Bereits seit 1. Januar 2017 ist die E‑Mail-Archivierung nach der Neuregelung der GoBD Pflicht, auch für den Mittelstand. Das Thema E‑Mail-Archivierung ist in dieser Form neu und stellt gerade kleine und mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Viele nutzen für ihren E‑Mail-Austausch cloudbasierte Dienstleister oder arbeiten in einem Netzwerk mit dezentralen Büros, deren Daten und Mail-Dienste ebenfalls in einer Cloud liegen. Hier müssen andere Anforderungen umgesetzt werden als bei der Archivierung OnPremise, der Archivierung innerhalb der eigenen Geschäftsräume.

Dass aktuell die E‑Mail-Archivierung ein großes Thema für den Mittelstand ist, merken wir bei den Anfragen, die uns erreichen. Viele Unternehmen haben noch nicht umgestellt und müssen jetzt kurzfristig handeln. Sie suchen nach einem Dienstleister, der sie berät und sie bei der Umsetzung aktiv begleitet“, erläutert Arne Meindl, Geschäftsführer der amcm GmbH, Bonn.

Deshalb hat das innovative Softwarehaus amcm ein kompaktes Angebot für diese Kunden, bestehend aus Software und Dienstleistung, geschnürt. Mit diesem Angebot, das eine Archivierung sowohl innerhalb als auch außerhalb der Cloud vorsieht, können ohne großen Aufwand und mit zu vertretbaren Kosten innerhalb kürzester Zeit die Anforderungen der GoBD umgesetzt werden. Klar ist, dass die Aufgabe der rechtssicheren E‑Mail-Archivierung nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf. „Hierbei brauchen unsere Kunden Hilfestellung. Wir haben eine leistungsfähige Software ausgewählt und ein Dienstleistungsbündel zusammengestellt, sodass die Unternehmen kurzfristig sämtliche Anforderungen an die Rechtssicherheit erfüllen“, betont Meindl.

Betroffen von der Archivierungspflicht sind E‑Mails, die die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefs haben. Sie müssen wie andere Unterlagen den üblichen Fristen entsprechend aufbewahrt werden. Das gilt auch für steuerlich relevante Anhänge wie Angebote oder Rechnungen. Diese müssen wie alle elektronisch erzeugten Dokumente inklusive ihrer Datenanhänge jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen. Nach den Anforderungen der GoBD reicht es nicht, sie nur auszudrucken und in Papierform abzulegen. Erfolgt die E‑Mail-Archivierung verschlüsselt, muss gewährleistet sein, dass ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff erhält und die Mails per Volltextsuche prüfen und maschinell auswerten kann.

Wichtig ist dem Dienstleister aus Bonn Poppelsdorf, dass seine Kunden ganzheitlich beraten und vor allen Dingen bei der Umsetzung aktiv begleitet werden. So viel Unterstützung wie nötig, so wenig Aufwand wie möglich. „Gerade mittelständische Unternehmen sehen sich stetig steigenden Anforderungen gegenüber. Dies treibt die Kosten spürbar in die Höhe. Es ist also wichtig, dass man nicht irgendeine Lösung einsetzt, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern Lösungen, die zur jeweiligen Situation passen“, schließt Meindl, der sich mit seinem Team genau auf solche kundenspezifischen Lösungen spezialisiert hat.

Zum Unternehmen

Die amcm startete 2004 als Einzelunternehmen von Arne Meindl in Bonn Poppelsdorf. Im Jahr2006 wurde daraus die amcm GmbH. Das Unternehmen versteht sich als Expertenteam, das sich im Wesentlichen mit der Analyse, Beratung und Betreuung von vernetzten IT-Komplettlösungen beschäftigt.

Eine Spezialisierung des rund zehn Mann starken Teams sind die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Integration von sicheren Cloud-Lösungen sowie die Planung und Umsetzung von effizienten IT-Sicherheitsstandards.
Das Unternehmen legt großen Wert auf maßgeschneiderte Konzepte. amcm sieht sich als klassischer Dienstleister, kompetenter Experte, zuverlässiger Partner und innovative Kreativschmiede – damit sich die Kunden der amcm GmbH nicht um ihre EDV kümmern müssen.

www.amcm.de