GROUP Business Software (GBS) hat seine E‑Mail-Management-Lösung iQ.Suite aktualisiert. Version 19.1 für IBM Notes/Domino und 15.1 für Microsoft Exchange/SMTP sowie Office 365 bieten zahlreiche Neuerungen im Bereich E‑Mail-Sicherheit und erlauben erstmals die nahtlose Integration von E‑Mail-Inhalten in Geschäftsprozesse.

Die neue Lösung iQ.Suite Connect2Workflow nimmt sich einer Herausforderung vieler Unternehmen an: der Nutzung von E‑Mail-Inhalten in Geschäftsprozessen. Oftmals gehen wichtige Informationen in einzelnen Mitarbeiter-Mailboxen verloren oder stehen den dazugehörigen Prozessen nicht zur Verfügung. „Dank iQ.Suite Connect2Workflow können Unternehmen jetzt E‑Mail-Inhalte mit ihren Geschäftsprozessen integrieren. Dazu werden relevante Informationen aus E‑Mails extrahiert und an unsere Workflow-Management-Lösung GBS AppDesigner übergeben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich beispielsweise um eine Kundennummer im E‑Mail-Text oder eine Artikelbezeichnung in einem angehängten PDF handelt“, erklärt Andreas Richter, EVP Marketing & Product Management bei GBS.

Connect2Workflow offenbart insbesondere bei geschäfts- und zeitkritischen Prozessen seine Stärken. Ein Beispiel dafür ist das Reklamationsmanagement: Damit E‑Mails nicht unbearbeitet im Posteingang eines Mitarbeiters liegen bleiben oder wichtige Informationen verloren gehen, werden Reklamationen mit der iQ.Suite automatisch erkannt. Möglich machen dies intelligente Erkennungstechnologien, die Bestellnummern, Maschinendaten oder auch Kundendaten im E‑Mail-Text und in Mail-Anhängen identifizieren. Die so erkannten Inhalte werden im nächsten Schritt extrahiert und mittels Connect2Workflow an den eigentlichen Geschäftsprozess im GBS AppDesigner übergeben. Hier kann ein Mitarbeiter nun anhand der gewonnenen Informationen über den weiteren Verlauf der Reklamation entscheiden. Parallel erfolgt eine Benachrichtigung an den Absender betreffend den Fortschritt der Bearbeitung.

Eine weitere wichtige Neuerung betrifft iQ.Suite Trailer. Auf Wunsch vieler Kunden ist es jetzt möglich, den E‑Mail-Trailer im Benutzerpostfach anzuzeigen. So können Anwender die gesamte E‑Mail inklusive hinzugefügter Informationen wie Signatur, Kontaktdaten oder Marketing-Hinweisen im Mail Client einsehen. Auch die Bearbeitung des Trailers im iQ.Suite WebClient wurde verbessert. Hier greift ein durchdachtes Rechte- und Rollenkonzept: Während der IT-Administrator den allgemeinen und unveränderbaren Trailer mit allen wichtigen rechtlichen Hinweisen erstellt, kann die Vertriebsabteilung beispielsweise zusätzlich eine Sales-Aktion anfügen oder die Marketing-Abteilung einen Veranstaltungshinweis. Eine Trailer-Vorschau erlaubt nun zudem unter Microsoft Exchange die Voransicht von E‑Mail-Signaturen im WebClient.

Für zusätzliche Sicherheit im E‑Mail-Versand sorgt eine neue Funktion in iQ.Suite Watchdog: Die Anti-Malware-Lösung blockiert jetzt auch unerwünschte Dateien in PDFs. „Phishing- und Trojaner-Attacken erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Eine oft unterschätzte Schwachstelle sind PDF-Dateien. Hier können Angreifer Schadcode oder verseuchte Dateien, beispielsweise über die Kommentarfunktion, in PDF-Dokumente einbetten. iQ.Suite Watchdog findet solche unerwünschten Dateien mittels Fingerprint-Technologie und blockiert deren Zustellung“, so Richter. Neu ist auch der inkrementelle Datenbank-Scan auf Viren für Microsoft Exchange. Aufgrund der Zunahme von Malware in E‑Mails wächst die Bedeutung eines regelmäßigen Postfach-Scans. Der neue Algorithmus sorgt zukünftig für eine deutlich schnellere Verarbeitung und scannt nur neue E‑Mails oder bestimmte Postfächer.

iQ.Suite PDFCrypt wurde schließlich um eine vereinfachte Passwortvergabe durch den Benutzer selbsterweitert. Um E‑Mails und Anhänge vertraulich und dennoch ohne großen Aufwand versenden zu können, bettet PDFCrypt diese automatisch in eine PDF-Datei ein und verschlüsselt sie. Die Passwörter für die Entschlüsselung wurden dabei bislang automatisch erstellt und dem Empfänger separat zugestellt. Diese Option besteht zwar weiterhin, doch hat der Absender nun zusätzlich die Möglichkeit, die PDF-Passwörter für bestimmte Empfänger selbst im iQ.Suite WebClient zu vergeben. Für Kunden, die auf eine hohe Verschlüsselungsstärke besonderen Wert legen, besteht ab sofort die Möglichkeit, AES-256 Bit zu nutzen.

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