Im beratungsintensiven Möbeleinzelhandel sind kompetenter Service und wettbewerbsfähige Preise entscheidende Erfolgskriterien. Hohe Lohnkosten und lange Öffnungszeiten sind nur mit einer effizienten Personalpolitik zu meistern. Eine Workforce Management-Lösung soll administrative Aufgaben reduzieren und die Transparenz auf allen Ebenen steigern.

Möbel Martin zählt mit sieben Einrichtungshäusern zu den größten inhabergeführten Möbel-Einzelhandelsunternehmen in Deutschland. Das „Flaggschiff“ in Kaiserslautern ist mit 28.000 qm Verkaufsfläche das größte Einrichtungshaus der Pfalz. Mit 50 Jahren Firmengeschichte verfügt Möbel Martin über eine ausgeprägte Unternehmenskultur. Dass diese Tradition jedoch keineswegs im Widerspruch zu Innovation steht, beweisen rund 1.500 Mitarbeiter Tag für Tag. Die Arbeitsabläufe in der Abteilung Mitarbeiterservice entsprechen neuesten Standards.

Das war jedoch nicht immer so. Die Mitarbeiter erinnern sich noch an Zeiten, in denen Fehlzeitenkarten, Formulare und fehlende Schnittstellen einen enormen Arbeitsaufwand verursachten. Viele Prozesse waren umständlich, führten zu hohem Papieraufkommen sowie zu zahlreichen manuellen Schreib- und Kontrolltätigkeiten.

Am Beispiel Urlaub wird der große Aufwand deutlich. Das Unternehmen setzt schon seit langem auf eine Jahresurlaubsplanung. Früher wurden die geplanten Urlaube in Excel-Dateien organisiert oder am Wandkalender eingetragen. Kurz vor dem Urlaub mussten die Mitarbeiter dann einen Urlaubsschein ausfüllen und in dreifacher Ausfertigung ihren Führungsverantwortlichen zur Unterschrift vorlegen. Nach der Genehmigung erhielt der Mitarbeiter eine Kopie des Antrags. Der Führungsverantwortliche legte eine weitere Kopie zu seinen Akten und sendete das Original des Urlaubsscheins an den Mitarbeiterservice. Dort wurde der Antrag auf einer Fehlzeitenkarte eingetragen und in das Lohn- und Gehaltssystem sowie das Provisionssystem eingegeben. So wurden aus etwa 9.500 Urlaubsanträgen im Jahr rund 28.500 Seiten Papier und eine enorme administrative Herausforderung für den Mitarbeiterservice. Die Mehrfacherfassung war eine ständige Fehlerquelle und führte zu erhöhtem Kontrollaufwand und aufwändigen Abstimmprozessen.

IT-Unterstützung gesucht

Um die Personalprozesse zu optimieren, suchte Möbel Martin eine zukunftsfähige Workforce Management-Lösung, mit der der hohe Administrationsaufwand durch Automatismen und Schnittstellen reduziert werden konnte. Wichtig war den Verantwortlichen auch eine höhere Transparenz. Die Software sollte zudem die Funktionalität Personaleinsatzplanung – speziell für den Handel – bieten. Kurz: Es war eine Lösung gefragt, die mit den Anforderungen des Unternehmens wächst und langfristige Investitionssicherheit bietet.

„Wir bei Möbel Martin haben Vertrauensarbeitszeit. Wer will, schreibt seine Zeiten selbst auf. Allerdings wollten wir unsere Prozesse verschlanken, eine einheitliche Datenbasis schaffen und Papier vermeiden“, erläutert Petra Eichhorn-Rau, Leiterin Mitarbeiterservice bei Möbel Martin in Saarbrücken. „Das ist uns gelungen. Mitarbeiter und Führungsverantwortliche sind begeistert von der Software. Und wir sparen mit unserer neuen Lösung einfach jede Menge Zeit und Geld.“

