Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor einem der markantesten Wahrzeichen der Schweiz: dem Matterhorn. Sicherlich durchflutet Sie beim Gedanken, selber die Wand besteigen zu müssen, eine Spur Hilflosigkeit, gekoppelt an Respekt für die Bergsteiger, die den anspruchsvollen Aufstieg wagen. Es muss ein befriedigendes Gefühl sein, auf dem Gipfel zu stehen und das umwerfende Panorama zu geniessen.

Herbert, Schwerzmann, Geschäftsleiter der BCD-Sintrag AG

Viele Unternehmer und IT-Verantwortliche nehmen das Handling von IT-Kosten ganz ähnlich wahr. Denn hier den Überblick zu gewinnen und die Kosten in einem Optimum zu halten, ist eine grosse Herausforderung. Eine Herausforderung, die, vergleichbar mit einer Matterhorn-Besteigung, eine detaillierte Analyse und Planung, die Wahl des richtigen Weges sowie den Mut zur Umsetzung erfordert. Niemand erwartet jedoch, dass diese Schwierigkeitsgrade im Alleingang bewältigt werden. Gerade die Aufdeckung tückischer Stellen – im übertragenen Sinne: versteckte IT-Kosten – benötigt keine „Handgelenk mal Pi-Strategie“, sondern Erfahrung, fundierte Beratung und eine Technik, die überzeugt. Als Kenner dieser Problematik und Anbieter von Lösungen für KMU stand Herbert Schwerzmann, Geschäftsleiter der BCD-Sintrag AG, Michael Wirt für ein Gespräch zur Verfügung.

Michael Wirt:

Welches sind die häufigsten Fehler, die KMUs bei der IT-Kostenaufstellung begehen?

Herbert Schwerzmann:

Viele Unternehmer und IT-Verantwortliche berücksichtigen im IT-Budget nur die direkten Kosten – oft ausschliesslich die Anschaffungskosten. Die Hardware lässt sich in der Regel mit 20-25 Prozent der tatsächlichen IT-Kosten beziffern. Hier werden versteckte Kosten vernachlässigt, die nicht unerheblich zu Buche schlagen.

Michael Wirt:

Woran denken Sie bei versteckten IT-Kosten?

Herbert Schwerzmann:

Ein wichtiger Aspekt ist die Verfügbarkeit der Systeme. Ist diese nicht gewährleistet, entstehen Ausfallzeiten, in denen Mitarbeiter nicht produktiv arbeiten können. Im Weiteren ist der Aufwand für den Unterhalt und die Administration nicht zu unterschätzen und klar dem „IT-Konto“ zuzusprechen. Auch das Know-how der Mitarbeiter ist ein Punkt, der beachtet werden sollte. Kennen sie die Programme, mit denen sie arbeiten? Wie viel Zeit verbringen sie, um sich bei Unklarheiten und Fragen zu unterstützen? Auch Initialkosten dürfen nicht isoliert betrachtet werden. Soft- und Hardware müssen regelmässig aufgerüstet und teils neue Lizenzen angeschafft werden – was regelmässige Investitionen bedeutet. Oft sind versteckte Kosten auch in konzeptionellen Fehlplanungen zu finden. Es ist bei der Entscheidung für eine Systemarchitektur unabdingbar, nicht nur die momentanen, sondern insbesondere die zukünftigen Bedürfnisse des Unternehmens zu berücksichtigen.

Michael Wirt:

Wie sollte ein KMU vorgehen, um eine optimale Kostenbalance zu finden?

Herbert Schwerzmann:

Neben der Einberechnung oben erwähnter versteckter IT-Kosten, liegt der Hauptfokus zur Kostenoptimierung beim Investitionsentscheid und der Wahl der geeigneten Systemarchitektur. Hierfür braucht es eine fundierte Analyse der Bedürfnisse des Unternehmens wie Budget, Sicherheit, Verfügbarkeit, Mobilität und Ergonomie. Zudem muss evaluiert werden, welche Anwender was für Applikationen und was für Daten wie oft und an welchen Arbeitsorten benötigen sowie was für personelle Ressourcen und welches Know-how zur Betreuung der IT zur Verfügung stehen.

Michael Wirt:

Was für Lösungsansätze empfehlen Sie kleineren und mittleren Unternehmen?

Herbert Schwerzmann:

Einer der Lösungswege ist Server-based Computing. Diese Technologie hat sich insbesondere bei KMUs als effektivstes und langfristig kostengünstiges Konzept bewährt. Das Besondere bei Server-based Computing ist, dass alle Applikationen 100-prozentig auf dem Server installiert sind und somit zentral verwaltbar werden. Der Administrator muss nicht mehr jede Software auf allen Rechnern einrichten, sondern installiert diese ausschliesslich auf dem Server. Dies bedeutet eine Vereinfachung der Administration und des Unterhalts – in zeitlicher sowie in finanzieller Hinsicht.

Michael Wirt:

Wo sehen Sie, bei einem Einsatz von Server-based Computing, weitere kostenreduzierende Aspekte für KMUs?

Herbert Schwerzmann:

Teure Anschaffungen und Aufrüstungen fallen weg, da der zentrale Server den Endgeräten das Rechnen abnimmt und deshalb bestehende Geräte miteingebunden werden können. Im Weiteren wird mit zentral verwaltbaren Strukturen die Sicherheit vor Datenkorruption und -diebstahl erhöht. Wird beispielsweise unterwegs ein Laptop gestohlen, gehen keine Daten verloren, da diese auf dem Server abgelegt sind. Server-based Computing optimiert demnach die IT-Kosten in KMUs durch erhöhte Effizienz und Produktivität, durch Investitionsschutz und die Gewährleistung einer hohen Verfügbarkeit der Systeme mit minimalem Aufwand.

Michael Wirt:

In wie fern werden Mitarbeiter von dieser Lösung tangiert?

Herbert Schwerzmann:

Obwohl sich alle Applikationen auf dem zentralen Rechner befinden, wird den Mitarbeitern die gewohnte Arbeitsfläche zur Verfügung gestellt, egal ob sie sich ‚in house’ befinden oder unterwegs sind. Ausserdem kann der Arbeitsplatz personalisiert und aufgabenbezogen eingerichtet werden.

Michael Wirt:

Eine kürzlich vom Marktforschungsinstitut Gartner veröffentlichte Studie zeigt auf, dass 26,4 Prozent der Unternehmen im Jahr 2003 planen, das IT-Budget zu erhöhen. Gleichzeitig gedenken jedoch nahezu ein Viertel der Betriebe, die Investitionen zu senken. 47,7 Prozent belassen es beim 2002 eingesetzten Budget. Wieso sollte Ihrer Meinung nach ein Schweizer KMU Initialkosten für Server-based Computing auf sich nehmen?

Herbert Schwerzmann:

KMUs sollten sich nicht nach Trends richten und künstlich Investitionen betätigen. Viel mehr ist es wichtig den Investitionszyklus aufmerksam zu beobachten und dann zu investieren, wenn es sinnvoll ist. So zum Beispiel, wenn das System überholt und nicht mehr den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird. Bevor diese Systeme ersetzt werden, lohnt es sich grundsätzlich eine Implementierung von Server-based Computing zu prüfen, da durch die Technologie – bei nicht höheren Kosten – die bestehende Infrastruktur weiter nutzbar wird und sich bedeutend auf die Total Cost of Ownership (TCO) einwirkt.

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