Zwangspfand auf Einweg-Produkte hat viel von den Kunden verlangt – und auch vom Getränkefachhandel. Ehemalige Einweg-Spezialisten wie die Getränkelogistik Maxxum GmbH in Krefeld waren gezwungen, ihre Geschäftsmodelle rasch den neuen Bedingungen anzupassen. Die Business-Software musste ebenso kurzfristig neue Anforderungen erfüllen. Maxxum setzt dabei auf Branchenlösungen und -Know-how des Getränke-Software-Spezialisten COPA Systeme GmbH & Co. KG. Die Getränkelogistik Maxxum GmbH ist 2001 als Logistikunternehmen für die überwiegend in Nordrhein-Westfalen angesiedelten „trinkgut“-Getränkefachmärkte gegründet worden. Als Lieferant für Einwegprodukte gestartet, hatte Maxxum mit der Einführung des Zwangspfandes sein Geschäftsmodell kurzfristig grundlegend zu ändern: Mehrweg ist inzwischen Hauptteil des Geschäftes, ein breites Spezialitäten-Sortiment vor allem mit vielfältigen Biersorten, speziellen Mineralwassern, AfG sowie Säften soll die Getränkemarktgruppe vom Wettbewerb abheben.

Neue Anforderungen an die Software

Das neue Geschäftsmodell hatte auch die Anforderungen an die Business-Software im Unternehmen drastisch verändert. „Bei der Entscheidung für die Vorgänger-Software ging es um eine kurze Einführungszeit. Zudem wollten wir mit ihr in erster Linie das Einweggeschäft handeln“, berichtet Ralph Krahl, Geschäftsführer der trinkgut-Gruppe und Prokurist bei Maxxum. „Unter anhaltend gleichen Bedingungen wären wir mit dem Programm gut gefahren, doch es hatte sich die Situation geändert: die Zwangspfand-Einführung und ganz besonders die erzwungene Umstellung unseres Sortiments auf Mehrweg. Das konnten wir mit der bisherigen Software nur noch bedingt abdecken. Also mussten wir diese entweder mit unserem Software-Partner weiterentwickeln oder in der EDV wechseln.“

Während immer neue Mehrwegprodukte Aufnahme in das „trinkgut“-Sortiment fanden, wurde versucht, die bestehende Software anzupassen. „Aber es lief nicht so, wie wir es uns vorgestellt hatten, als zum Beispiel auch noch beim Mehrweg das Streckengeschäft hinzukam“, erklärt Krahl. „Als kleines Unternehmen können wir uns keine wochenlange Software-Entwicklung leisten.“

80 Prozent der Kernfragen im Standard abgebildet

Gesucht wurde ein Software-Produkt, das zumindest im Standard 80 Prozent der folgenden Kernfragen beantworten kann: „Wie kommt das Vollgut optimal zu uns, wird es im Lager verwaltet, und geht es an die Märkte heraus? Wie wird der Material-, wie der Geldfluss beim Leergut fehler- und lückenlos verwaltet?“ Darüber hinaus mussten sich Rückvergütungen und Konditionen flexibel verwalten, die großvolumige Belieferung der Märkte mit Containern und das zunehmende Streckengeschäft – einschließlich Leergutabwicklung – abbilden lassen. Weitere Herausforderungen entstanden aus der Zusammenarbeit mit dem Verrechnungspartner und aus dem Einsatz eines bewährten Lagerverwaltungssystems von einem Drittanbieter.

Nutzen aus der Branchen-Kompetenz

„Wir haben uns mit dem Marktführer zusammengesetzt und sehr zügig festgestellt, dass COPA-Systeme unsere Fragen zum Großteil schon beantwortet. So war die Entscheidung relativ schnell gefallen.“ Im Frühjahr waren die Branchen-Spezialisten der COPA Systeme GmbH mit der Einführung der Getränke-Anwendungssoftware DOGAS/400, dem integrierten Warenwirtschaftssystem IWS/400 und dem weiteren EDV-Umfeld für das IBM-System iSeries beauftragt worden.

Zunächst wurden gemeinsam mit COPA die Prozesse analysiert und ein Pflichtenheft entwickelt. Bereits hier war das Branchen-Know-how des neuen Software-Partners von Nutzen. Auch im weiteren Projektverlauf erwies sich die Entscheidung für einen Branchenspezialisten als richtig: „Wenn es etwa um die Konditionenverwaltung geht, hat jemand, der die Getränkebranche seit Jahren kennt, riesengroße Vorteile. Denn er weiß genau, worüber gesprochen wird. Und würde die Software Spezifika wie Hektoliter- bzw. Füllungsvergütungen nicht vorsehen, müsste dies erst mühsam aufgesetzt oder umgerechnet werden.“ Diese Getränkefunktionen waren bei COPA genauso vorhanden wie das Streckengeschäft oder wie spezifische Miet- und Darlehenskonten.

„Big-bang-Start“ nach sechs Monaten

Nach einem halben Jahr Einführungszeit und einmonatiger Testphase ging die COPA-Systeme-Software zum ersten Januar-Wochenende mit einem so genannten „Big-bang“ live. Ralph Krahl nennt einige Neuerungen aus der integrierten Branchenlösung: „Zum ersten Mal konnten wir z.B. auf dem Lieferschein sehen, was von der Bestellung nicht mit auf dem LKW stand. Außerdem hatte sich nach der ersten Woche erwiesen, dass auch die Rückerfassung funktionierte. Was an Pfandgut zurückgekommen war konnte rückerfasst und den entsprechenden Aufträgen zugeordnet werden. Daraus erfolgte eine entsprechende Faktura, die wir über Verrechnungspartner einziehen.“

Aufträge aus den „trinkgut“-Märkten werden heute via Internet in die Maxxum-Zentrale geleitet und in DOGAS/400 übertragen. Diese Bestellung wird an das Lagerverwaltungssystem für entsprechende Kommissionierungen weitergegeben, bevor eine Rückmeldung an das COPA-System die Aufträge für die Erstellung der Lieferscheine frei gibt. Kehrt ein LKW von der Tour zurück, wird das Leergut rückerfasst, bevor das System die Faktura erzeugt und bevor die entsprechenden EDI-Daten per DFÜ an den Verrechnungspartner übertragen werden.

Auf der Einkaufsseite meldet die Lager-Software einen Fehlbestand, so dass daraus ein Bestellvorschlag generiert wird. Die Warenlieferung wird erfasst, die Informationen an das COPA-System weitergeleitet, um die Bestände auf dem aktuellen Stand zu haben. In der Rechnungsprüfung werden Lieferantenrechnungen den entsprechenden Bestellungen zugeordnet und mit den hinterlegten Konditionen abgeglichen. Mit der Bezahlung wird der offene Posten schließlich geschlossen.

Die Bedienbarkeit habe sich sehr verbessert, meint Krahl. Hat das Vorsystem lediglich den AS/400-typischen Green Screen angeboten, so ist jetzt die grafische Oberfläche von DOGAS/400 wesentlich einfacher zu bedienen. „Dass die Software insgesamt benutzerfreundlicher ist, liegt aber im Wesentlichen daran, dass sowohl Hersteller als auch Benutzer aus der Getränkeszene kommen.“

Fachautor: Hans-Peter Sander