Lösung mit Zukunft gefunden

Möbel Martin entschied sich für eine modulare Workforce Management-Lösung von Atoss. Ausschlaggebend waren neben der umfassenden Funktionalität die vollständige Integration von Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung und die vorhandenen Standardschnittstellen. So konnte das Unternehmen kurzfristig viele administrative Prozesse rund um die Zeitwirtschaft automatisieren und optimieren und hatte die Sicherheit, künftig auch die Einsatzplanung über die Software abwickeln zu können. Überzeugt hat das Projektteam die innovative und flexible Oberfläche der Lösung. Mit dem integrierten grafischen Dialogdesigner können Dialoge schnell an unternehmensspezifische Anforderungen und Benutzergruppen angepasst werden. So wurde u. a. die Stammdatenpflege optimal auf die Filialstruktur zugeschnitten: Während einige Mitarbeiterdaten direkt durch die Einrichtungshäuser erfasst und verändert werden können, sind andere Eingabefelder nur durch den Mitarbeiterservice editierbar.

Mehr Transparenz

Besonders hoch waren die Erwartungen an das Modul Employee & Manager Self Service (EMS). Denn durch die aktive Einbindung der Mitarbeiter lassen sich viele administrative Prozesse, z. B. der Urlaubsantrag, vollständig elek­tronisch abwickeln. Aktuell haben 150 Mitarbeiter in der Koordination Zugriff auf das Tool. Der Urlaubswunsch wird im Rahmen der Jahresurlaubsplanung durch den Mitarbeiter in einem Abteilungskalender vermerkt. Er sieht sofort etwaige Überschneidungen mit anderen Abteilungskollegen und kann sich direkt mit ihnen abstimmen. Der elektronische Urlaubsantrag gelangt dann über einen Genehmigungs-Workflow zum Führungsverantwortlichen und wird per Knopfdruck genehmigt. Dem Mitarbeiterservice stehen die Daten automatisch zur Verfügung, so dass kein weiterer Arbeitsaufwand anfällt. Auch andere Abwesenheiten wie Seminare, Sonder- und Bildungsurlaube werden bereits mit dem EMS abgewickelt. Ihre Arbeitszeitnachweise erhalten die Mitarbeiter inzwischen ebenfalls im EMS. Die Führungsverantwortlichen haben Zugriff auf wichtige Auswertungen, wie beispielweise Saldenlisten und Arbeitszeiten ihrer Abteilung. Dabei erwies sich der zum Funktionsumfang gehörende Report-Designer als sehr nützlich.

Erfolg auf allen Ebenen

Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist groß, nicht zuletzt auch wegen der Benutzerfreundlichkeit der Lösung. Die administrativen Tätigkeiten wurden drastisch reduziert. Die gewonnene Zeit steht für strategische Aufgaben zur Verfügung. Zusätzlich wird der Aufwand für die Ablage sowie für Papier- und Druckkosten erheblich verringert. Nicht zuletzt ist der EMS ein hervorragendes Instrument, um die offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter bei Möbel Martin zu stärken. In einem nächsten Schritt erfolgt der Roll-out der Atoss-Lösung in den Filialen. Mit der Personaleinsatzplanung sollen mittelfristig weitere Optimierungspotenziale erschlossen werden.

Das Projekt auf einen Blick
Zielsetzung Verringerung des Administrationsaufwands
Vermeidung von Medienbrüchen
Erhöhung der Transparenz und der Zuverlässigkeit der Daten
Einsparung von Ablage‑, Druck- und Papierkosten
Systemlandschaft Datenbankserver: IBM AS/400
Applikationsserver: Microsoft Windows
Lohn- und Gehaltssystem : Veda HR Entgelt
Mitarbeiter und
Arbeitszeiten
1.500 Mitarbeiter
87 Arbeitszeitmodelle
Ergebnisse Entlastung des Bereiches Mitarbeiterservice von Routinetätigkeiten
Aktive Einbindung der Mitarbeiter sowie Führungsverantwortlichen trotz einer dezentralen Organisationsstruktur
Unternehmensweit höhere Transparenz
Flexible Software, die direkt durch den Mitarbeiterservice angepasst und erweitert werden kann
ATOSS-Lösung
im Einsatz
Arbeitszeitmanagement
Employee & Manager Self Service

ATOSS AG, München
www.atoss.com