Der Widerspruch zwischen dem Vormarsch der e-Mail einerseits sowie dem fehlenden Vertrauen in e-Sign andererseits trägt dazu bei, dass eine klassische Form der geschäftlichen Kommunikation nach wie vor up to date ist: Viele Dokumente werden weiterhin als Fax versendet. Ein Beispiel für die Integration von Fax-Servern in eine moderne IT-Infrastruktur bietet die bei der Deutschen Messe AG erfolgte Umstellung auf das Kommunikationssystem von Topcall. Bei der Messegesellschaft ist über die Jahre hinweg das Spektrum an Service-Angeboten für die Kunden angewachsen. Die Erhöhung des Aufkommens an formulargebundenem Schriftverkehr war als Begleiterscheinung eine logische Konsequenz. Dass eine Technologie, mittels derer eine solche Geschäftskommunikation realisiert wird, irgendwann die Grenze ihrer Auslastung erreicht, bleibt ebenfalls nicht aus. Aus diesem Grunde benötigte die Deutsche Messe AG ein fehlertolerantes System, das den gesamten Fax-Ein- und -Ausgang in verschiedenen Bereichen des Unternehmens abwickelt, verwaltet und strukturiert. Das System bündelt als zentrale Schnittstelle den formulargebundenen Fax-Verkehr der jeweiligen Geschäftsbereiche. Hierbei handelt es sich in den meisten Fällen um Bestellvorgänge. Das Online-Bestellsystem, das Warenbeschaffungssystem sowie das Service-Management für Messe-Aussteller werden auf diese Weise realisiert.

Fehlertoleranz – wichtigstes Kriterium

Ein weiterer Beleg für die Komplexität der Fax-Infrastruktur, welche es durch die neue Lösung zu optimieren galt, ist die Tatsache, dass vier verschiedene operationale Systeme (SAP/R3, Warenbeschaffungssystem, Fax-Konvertierung und Fax-Versand) miteinander zu harmonisieren waren. In Spitzenzeiten werden bis zu 7.000 Faxe täglich empfangen und versendet. Dieses hohe Transfervolumen sowie die hohe inhaltliche Divergenz der einzelnen Fax-Vorgänge machten die Zentralisation von Ein- und Ausgang zwingend erforderlich. Die wichtigsten Anforderungen an ein entsprechendes System waren extreme Fehlertoleranz, hohe Skalierbarkeit sowie die Kompatibilität und Flexibilität für die eventuelle Erweiterung der Lösung zu einer Unified Messaging-Plattform mit weiteren Kommunikations-Applikationen wie CTI, Voice-over-IP oder SMS. Die Deutsche Messe AG zog drei Anbieter in die engere Auswahl. Den Ausschlag zu Gunsten der Topcall-Lösung gaben insbesondere die hohe Verfügbarkeit durch die Fehlertoleranz sowie die hohe Skalierbarkeit des Systems. Gerade weil es sich bei den Kommunikationsvorgängen um Bestellvorgänge handelt, mussten diese Kriterien optimal erfüllt werden.

Vier Systeme angebunden

Der zentrale Fax-Server von Topcall übernimmt das Polling aller vier angebundenen operationalen Systeme. Für den Fax-Ausgang wird der Outlook-Client genutzt. Dies ermöglicht das Senden aus allen Windows-Anwendungen wie Word, Excel etc. heraus. Darüber hinaus besteht wegen der Anbindung an das Online-Bestellsystem über das SMTP-Protokoll eine Verbindung mit dem Internet- und dem e-Mail-Server der Deutschen Messe AG. Zur Aufnahme der Fax-Interface mit insgesamt 28 ISDN B-Kanälen wurden zwei Line-Server installiert. Die Verbindung mit den bestehenden Systemen und Anwendungen, also SAP/R3, dem Warenbeschaffungssystem sowie der Fax-Erkennungs- und Konvertierungs-Software erfolgte über zwei Link-Server.

Mittels OCR-Verfahren wird das physikalisch vorliegende Fax in eine Textdatei umgewandelt. Für die Deutsche Messe AG ist dieser Vorgang von entscheidendem, weil zeitsparendem Vorteil, denn so können die verschiedenen Geschäftsbereiche problemlos über eine zentrale Fax-Nummer kommunizieren. Die entsprechende Software des Topcall-Partners B+L kam hier zum Einsatz. Die Verteilung der Dokumente konnte nun durch die Anbindung an einen zentralen Fax-Server in erheblichem Maße optimiert werden.

Ebenfalls vereinfacht und beschleunigt wurde die Kommunikation im Bereich des Online-Bestellsystems. Die entsprechenden Formulare werden aus SAP/R3 heraus erzeugt. Die Anbindung an das zentrale Fax-System erfolgt über SAPconnect sowie TCP/IP. Über SMTP ist das Topcall-System mit dem e-Mail-Server der Deutschen Messe AG sowie von diesem aus mit dem Internet-Server verbunden.

Kurze Installationszeit

Was sich während der Installation als großer Vorteil erwies, war die Kompatibilität des Systems für Netzwerk und Systemanbindungen. Innerhalb einer Woche konnte der zentrale Server installiert werden. Jeweils zwei Tage dauerte die Anbindung der vier operationalen Systeme an das neue System. Für Friedel Pfingsten, Projektleiter Informationssysteme bei der Deutsche Messe AG, bedeutet die Installation schlicht die Vereinfachung eines Prozesses, der vorher bis zu vier verschiedene Wege durchlaufen musste: „Endlich verfügen wir über eine zentrale Drehscheibe für unsere Fax-Dienste, die regelt, wohin unsere Dokumente geschickt werden sollen.“ Ein Merkmal, das für Pfingsten von vornherein oberste Priorität besaß, wurde in dem Maße erfüllt, wie es der Projektleiter erwartete: „Das System läuft in jeder Hinsicht stabil. Da wir gerade in Spitzenzeiten darauf angewiesen sind, dass unsere Kommunikationssysteme die Dokumente zuverlässig und schnell weiterleiten, amortisiert sich die Investition in eine extrem fehlertolerante Lösung schneller als manch andere IT-Investition.“

Fazit

Wo Fax aufgrund formulargebundener Kommunikations- und Geschäftsprozesse nach wie vor eingesetzt wird, bedarf es einer stabilen und hochverfügbaren Technologie, die den Ein- und Ausgang steuert und regelt. Ein fehlertolerantes System ist insbesondere für Großunternehmen, bei denen eine hohe Verfügbarkeit unabdingbar ist, die richtige Lösung.

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