieren Prozesse und lassen einem das volle Potenzial ausschöpfen. Aber Vorsicht: Ein großer Fehler ist es zu denken, dass die maximale Optimierung erst dann erreicht ist, wenn ein verknüpftes System besteht.

Mit Papierstapeln durchs Büro laufen und jede Datenübertragung per Hand erledigen – daran können sich wohl viele noch erinnern. Heute ist dieses Vorgehen gar nicht mehr vorstellbar. Schon seit Langem erleichtern uns ERP- und CRM-Systeme den Alltag. Es sind nur noch wenige Klicks, bis Kundendaten von der einen in die andere Software übertragen werden.

Dies scheint ein großer Vorteil zu sein, da firmeninterne Prozesse auf diese Weise durch geschickt genutzte Schnittstellen optimiert sein können.. Doch müssen dafür Integrationsmöglichkeiten erkannt und umgesetzt werden. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass mögliche Potenziale nicht ausgeschöpft werden. Zudem ist die Arbeit weniger effizient, das Fehlerrisiko unnötig erhöht, und die sich wiederholenden Handgriffe ermüden Ihre Mitarbeiter.

Potenziale ausschöpfen – Software integrieren

SAP bietet Schnittstellen, die die Integration anderer Software mit dem entsprechenden Know-how sehr vereinfachen. Diese Verknüpfung von verschiedenen Systemen bietet Ihrem Unternehmen große Vorteile:

Sie vereinfachen und verschlanken Geschäftsprozesse, weil Ihre Mitarbeiter nicht mehr jeden Datensatz einzeln einpflegen oder abrufen müssen. Stattdessen werden diese bidirektional von einem System ins andere überschrieben.

Damit verbunden ist eine höhere Datenkonsistenz. Das Risiko manueller Eingabefehler wird minimiert, und redundante Einträge gehören der Vergangenheit an.

Mit der Zeitersparnis ist auch eine Kostenreduktion verbunden, beispielsweise für Personal.

Der einfache Zugriff auf Informationen sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter immer bestens informiert sind. Das merkt auch der Kunde, und er kommt sicher gerne wieder.

Mit der erhöhten Kundenbindung und zugleich effizienteren Betriebsabläufen steigert sich auch der Ertrag Ihres Unternehmens.

Die Automatisierung erscheint in vielen Fällen als grenzenlos

Ein großer Fehler ist es zu denken, dass die maximale Optimierung erst dann erreicht ist, wenn ein verknüpftes System besteht. Die Möglichkeiten, Software miteinander zu verknüpfen und Prozesse zu automatisieren, sind fast unendlich.

Dabei kommt es natürlich immer auf Ihren individuellen betriebsinternen Ablauf an. Selbst wenn ein Prozess auf den ersten Blick perfekt zu sein scheint, dann sollte noch ein zweites Mal hingeschaut werden – die Automatisierung lohnt sich!

Business Mail 4 SAP ist nur ein Beispiel dafür, wie eine SAP-Schnittstelle den Arbeitsalltag erleichtern kann. Jeden Tag erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter zahlreiche E-Mails mit Anfragen von Kunden oder Lieferanten. Um diese bearbeiten zu können, muss wiederum Einsicht in die Kundendaten genommen werden, die im SAP hinterlegt sind.

Die Lösung Business Mail 4 SAP ermöglicht es, beim Eintreffen der E-Mail direkt in der Mailbox alle Informationen zum Kunden aus dem SAP-System zu sehen und zu öffnen. Durch die Integration von E-Mail und SAP lassen sich Prozessketten in der täglichen Arbeit erheblich verkürzen.

Beispielsweise erhalten Sie eine Reklamation zum Kundenauftrag. Ohne Schnittstelle kopieren Sie die Auftragsnummer aus der E-Mail, öffnen die SAP-Oberfläche, rufen die Transaktionen auf und geben die Auftragsnummer ein. Erst dann können Sie die Kundendaten einsehen. Mit Business Mail 4 SAP stehen Ihnen direkt in der Oberfläche Ihrer Mailbox die benötigten Informationen über den Kunden, wie zum Beispiel Aufträge, Rechnungen, offene Posten oder andere SAP-Bewegungsdaten, zur Verfügung. Bestehende Dokumente öffnen Sie mit einem Klick. So können Sie bis zu fünf Arbeitsschritte einsparen.

Mit Business Mail 4 SAP + können Sie zudem mit einem Klick die E-Mail in Ihrem SAP-System zum entsprechenden Kunden ablegen. So sind die Vollständigkeit der Kundenhistorie und die durchgehende Dokumentation leichter und schneller sichergestellt als je zuvor.

Aber nicht nur im Vertrieb und Service zahlt sich diese Prozessoptimierung aus. Auch in der Kommunikation zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern sparen Sie wertvolle Ressourcen, indem die Mitarbeiter bei Anfragen einfach einen Überblick erhalten.

Die Verknüpfung kann außerdem nicht nur mittels des SAP-, sondern auch mit Hilfe des CRM-Systems erfolgen. So erhalten Sie eine 360-Grad-Sicht auf alle bestehenden Kundendaten direkt dort, wo sie benötigt wird. Ihre Mitarbeiter sind rundum informiert. Auch macht die Arbeit aufgrund des Einsparens sich immer wiederholender Handgriffe mehr Spaß, und die Mitarbeitermotivation steigt. Die Grenzen zwischen bestehender Software einzureißen und Schnittstellen auszunutzen, lohnt sich also in jeder Hinsicht – nicht nur für einen selbst, sondern vor allem für die Kunden.