Immer häufiger steigen Unternehmen von Briefen auf e-Mails um. Selbst wichtige oder vertrauliche Dokumente werden als Attachment per e-Mail versendet. Mehr Post per e-Mail bedeutet, dass die Server- und Mail-Datenbanken ständig voller und größer werden. Aus diesem Grund ist eine technische Basis für die Verwaltung und Archivierung von elektronischer Post gefragt – ein e-Mail-Archivierungssystem muss her. Sinnvoll ist ein e-Mail-Archivierungssystem überall dort, wo diese Postart zu den Haupt-Kommunikationsmitteln zählt. Die eingehenden Nachrichten verursachen rasch eine kritische Speichergröße, welche die lokale Mailbox überfordert. Spätestens wenn das Postfach meldet, dass die maximale Größe überschritten wurde, muss gelöscht oder verschoben werden. Ein einheitliches Ablagesystem mit einem zentralen Speicherplatz entlastet das e-Mail-System entscheidend und verhindert gleichzeitig, dass wichtige Informationen gelöscht oder aufgrund individuell gewählter Ablagen nur einzelnen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Die Regeln der GDPdU

Wer beispielsweise Auftragsbestätigungen oder Bestellungen per e-Mail verschickt, muss diese nach den Grundsätzen der Prüfung digitaler Unterlagen – kurz GDPdU – vorhalten. Zwar schreibt der Gesetzgeber nicht vor, dass ein elektronisches Archivierungssystem dafür zwingend notwendig ist, aber mit einem derartigen System, das zentral alle relevanten e-Mail-Nachrichten ablegt, ist es deutlich einfacher, den GDPdU-Regeln zu genügen. Ein zentrales Ablagesystem verkürzt die Suchzeit nach den entsprechenden Unterlagen enorm – mit entsprechendem Einfluss auf die Produktivität des betroffenen Sachbearbeiters, beispielsweise in der Buchhaltung.

Wer rechtlich relevante Dokumente wie schriftliche Vereinbarungen, Verträge oder auch Protokolle, die per e-Mail versandt wurden, separat zentral speichert und archiviert, ist auf der sicheren Seite. In einem Archiv und einem Dokumenten-Managementsystem bleiben auch die Zugriffsrechte und Rollenvorgaben gewahrt. So kann man mit wenigen Mausklicks zielsicher auf jede Korrespondenz zugreifen. In einem anstehenden oder bereits laufenden Rechtsstreit kann dieser Schriftverkehr von entscheidender Bedeutung sein, wenn dadurch eine konsistente und nachvollziehbare Beweisführung ermöglicht wird. Dies ist nur ein Beispiel, das verdeutlicht, wie sich ein solches System für Unternehmen bezahlt machen kann. In vielen neuen gesetzlichen Richtlinien und Regelungen wird gerade diese Transparenz und Nachvollziehbarkeit bzw. Rückverfolgbarkeit direkt gefordert.

Grundvoraussetzung einfaches Handling

Wie bei allen IT-Anwendungen ist die Nutzerakzeptanz eines e-Mail-Archivierungssystems für die erfolgreiche Einführung entscheidend. Ohne Archivierungssystem müssen e-Mails einzeln durch einen separaten Speichervorgang umständlich und kompliziert in ein Ablagesystem gestellt werden. Im Gegensatz dazu bieten viele Archivierungssysteme für e-Mails bereits einen automatischen Ablauf bzw. ein regelbasiertes System und korrespondieren als Server-basierte Lösung direkt mit Lotus Notes oder Microsoft Exchange. Die Art und Weise bzw. die Regeln des Archivierens können individuell je nach Anforderungsprofil oder unternehmensweitem Ansatz festgelegt werden. e-Mails können so automatisch – einzeln oder mit Anhang – ab einer bestimmten Größe oder zu einem bestimmten Zeitpunkt archiviert werden. Eine häufig gewählte Archivierungsmöglichkeit ist die Zwei-Wochen-Frist. Bei ihr werden die e-Mails alle zwei Wochen automatisch archiviert. Mit dieser Variante umgeht man die unvermeidbare Problematik von privaten e-Mails, die dann innerhalb dieses Zeitraums aus dem System bereinigt sein müssen. Derartige offene Vereinbarungen haben sich auch positiv auf die Systemakzeptanz ausgewirkt. Für diese periodische Archivierung werden die angelegten Protokolldokumente ausgewertet. Bei der Archivierung der e-Mails haben die Datenbanken mit dem ältesten Archivierungslauf die höchste Priorität. Bis zu dem eingestellten Archivierungszeitpunkt verbergen sich hinter den Nachrichten in der Mailbox die tatsächlichen e-Mails. Anschließend verbleibt nur noch der e-Mail-Header als Referenz mit einem entsprechenden Symbol, welches darauf verweist, dass sich der Inhalt der Nachricht im Archiv befindet. Außerdem werden die Inhalte in ein TIFF-Format konvertiert. Dies dient der Unveränderbarkeit und garantiert somit ein gewisses Maß an Rechtssicherheit. Die Revisionssicherheit kann zusätzlich über die Wahl der Speichermedien gesichert werden.

