Baumgarte Boiler Systems (BBS) konstruiert und errichtet große Brennkessel für Energieerzeuger. Auf der Baustelle treten immer wieder Probleme auf, die der Anlagenbauer aber dank eines Lotus-Notes-Tools von ITWU per Workflow gezielt und schnell beheben kann.

Es muss nur ein Bohrloch falsch gesetzt sein. Dann passen tausende Tonnen von Stahl nicht mehr zusammen. Trotz langer Planung und dutzender Kontrollen. Der Grund: Wer Kessel baut, muss neben den Wünschen der Kunden Hunderte Arbeiter und Dutzende Dienstleister koordinieren. Winfried Kubacki ist ein Teil des aus kaufmännischen und technischen Projektleitern bestehenden Projektmanagements, welches bei BBS dafür zuständig ist, auf Änderungswünsche zu reagieren oder Probleme zu lösen, die bei Aufgaben dieser Größe zwangsläufig anfallen. Dabei ist jeder Kessel ein Einzelstück. „Projekte von der Stange gibt es bei uns nicht“, erklärt Kubacki. Da vom ersten Plan bis zur finalen Abnahme durchschnittlich zwei bis drei Jahre vergehen, ist das Projektmanagement bei BBS in besonderem Maß gefordert.

Hand und Papierarbeit

Den Auslöser für das Projekt mit dem Paderborner Softwarehaus IT works unlimited (ITWU) gab der Projektmanagementansatz, dem BBS bis dato folgte. Änderungsanfragen wurden an die Bauleiter vor Ort herangetragen, meist auf Zuruf. Das Projektmanagement in der Bielefelder Zentrale erfuhr von diesen Informationen erst einmal nichts. „Wir haben die Änderungen auf so genannten Handlisten erfasst und im Projektmanagement zusammengeführt. Dies war einfach nicht mehr zeitgemäß“, sagt Kubacki.

Das Bielefelder Unternehmen hat daher die ITWU damit beauftragt, eine auf Lotus Notes basierende Lösung für das Änderungsmanagement zu entwickeln. Die Programmierer von ITWU griffen für das Projekt auf ihren „Kernel“ zurück. In dieses Software-Paket hat der Dienstleister eine Reihe von Grundfunktionen in Lotus Notes zusammengefasst, die in zahlreichen anderen Projekten verlangt wurden. Im Kernel sind unter anderem bereits skriptgesteuerte Backend-Elemente sowie definierte UI-Layout-Strukturen entwickelt. Mit dem Tool, das ITWU schließlich implementierte, können die Mitarbeiter von BBS nun Änderungen im gesamten Lebenszyklus eines Kesselprojekts organisieren und dokumentieren. Die User sind in der Lage, die Änderungswünsche von Lieferanten und Kunden während der Konzeptions- und Bauphase strukturiert und standardisiert einzupflegen. Per Workflow ist sichergestellt, dass der Projektverantwortliche schnell und gezielt darüber informiert wird. Die Änderungswünsche sind genauso wie die Reaktionen des Verursachers sowie mögliche Folgen für die Bauabwicklung unter einer Auftragsnummer archiviert.

Wertvolle Zeit gewinnen

„Wir gewinnen mit dem Tool wertvolle Zeit, da die Änderungswünsche gleich am Ort des Geschehens, in der Kon­struktion oder auf der Baustelle erfasst und sofort an den Projektverantwortlichen durchgereicht werden“, erklärt Kubacki. Der Projektleiter kann durchaus zufrieden sein, denn das Tool wird von den Usern immer stärker genutzt. Bereits laufende Projekte, die noch mit den alten Handlisten begonnen wurden, sind inzwischen digitalisiert und in das Tool eingebunden. „Die Handzettel sind in Bielefeld bereits komplett abgeschafft.“

IT works unlimited GmbH & Co. KG, Paderborn
www.itwu.de