Immer mehr Unternehmen stehen unter dem wirtschaftlichen Druck, die eigenen Kosten zu minimieren. Eine mögliche Maßnahme, die in den letzten Monaten häufig diskutiert wurde, ist „Outsourcing“, das Auslagern von Teilprozessen des eigenen Geschäfts an spezialisierte Drittanbieter. Die potenziellen Einsparungen – beispielsweise bei Dokumenten-Management-Systemen – sind enorm. Bei welchen Prozessen lohnt sich nun aber das Outsourcing? Und wie funktioniert es eigentlich? Ein Grundsatz kann vorweg genommen werden: Prinzipiell gelten für jedes Unternehmen andere Regeln.
Was sollte ich auslagern? Diese Frage muss am Anfang der Überlegung stehen. Generell gilt: Vorgänge eignen sich für Outsourcing, wenn sie a) nicht zum eigentlichen Kerngeschäft des Unternehmens gehören, b) viel Zeit und Ressourcen verbrauchen und c) „eben gemacht werden müssen“, aber wenig bis nichts zum Umsatz beitragen. Grundsätzlich kann der Lebenszyklus von Dokumenten ganz oder teilweise ausgelagert werden. Ein Beispiel aus dem Kunden-Portfolio der Xerox GmbH belegt einige der Möglichkeiten: Der Finanzdienstleister prompter AG lagert seinen gesamten Posteingang von täglich bis zu 20.000 Dokumenten aus. Diese werden gesichtet, eingescannt, mit einem Strichcode-Index versehen und stehen noch am Eingangstag pünktlich um 14:00 Uhr zur Verfügung. So sind die Berater von prompter in der Lage, den Großteil der eingehenden telefonischen Kundenanfragen sofort zu bearbeiten.
Im Anfang war das Audit
Dokumente, Bilder, Präsentations- oder Multimedia-Dateien sind das Blut in den Adern eines modernen Unternehmens. Laut aktueller Studien von IDC haben Unternehmen aber häufig Bluthochdruck: So verbringen die deutschen Führungskräfte schätzungsweise 42 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Dokumenten. Erstellung und Verwaltung aller Dokumente können bis zu 15 Prozent des gesamten Umsatzes auffressen. Outsourcing kann hier beim Sparen helfen. Seriöse Anbieter von Outsourcing-Leistungen im DM-Bereich führen grundsätzlich ein eingehendes Audit durch, das den Status Quo im Unternehmen analysiert. Dazu gehören Art, Struktur und Auslastung von Geräten und Software sowie alle Rahmendaten zu bestehenden Service-, Wartungs- und Finanzierungsverträgen. Zu den direkten Kosten wie Lizenzvereinbarungen, Leasing-Kosten, Gerätepreisen und Wartungsaufwendungen kommen zusätzlich die indirekten Kostenblöcke: Zeiteinsatz des Büropersonals für die Dokumentenerfassung, -verwaltung und -produktion, Stellplatzkosten für Geräte und Archivierung der Dokumente. Über eine Analyse der Finanzdaten des Unternehmens wird das vorhandene Dokumentenvolumen dann mit Kosten hinterlegt und in einem weiteren Schritt in eine unternehmensweite Dokumenten-Management-Strategie eingebettet. Das alles ist genauso kompliziert und vielschichtig, wie es sich anhört. Deswegen ist es äußerst wichtig, mit erfahrenen und zuverlässigen Partnern zusammenzuarbeiten.
Alle Theorie ist grau – Die Umsetzung
Bei der Umsetzung muss das Unternehmen unter Einbezug der Managementebene die schmerzhaftesten Punkte aus der Analyse aufgreifen und diese optimieren. Dabei kommt es nicht darauf an, den Bestand an heterogenen Software-Lösungen und Systemen gegen herstellereinheitliche Produkte auszutauschen. Anwendungen und Datenbanken beispielsweise sind oft in langfristige Lizenzverträge eingebunden, so dass eine Ablösung unter Kostenaspekten wenig sinnvoll wäre. Wichtiger ist die Optimierung des Bestandes mit dem Ziel, die Arbeitsprozesse zwischen Mitarbeitern und IT-Lösungen effizient zu gestalten und den Auslastungsgrad zu erhöhen. Es gilt zu entscheiden, ob die Effizienz besser durch Outsourcing optimiert werden kann oder durch die Restrukturierung interner Abläufe. In beiden Fällen gilt: Stehen den Mitarbeitern die richtigen Geräte, Workflows und Software-Tools zur Verfügung, beschleunigen sich automatisch die Abläufe im gesamten Unternehmen.
Nutzen von Dokumenten-Management-Outsourcing
Neben den Kosteneinsparungen ergeben sich durch Outsourcing etliche Vorteile: Das Unternehmen kann sich verstärkt auf sein Kerngeschäft konzentrieren und verfügt über freie Kapazitäten für andere Zwecke. Zudem gewinnt es Ressourcen, die ohne Outsourcing gar nicht verfügbar wären, beispielsweise den Zugriff auf aktuelle Spitzentechnologie. Man sieht: Gute Gründe, um über Outsourcing nachzudenken, gibt es genug. Ausschlaggebend ist allerdings, dass das Unternehmen im Vorfeld die eigenen Erwartungen und Ziele für Outsourcing definiert, dann sorgfältige Vergleiche anstellt und sich letztlich für einen Partner entscheidet, der langfristig zu ihm passt. Von ausschließlich finanziell motivierten Schnellschüssen dagegen ist abzuraten: Diese führen allzu häufig nicht zu den gewünschten Ergebnissen!
Fachautor: Frank Koths
