Zwischen Bewerbungseingang und Abschlusszeugnis haben Unternehmen ein hohes Maß an Planungs- und Verwaltungsaufgaben zu erfüllen, die ihr wichtigstes Gut betreffen und mit Hilfe von Software komfortabel zu lösen sind. Gehaltsabrechnung und Kompetenzverwaltung, Altersteilzeit oder Pfändungen, Kindergeld und Krankenkassen- und Sozialversicherungsbeiträge fallen in den Bereich der Human Resource-Lösungen, der Employee Self Service auch. Vertrauensarbeitszeit ist en vogue und trotzdem hat die IT-gestützte Zeitwirtschaft weiter ihren festen Platz. Der eine bezeichnet sie als größten Kostenblock, der andere als wichtigstes Element in der Wertschöpfungskette. Für wieder andere stellen sie das wichtigste Kapital des Unternehmens dar: Die Mitarbeiter – mit all ihren Stärken und Schwächen. Um den richtigen Durchblick bei der Personalplanung und -verwaltung, dem Arbeitszeitmanagement, der Personalabrechnung und dem Skill-Management zu behalten, kommen HR-Softwarelösungen (Human Resource) zum Einsatz – zumeist
vernetzt und integriert.

Imagefragen

Die Personalabteilungen nehmen zwar eine der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen wahr, den Kampf um Talente, ringen aber in- und extern nicht selten mit einem schlechten Image: Altbacken, unflexibel und heroisch – wer vor und während eines Bewerbungsgespräches einen solchen Eindruck hinterlässt, hat es auch im Alltagsgeschäft schwer, seine Kompetenzen unter Beweis zu stellen.

Die Missverständnisse beginnen mitunter bereits mit der Stellenanzeige. e-Mail- und Web-Adresse sind heute nicht mehr nur fashy, sondern ziehen auch eine Verpflichtung nach sich: Den elektronischen Schriftverkehr mindestens so ernst zu nehmen, wie den postalisch eingegangenen. Nicht selten enthalten Personalrecruiting-Anzeigen die üblichen Info-Adressen, die wirklich niemandem weiterhelfen – der potenzielle neue Mitarbeiter wird seine elektronische Bewerbung kaum an eine „Unperson“ verschicken und die Notwendigkeit, hier eingegangene Anfragen intern weiterzuleiten ist ineffizient. Vor dem Hintergrund des Wunsches und der Notwendigkeit, die Prozessqualität stetig zu verbessern, verwunderlich.

Es sind Kleinigkeiten, die den ersten Eindruck prägen. Aber die stehen oft stellvertretend für die Gesamtabläufe.

Tradition der Siebziger

Gehaltsabrechnung und Personalmanagement wurden traditionell meist als zwei getrennte Segmente behandelt. Händische Detailarbeit im Bereich Lohn und die Verwaltung von Personalakten in Papierform sind aber nicht mehr zeitgemäß. Parallel zu dieser Entwicklung haben sich Management-Informations-Systeme durchgesetzt. Warum sollten also die beiden Säulen des HR-Management nicht integriert werden? Wichtige Informationen sind dann für alle Beteiligten einseh-, wart- und pflegbar – umfassende Sicherheitsregularien und Berechtigungsvergaben einmal vorausgesetzt. Natürlich entsteht hier ein erheblicher Aufwand – das Festhalten an Prozessen geht schließlich oft mit der langfristigen Bindung an unterstützende Tools einher. Die abzulösen setzt vor allem ein kritisches Betrachten der bisherigen Abläufe voraus und den Willen, Verbesserungspotenzial zu erkennen und auszuschöpfen. Der Aufwand aber lohnt sich, da Administrationsabläufe deutlich vereinfacht werden können und eine höhere Datendichte für alle Beteiligten von Vorteil ist.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in vielen Firmen basiert auch heute noch auf den Prozessen, die in den Siebzigern etabliert wurden. Das sorgt nicht nur für erheblichen Aufwand, sondern auch für eine deutliche Belastung der entsprechenden Mitarbeiter am Monatsende: Über den Erfassungszeitraum hinweg werden die erforderlichen Daten gesammelt, der Rechenprozess am Monatsende bedeutet Stress, Aufwand und Systembelastung. Bei der Modernisierung oder dem Neudesign von HR-Software sind aber auch neue Wege auszumachen: Eine tägliche Berechnung der Salden und zwar nur dann, wenn tatsächlich Änderungen zu berücksichtigen sind. Dieses Prozedere entlastet das Monatsende, die Mitarbeiter und auch die IT-Systeme.

Flexibel arbeiten

Starre Arbeitszeitmodelle sind out: leistungsorientierte Entlohnung, Provisionszahlungen und Incentive-Vergütungen müssen im IT-System abgebildet werden. Reisekostenabrechnungen erfolgen heute online, Schlechtwetter-Geld und BAT-Spezifika werden komfortabel handlebar.

Die Vertrauensarbeitszeit ist in: Zur Bewertung der Mitarbeiter werden nicht mehr deren Anwesenheitszeiten, sondern ausschließlich die Ergebnisse herangezogen. Haben Zeitwirtschaftssysteme innerhalb dieses Trends keinen Platz mehr? Die Anbieter argumentieren anders: Auch weiterhin werden Urlaubskonten geführt, meist komfortabel online zugänglich. Abwesenheiten durch Krankheit, Seminare oder unbezahlte Urlaube werden ebenfalls „systematisch“ dokumentiert, so dass weiterhin Auswertungen und Statistiken möglich sind. Zuschläge für Schichtdienst oder Nachtarbeit werden simuliert und fließen – nach Eingabe der Abweichungen zum „Normalfall“ – in die Abrechnungen ein. Ebenso ist eine automatisierte Entgeltkürzung möglich. Dass Kontrolle und Vertrauen sich nicht ausschließen müssen, machen sogar auf HR spezialisierte Anbieter vor. Sie trennen sich von alten Arbeitszeitmodellen und etablieren die Vertrauensarbeitszeit – softwaregestützt natürlich.