Die verbleibenden e-Mail-Verweise nehmen auf dem lokalen Speicher nur noch einen minimalen Bruchteil des Speicherplatzes in Anspruch. Mit einem einfachen Klick auf die Referenz kann der Nutzer die e-Mail für seinen Gebrauch wieder aus dem Archiv zurückholen. Wird sie danach längere Zeit nicht aufgerufen, wandert sie automatisch ins Archiv zurück – nur so kann sichergestellt werden, dass erneut aufgerufene e-Mails das Postfach nicht blockieren und für den vordefinierten, allgemeinen Zugriff auf dem zentralen Speicher parat bleiben. Die Suche im eigentlichen Archiv läuft über Suchmechanismen, die Datum, Betreff, Schlagwort oder ein Stichwort aus dem Volltext als Kriterium vergleichen. Auch hier holt man mit einem Klick auf die Trefferliste die e-Mail vorübergehend in das lokale Postfach zurück, bis sie später wieder automatisch im Archiv verschwindet.

Auf was es ankommt

Noch setzt sich das Bewusstsein in Unternehmen erst langsam durch, dass die zunehmende e-Mail-Flut kanalisiert werden muss, um teure Speicherressourcen zu entlasten und Informationsverlusten vorzubeugen. Vor der Installation eines e-Mail-Archivierungssystems sollte ganz genau bedacht werden, welche Art von System den Anforderungen entspricht und wie hoch das e-Mail-Volumen ist. e-Mail-Archivierungssysteme sind viel versprechend, aber oft nur auf eine kurzfristige Problemlösung und rein auf das Einsparen von Speicherplatz angelegt, ohne dass hinter diesen Lösungen eine detaillierte Ablagestruktur in Form eines Dokumenten-Managementsystems vorhanden ist. Sinnvoll sind aber langfristig ausgerichtete Lösungsansätze. Dabei werden alle Dokumente jeglicher Formate einheitlich abgelegt, damit auch in Zukunft (falls das Unternehmen beispielsweise auf ein anderes Betriebssystem setzt, Mitarbeiter ausscheiden oder Abteilungen umstrukturiert werden) problemlos auf alle Dokumente zugegriffen werden kann. Hier trennt sich unter den e-Mail-Archivierungssystemen die Spreu vom Weizen: Nur wenige Ausnahmen können eine integrierte Basis liefern, die Unternehmen mit heterogenen Systemen mit einem unternehmensweiten, durchgängigen Dokumenten-Managementsystem und Archiv unterstützen. So wird ein Investitionsschutz gewährleistet. Außerdem bieten diese Systeme schnelle Suchfunktionen, unternehmensweiten Zugriff auf Informationen zum Wissensaustausch und eine automatische Verwaltung von wichtigen Dokumenten. Dies geschieht über das e-Mail-System hinaus.

Vorteile der e-Mail-Archivierung

• Gesetzeskonforme Langzeitarchivierung

• Automatischer Ablauf der e-Mail-Archivierung mit Attachments
• Redundanzprüfung bzgl. der Attachments bei der Archivierung
• Flexible Archivierungsparameter
• Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit
• Sicherheit durch automatische Konvertierung von Dateianhängen
• Vielfältige Recherchemöglichkeiten durch Speichern von Metainformationen
• Wiederherstellung der Originalnachrichten

Fachautor: Martin Wanka