Mit rund 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an 41 Standorten zählt die m+s Elektronik AG zu den Top 3 der deutschen I&K Dienstleister. Bei der Kommunikation mit seinen Lieferanten, Spediteuren und Kunden setzt das Unternehmen auf den elektronischen Daten- und Dokumentenaustausch über die datenbankgestützte EDI/XML-Software m@gic EDDY aus dem Hause B&N Software AG. „Elektronische Verfahren bieten darüber hinaus den Vorteil, dass die Partner Belege mit Informationen zurücksenden, die wir früher über Datenbanken, Internet oder Telefonate selbst einholen mussten“, erläutert IT- und Organisationsdirektor Ulrich Timmermann. Nach und nach sei das EDI-Verfahren erweitert worden, beispielsweise um Praxis-Reporte. Aktuell verkehrt das Systemhaus überwiegend mit seinen größten Hardware-Lieferanten – Compaq, Fujitsu-Siemens, Hewlett-Packard, Lexmark und Toshiba – im EDI-Verfahren. Timmermann: „Mit diesen Partnern wickeln wir etwa 70 Prozent unseres Einkaufsvolumens ab.“

Ablösung des EDI-Altsystems

Vom EDI-Verfahren überzeugt – nicht jedoch von der althergebrachten Software-Lösung –, hat sich die m+s dafür entschieden, auf das EDI-Integrationstool m@gic EDDY umzusteigen. IT-Direktor Timmermann zu den Gründen: „Das Altsystem lag sehr proprietär am Warenwirtschaftssystem und auf der AS/400. Das hat den elektronischen Datenaustausch sehr zeitaufwändig und auch teuer gemacht.“

„Eines der Hauptprobleme war die individuelle Programmierung der Formate, die inklusive Testzeiten pro Partner mindestens ein halbes Jahr betrug“, ergänzt IT-Operator Kathrin Thomauske, „Dieses Problem delegieren wir jetzt vollständig an die B&N Software AG, die über standardisierte Partnerprofile verfügt.“

Von der Installation der Software über die Einrichtung der Partnerprofile bis hin zur Anbindung an die Warenwirtschaft wurden etwa vier bis fünf Tage benötigt. Danach wurde mit den Testphasen begonnen, die sich je nach den individuellen Gegebenheiten bei den Partnern unterschiedlich lange gestalteten.

Zentrale Datenbankschnittstelle

„Der Clou ist die zentrale Datenbankschnittstelle“, bringt IT-Direktor Timmermann als einen wichtigen Unterschied zu dem proprietären Altsystem auf den Punkt. Das Programm ist als Client-/Server-Lösung konzipiert. In Niedernberg setzt man dabei auf die stabile AS/400-Plattform. Der Hauptteil des Systems läuft auf einem Client-PC, auf dem die Konvertierung der Daten zwischen der Warenwirtschaft WWS des Systemhauses Wimmer und der EDI/XML-Standardsoftware stattfindet. Die Datenhaltung für beide Systeme erfolgt in der AS/400-Datenbank. Beide Softwaresysteme arbeiten über eine zentrale Datenbankschnittstelle direkt mit den Originaldaten. Timmermann: „Der EDIFACT-Konverter in m@gic EDDY legt dabei lediglich eine Statusanzeige auf den vorhanden Datensätzen ab, zum Beispiel „X“ für erfolgreich gesendet oder „F“ für fehlgeschlagen.“

„Alle Daten für den elektronischen Belegaustausch sind bei uns über das Warenwirtschaftssystem in der gemeinsamen Datenbank auf der AS/400 abgelegt“, erläutert auch Kathrin Thomauske. Für den Sendevorgang hole sich das EDI/XML-Programm die Daten, konvertiere diese und übertrage sie an den Partner. Ebenso einfach funktioniere es auch umgekehrt. „Wenn EDI-Daten auf einer speziell eingerichteten Box eingehen, werden sie von m@gic EDDY abgeholt, wieder konvertiert und in die Datenbank hineingestellt“, so die IT-Fachfrau weiter. Abschließend wird entschieden, ob diese Daten in das Warenwirtschaftssystem übernommen oder ggf. daraus gelöscht werden.

Backup-System für den Notfall

Bei der m+s Elektronik AG werden die Themen Datensicherheit und Hochverfügbarkeit groß geschrieben. So gibt es für die Warenwirtschaft zwei gespiegelte AS/400-Rechner. Timmermann: „Unser System ist ‚geclustert’, um in Notfällen mit der Reserve-Maschine weiter arbeiten zu können.“ Auch für die neue Lösung wurde ein Backup-System installiert. Thomauske: „Wir können mit dem Reserve-System jederzeit die normalen Geschäftsprozesse ohne nennenswerte Ausfallzeiten fortführen.“

„Aktuell bemühen wir uns, die relativ hohen Transaktionskosten weiter zu reduzieren, die uns durch die Netzwerkbetreiber entstehen“, berichtet der IT-Direktor. Mit einem neuen FTP-Server halten die Göttinger EDI-Spezialisten auch für dieses Problem eine Lösung parat.

Wichtig ist beim elektronischen Belegaustausch über den EDIFACT-Standard, dass sich die Kommunikationspartner an die vorher vereinbarten Regeln halten. „Wir sind mit der EDI/XML-Software und den Services der B&N Software AG bisher hoch zufrieden“, mit dieser Aussage stellt der IT-Direktor ein sehr gutes Zwischenzeugnis aus. Die Einführung der Software habe sich in kürzester Zeit in barer Münze ausgezahlt. „Ich gehe davon aus, dass sich die Investition in Soft- und Hardware schon während der Migrationsphase der bestehenden Verfahren in wenigen Wochen gerechnet hat“, so Timmermann. IT-Operator Thomauske bestätigt: „Mit dem Altsystem war während der Einrichtung eines Formats eine Arbeitskraft für ein halbes Jahr blockiert. Heute können wir zu einem Festpreis über die B&N beliebig viele Partnerprofile parallel einrichten.“

B&N Software AG

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