Skills verwalten

Trotz der gegenwärtigen schwierigen Situation am Arbeitsmarkt sind immer wieder Klagen von Personalleitern zu hören, dass sich bestimmte Positionen im Unternehmen nicht oder nur schwer besetzten lassen. Gute Fach- und Führungskräfte sind rar, High Potentials werden hart umworben. Die Kosten für die Rekrutierung eines neuen Mitarbeiters liegen häufig über dem jeweiligen Jahresgehalt. Globalisierungs- und Internationalisierungsstrategien beeinflussen auch die Rekrutierungsbemühungen der Unternehmen. Oft wird extern aufwändigst nach neuen Mitarbeitern mit speziellen Skills gesucht, obwohl das benötigte Potenzial intern längst „schlummert“.

Wer kann was? – nach geeigneten Intern-Kandidaten sucht man heute komfortabel mit Hilfe einer von den Mitarbeitern selbst gepflegten PM-Datenbank, via Intranet zum Beispiel. So lassen sich unter anderem Zeit und Kosten sparen, die bei der Neuakquisition von Personal und der Einarbeitungsphase anfallen. Auch die Nachfolgeplanung ist mit Hilfe von Software zu unterstützen, ebenso Weiterbildung, Seminarverwaltung und Laufbahn-/Karriereplanung. HR-Lösungen gebieten damit auch einer weit verbreiteten Unart Einhalt: Der bekannten Förderung von Mitarbeitern nach dem „Gießkannenprinzip“.

Hochqualifizierte, veränderungsfähige und motivierte Mitarbeiter sollen schließlich langfristig an ihren Unternehmen gebunden, Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten und Kenntnissen richtig eingesetzt und deren Internationalisierung vorangetrieben werden. High Potentials aber werden auch in schlechten Zeiten vom Mitbewerb heiß umworben: Wer sie rechtzeitig in Entwicklungsmodelle einbindet, minimiert die Fluktuationsgefahr.

Modern fesseln

In einer von der Unternehmensberatung Kienbaum jüngst veröffentlichten Studie wurden die Personalmarketingbemühungen der 500 umsatzstärksten Unternehmen in Deutschland sowie einiger ausgewählter mittelständischer Unternehmen untersucht. Am wichtigsten für den Erfolg des Personalmarketings schätzten die befragten Unternehmen Karrieremöglichkeiten und Entwicklungschancen ein. Gleichzeitig liege die Umsetzung dieser Faktoren in den Unternehmen deutlich hinter dem Einfluss zurück, so Kienbaum. Es bestehe dringender Handlungsbedarf. Dasselbe gelte auch für den Employer Brand, der sich zusammensetzt aus Bekanntheit und Attraktivität der Unternehmensmarke und Produkte, einer klaren Unternehmensvision, einer attraktiven Unternehmenskultur und mitarbeiterorientierten Unternehmenswerten sowie Arbeitsplatzsicherheit und Employability.

Vom Eingang einer Bewerbung bis zu einem Vertragsangebot vergehen nach Angaben der Befragten durchschnittlich fünf Wochen – ein nach den Erfahrungswerten von Kienbaum „überraschend geringer Zeitraum“. Je Einstellung erhalten die meisten Unternehmen zwischen acht und 23 Bewerbungen, durchschnittlich 18 also je Neueinstellung. Etwa jede vierte Bewerbung ist eine Initiativbewerbung.

Rekrutieren via Web

Fast drei Viertel der Unternehmen geben an, spezielle Stellenangebote auf ihrer Homepage zu offerieren. Verbreitet sind auch allgemeine Bewerbungsmöglichkeiten auf der Unternehmens-Homepage (67%) sowie der Einsatz von Internet-Jobbörsen (60%). Eine ebenfalls große Bedeutung kommt dem internen Stellenmarkt (60%), Empfehlungen durch Kollegen (57%) sowie Anzeigen in regionalen Zeitungen (57%) zu. Kaum eingesetzt werde dagegen die Stellenvermittlung über das Arbeitsamt oder das Zahlen von Vermittlungsprämien an Mitarbeiter. Personalberatungsunternehmen werden fast ausschließlich zur Rekrutierung von Führungskräften eingesetzt.

Erfolgsfaktor Staff

Die in unserer Marktübersicht vorgestellten Anbieter und Lösungen können helfen, die facettenreiche Personalarbeit im Unternehmen zu erleichtern für eine höhere Effizienz der Prozesse zu sorgen. Durch Employee Self Service können auch die Personalabteilungen „verschlankt“ werden und sich künftig auf personalstrategische und arbeitsrechtliche Belange konzentrieren. Das „Alltagsgeschäft“ erledigen die Mitarbeiter selbst – und natürlich die IT.

Voraussetzung für einen Erfolg dieser Bemühungen ist das Vorhandensein ausgeprägter Soft Skills: Wer Zeiterfassung ohne Vertrauensarbeit etabliert, sorgt für unkontrollierten Missmut. Und wer das menschliche Potenzial im Unternehmen als Kostenfaktor und nicht als Erfolgsfaktor einstuft, dem ist auch mit Software nicht zu helfen…