Bei rund 15.000 Eingangsrechnungen pro Monat müssen bei der Reiff-Gruppe eine Masse an Daten verarbeitet werden. Mit der Einführung der SAP-Branchenlösung „TRADEsprint“ von command hat der Händler, Hersteller und Dienstleister im Bereich Reifen und Autotechnik sowie technische Produkte jetzt den Arbeitsaufwand reduziert und mit einem verbesserten Controlling auch vielschichtige Prognosen bei der Hand. Täglich fallen bei Reiff etwa 1.200 Bankbuchungen an. Für die schnelle Abwicklung sorgt die automatische Zuordnung der Bankbuchungen aus dem Kontoauszug der Bank zu den Offenen Posten in SAP im Zusammenspiel mit einer Electronic-Banking-Software. command hat dazu ein User-Exit mit releasefähigen Programmerweiterungen geschaffen: Dadurch werden die einzelnen Buchungsposten sofort den Kunden-, Lieferanten- oder Sachkonten zugewiesen. Anschließend durchsuchen knapp 600 Suchmuster die Verwendungszweckzeilen auf die mitgelieferten Kunden- und Rechnungsnummern hin. Stimmen diese sowie die Rechnungsbeträge mit den Daten der Offenen Posten in TRADEsprint überein, erfolgt die Buchung automatisch. Auf diese Weise werden jetzt etwa 75 Prozent der Buchungen direkt ausgeglichen.
Darüber hinaus müssen zirka 15.000 Eingangsrechnungen pro Monat per Hand erfasst werden. Für eine schnelle Eingabe wurde die Erfassungsmaske genau auf die Anforderungen von Reiff zugeschnitten: Der Kontierungszettel kann nun in der vorliegenden Reihenfolge in nur einer einzigen Maske eingegeben werden. Diese Art „Buchungscockpit“ ist eine bisher einzigartige Zusatzfunktion von command.

Ordnung muss sein: bei den Rechnungen und in der Bilanz

Bei 1.200 Rechnungszahlungen der Kunden pro Tag müssen im Schnitt zwischen 40 und 50 Zahlungseingänge berichtigt werden. Bereits im Buchungsprozess wird heute ein so genannter Differenzbrief erzeugt, bei dem 34 Differenzgründe bereits als Textbausteine hinterlegt sind; individuelle Texte lassen sich ergänzen. Rechnungs-, Zahlungs- und Kundendaten übernimmt das System automatisch.

Das Bilanzrichtliniengesetz fordert, dass die bestehenden Wechsel, die zwar vor dem Bilanzstichtag ausgestellt wurden, aber noch darüber hinausreichen, zusätzlich ersichtlich sein müssen. Durch den Buchungsprozess in SAP werden Wechsel automatisch auf das Wechselobligo bei der Bank gebucht: Die ausstehenden Wechsel fließen nicht in die Bilanz ein, sondern werden als so genannte Eventualverbindlichkeiten zum Bilanzstichtag unterhalb des Bilanzergebnisses ausgewiesen.

Wissen ist Macht: Der Kunde, das bekannte Wesen

Mit der Einführung des Kreditversicherungsmanagements „KVsprint“ von command geht auch eine Risikominimierung einher: Der Vertriebsmitarbeiter kann bereits vor dem Abschluss eines neuen Auftrages erkennen, ob diese Bestellung noch durch die Kreditversicherung abgedeckt ist. Über einen Report kann herausgefunden werden, ob das Kreditlimit durch Aufträge überschritten ist – das Programm erzeugt daraufhin Vorschläge für Neu- und Erhöhungsanträge an den Kreditversicherer. Dieses Limit wird anhand fest hinterlegter Algorithmen vorgeschlagen.

Von einem „großen Mehrwert“ spricht Rolf Hahn bei der Online-Auskunft der Creditreform: Mit der Zusatzlösung von command können Reiff-Mitarbeiter aus SAP heraus sofort bei dem Neusser Wirtschaftsinformationsdienst nach Auskünften über bestehende oder neue Kunden anfragen; die erhaltenen Informationen werden anschließend direkt in die Debitorenstammsätze übernommen: Zweimal pro Tag läuft ein Mailboxabruf durch – der Sachbearbeiter erhält eine Benachrichtigung über Nachträge oder Änderungen von Creditreform; die Daten werden in SAP automatisch aktualisiert.

Planung ist gut, Kontrolle besser – integriertes Controlling am Besten

Reiff wickelt das Finanz- und Rechnungswesen für acht Gesellschaften ab. Vertriebsabteilungen bzw. Niederlassungen der Gruppe werden als Profit-Center geführt. Dabei benötigen die Handelssparten eine ganz andere Form der Ergebnisrechung als die Produktionsbetriebe. Hier ist es von Vorteil, dass SAP für das Controlling verschiedene Module anbietet. Reiff hat die Kostenstellenrechnung, die Profit-Center-Rechnung, die Ergebnis- und Marktsegmentrechung sowie das Auftragswesen im Einsatz.

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