Dokumenten-Management-Systeme (DMS) unterstützen heute die klassischen IT-Anwendungssysteme – wie ERP, CRM, CAD etc. – bei der Organisation aller Geschäftsaktivitäten. Insbesondere die Interaktionen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern werden über Business-Dokumente darin abgebildet. Ein Beispiel: Das ERP-System ermöglicht dem Verkaufsmitarbeiter die Auftragsbearbeitung. Er gewinnt über die ERP-Datenbank einen Überblick über den Kunden- und Auftragsstatus, kann Verfügbarkeiten erkennen und somit Aussagen zum erwarteten Liefertermin machen. Die vom ERP erstellten Ausgangsbelege (z.B. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) kann der Verkäufer im ERP jedoch ohne DMS nicht, oder zumindest nicht im Originallayout erkennen. Auf Eingangsbelege – wie z.B. Kundenbestellungen als Brief, Fax oder e-Mail – kann der Sachbearbeiter im ERP generell nicht zugreifen. Speziell die Korrespondenz per e-Mail nimmt stetig zu, muss immer öfter als Eingangsbeleg behandelt werden und darum eine logische Zuordnung erfahren. Das Gesamtbild der geschäftlichen Aktivitäten wird also aus den Anwendungssystemen und dem DMS geformt. Das DMS spielt dabei als unternehmensweiter Dokumentenspeicher eine anwendungsübergreifende Rolle.

Je besser sich das DMS in die individuelle Anwendungslandschaft eines Unternehmens einfügt, desto höher ist sein Nutzen. Der Verkäufer muss aus seiner Hauptanwendung – dem Vertriebsmodul – direkt in die Kunden- oder Auftragsakte gelangen. Bei der Überprüfung einer Rechnung im ERP muss er das Original auf Knopfdruck sehen können, ohne eine zeitaufwendige Recherche starten zu müssen. Dieser strukturierte Dokumentenzugriff macht die umfassende Information erst verfügbar und spart so ganz nebenbei erheblich Zeit und Kosten. Ein nicht zu unterschätzendes Qualitätsmerkmal für ein DMS ist dessen Integrierbarkeit, um eine teure Individualentwicklung zu vermeiden. Das DMS muss über offene Schnittstellen in Form von User-Exits und APIs verfügen und Dokumente plattformübergreifend ablegen und zur Verfügung stellen. Eine grafische Benutzeroberfläche gehört zum Standard, jedoch muss auch der Zugriff über 5250-Emulation gewährleistet sein. Außerdem sollte gerade im IBM Midrange-Umfeld die NC-Technologie mit Terminalservern durchgehend unterstützt werden.

Wie unkompliziert Integration funktionieren kann, lässt sich sehr einfach am Beispiel von MultiArchive und MAPICS darstellen:

Der XA-Benutzer arbeitet in der Regel mit der grafischen Benutzeroberfläche, dem MAPICS-Browser. Über zentrale Konfiguration durch einen Administrator lassen sich in den Browser leicht Aufrufe anderer Programme in Menüs oder Schalterleisten einbauen. Dabei können kontextbezogene Anwendungsdaten als Parameter mitgegeben werden. MultiArchive verfügt zurzeit über mehr als 140 verschiedene APIs, die auf diese Art und Weise angesprochen werden können. Für die Anzeige des Kundenordners aus der Auftragsbearbeitung würde der Administrator einen Aufruf im Browser hinterlegen, wobei eine bestimmte Zeichenfolge beim Aufruf automatisch durch die jeweilige Kundennummer ersetzt wird.

Für diejenigen XA-Anwender, die nicht mit der grafischen Oberfläche von XA, sondern mit der 5250-Emulation arbeiten, stehen die gleichen Schnittstellen von MultiArchive natürlich auch dort zur Verfügung.

Die Druckausgaben von MAPICS werden als Spool-Files erstellt. MultiArchive ermöglicht hier grundsätzlich zwei unterschiedliche Verfahren zur Dokumentenablage: Aufruf eines entsprechenden APIs aus dem XA-Druckprogramm oder automatische Überwachung beliebiger Druckausgabewarteschlangen. In jedem Fall liest MultiArchive die wesentlichen Schlüsselbegriffe, die zur strukturierten Dokumentenablage benötigt werden, vollkommen selbständig aus dem Spool-Datenstrom. Zusätzliche Felder, die nur indirekt im Dokument genannt werden, können über einen entsprechenden User-Exit gefüllt werden. So könnten beispielsweise das Vertretergebiet anhand der Postleitzahl oder die Kundengruppe über die Kundennummer hinzugefügt werden. MultiArchive unterstützt das Formular- und Output-Management verschiedener Anbieter.

Eingangsdokumente lassen sich sehr einfach als so genannter Backend-Scanning-Prozess integrieren. Beispiel Lieferantenrechnung in MAPICS: Bei der Belegerfassung im Einkaufsmodul wird per Knopfdruck ein eindeutiger Barcode erzeugt. Der Administrator hinterlegt dazu lediglich das erforderliche MultiArchive-API. Die benötigten Prozessdaten (Lieferantennummer, Auftrag, Rechnungsnummer etc.) werden zusammen mit der Barcode-ID in MultiArchive gepuffert. Wenn die Lieferantenrechnung später gescannt wird, werden die gepufferten Informationen automatisch über einen User-Exit herangezogen und zusammen mit dem Beleg im Archiv abgelegt.

Das Thema der DMS-Integration konnte hier nur kurz angerissen werden. Wichtige Bestandteile des DMS in diesem Zusammenhang sind außerdem sich anschließende Folgeprozesse – wie z.B. Fax, e-Mail und Workflow-Management. MultiArchive ist ein DMS-System, das sich durch seine Modularität schrittweise aufbauen lässt und alle Bereiche vollständig abdeckt. Ob Office-Dokumente oder CAD-Zeichnungen, alle Business-Dokumente werden verwaltet und garantieren transparente Abläufe – für eine Zukunft ohne Papierberge.

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