Schnelligkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit – das sind die Faktoren, auf die es im Lotterie-Geschäft ganz besonders ankommt. Die Ziehungen in der Süddeutschen wie in der Nordwestdeutschen Klassenlotterie (SKL bzw. NKL) erfolgen täglich, da kommt es im Dialog mit dem Kunden besonders darauf an, dass alle wichtigen Informationen aktuell und auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Gefordert ist dabei besonders das Dokumenten-Management; die Staatliche Lotterie-Einnahme Günther setzt hier auf InfoStore for iSeries von Comprendium. Besonders vor Start jeder neuen Lotterie herrscht Hochkonjunktur. Das ist die Phase, in der die großen Mailing- und Marketing-Aktionen laufen und die Zahl der Losbestellungen per Brief, Fax, e-Mail und via Internet drastisch zunimmt. „Als staatliche Lotterie-Einnahme sind wir an zahlreiche Regeln gebunden. Damit können wir weder bei den Preisen noch bei den sonstigen Konditionen irgendwelche Wettbewerbsvorteile erringen, denn die sind durchweg festgeschrieben. Deswegen konzentriert sich bei uns alles auf die Kundenkommunikation. Nur wenn wir den Kunden umgehend und vor allem gut bedienen, können wir uns vom Wettbewerb absetzen“, erklärt Bernhard Steber, stellvertretender EDV-Leiter bei Lotterie Günther. Deswegen muss auch die Verarbeitung der rund 1 Million Dokumente pro Jahr wie am Schnürchen klappen.

Vorreiter in der Archivierung

Die zentrale Rolle der Dokumentenbearbeitung in den Geschäftsprozessen war auch der Grund dafür, dass sich Günther bereits Anfang der 90er-Jahre intensiv mit dem Thema „elektronische Archivierung“ auseinandergesetzt hatte und zu den ersten Anwendern entsprechender Lösungen gehörte. Dieses klassische Archiv wurde im Lauf der Jahre immer weiter ausgebaut. Doch nachdem die Zahl der elektronisch übermittelten Dokumente immer mehr zunahm, ging man Anfang 2003 an die Auswahl eines neuen Systems. „Uns kam es vor allem darauf an, dass wir künftig eine Plattform für die Verarbeitung von Dokumenten aller Art haben, egal ob es sich um Papier- oder elektronisch erzeugte Dokumente handelt. Wichtig war aber auch, dass sich die Lösung nahtlos in unsere Arbeitsabläufe integrieren lässt“, so Bernhard Steber. Deswegen wurde eine mögliche PC-basierte Lösung schnell ausgeschlossen. „Allein die Übernahme der rund 20 Millionen Altdokumente hätte mit einer anderen Lösung Monate gedauert. Mit InfoStore konnten wir diesen Bestand in nur zwei Wochen umstellen und nur eine Woche später produktiv gehen – inklusive der Integration der SoftM-Buchhaltung und des P&I-Lohns“, so Bernhard Steber. „Die Einführung verlief absolut zügig und reibungslos. Und das System funktionierte auf Anhieb so, wie es sollte.“

Sensible Daten unter Kontrolle

Auch in Punkto Sicherheit und Zuverlässigkeit konnte die Lösung alle Anforderungen erfüllen. Und die waren sehr hochgesteckt, denn die Lotterie-Einnahme ist ein extrem sensibles Geschäft, das deswegen einer sehr gründlichen Kontrolle unterliegt. „Wir müssen haarklein nachweisen können, was mit welchem Kunden wie gelaufen ist. Denn als Lotterie-Einnehmer sind wir nur ein Treuhänder der Gelder, die für die Lose eingezahlt bzw. als Gewinne auch wieder ausgeschüttet werden. Und da ist die Nachvollziehbarkeit jedes Arbeitschrittes das oberste Gebot“, so Bernhard Steber. Gleichzeitig sind auch die Anforderungen an den Datenschutz sehr hoch. „Wir müssen sicherstellen, dass jeder Sachbearbeiter wirklich nur das sieht, was er sehen darf. Gleichzeitig dürfen aber auch keine Daten verloren gehen.“ Deswegen wird das gesamte Archiv regelmäßig über einen optischen Backup dupliziert.

In nur wenigen Wochen ist die DMS-Lösung von Comprendium so zu einem zentralen Werkzeug bei Günther geworden, nicht nur was die Verarbeitung des gesamten Posteingangs und die Kommunikation mit dem Kunden angeht, sondern auch die Verarbeitung im Rechnungswesen oder in der Personalbuchhaltung. In einem weiteren Schritt wird nun auch der gesamte Postausgang in die elektronische Archivierung einbezogen. „Bislang müssen unsere Mitarbeiter hier die nötigen Informationen noch aus unterschiedlichen Quellen abrufen. Künftig machen wir dies zentral über InfoStore“, so Bernhard Steber. „Damit haben wir unser Ziel, alle möglichen Dokumenten-Arten mit nur einem Werkzeug zu verwalten, innerhalb kürzester Zeit erreicht.“

Autor: Uwe Pagel, Fachjournalist (www.press-n-relations.de)

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