Die Konjunktur erholt sich. Unternehmen wachsen und haben wieder mehr Erfolg mit Produkten und Services. Neue Entwicklungen müssen nicht nur den Kunden nahe gebracht werden, auch für Mitarbeiter zählt eine konstante Weiterbildung zum Pflichtprogramm – oftmals am Firmensitz selbst. Damit nicht zwei Seminargruppen unversehens den gleichen Raum belegen, sorgt eine Konferenzmanagement-Software für den nötigen Überblick. Tagen, lernen und essen, dafür sorgt das integrierte Reservierungs- und Informationssystem unter Lotus Notes, das die Heilbronner Bechtle AG jetzt entwickelt hat und selbst einsetzt. Mit 3.100 Mitarbeitern zählt Bechtle heute zu den größten unabhängigen IT-Dienstleistern; das Unternehmen hält am neuen Firmensitz in Neckarsulm zahlreiche Veranstaltungen ab. Über 70 Besprechungs- und Konferenzräume gilt es zu verwalten. Das Problem: „Es fehlte eine einheitliche Schnittstelle für alle Prozesse. Doppelbelegungen von Räumen sollten vermieden werden“, erinnert sich Wolfgang Straub, Geschäftsbereichsleiter Groupware bei Bechtle. Alle an den Vorgängen beteiligten Mitarbeiter sollten stets erkennen können, wie der Stand der Planung ist. Catering, Raumverwaltung und Seminare sollten integriert sein. Man entschloss sich, eine eigene Lösung zu entwickeln, da es so ein System am Markt nicht gab. „Die Lösung ist geeignet ab einer Menge von 5-8 Räumen“, so Straub. Mittlerweile wird sie auch an Kunden vermarktet.

Die Abbildung der Prozesse wurde dabei möglichst intuitiv und praxisnah gestaltet: Große Räume etwa, die durch Trennwände geteilt werden können, sind als Raumverbände angelegt und entweder teilweise oder komplett buchbar. Räume lassen sich auch einer Abteilung oder einem Bereich zuordnen, um spezielle Zugriffsrechte vergeben zu können. Neben dem Buchen eines Raumes ist es auch möglich, diesen bis zu einem frei wählbaren Datum zu blocken. Der Server versendet kurz vor Ablauf dieses Datums eine Aufforderung, diesen Raum zu buchen, andernfalls wird die Reservierung aufgehoben und er steht erneut zur Verfügung.


Catering Auftrag als Bestandteil des Workflow

Für das Management der Seminaristen sorgt ein eigenes Modul. Es generiert aus der Reservierung die Teilnehmerdaten. Bestätigungs- und Informations-Mails werden ebenfalls daraus versendet und Hotelreservierungen verwaltet. Der zentrale Empfang wiederum nutzt dieses Modul, indem er damit die Besucherausweise druckt.

Zu einer Raumreservierung gehören freilich noch weitere Dienstleistungen wie das Catering. Diese Aufträge werden ebenfalls in einem eigenen Modul angelegt. Ob direkte Bewirtung des Raums geordert oder ein Essen in der Kantine bestellt wird – auf dem Besucherausweis sorgt ein Barcode dafür, dass die Kosten auf der richtigen Stelle verbucht werden. „Wenn externe Teilnehmer bei uns an Veranstaltungen teilnehmen, können so die Kantinenkosten direkt mit deren Beiträgen verrechnet werden“, so Straub.

Ein zentrales Veranstaltungsmodul dient zum Vorbereiten von Schulungen, Road-Shows und ähnlichem. Darin können Referenten, Zielgruppen, Voraussetzungen und Methoden einer Konferenz festgelegt werden. Es verwaltet auch die abschließenden Zertifikate ebenso wie die Teilnahmebestätigungen. Diese lassen sich dann ebenso wie die Besucherausweise mit dem Empfangsmodul drucken.


Reservierungs- bzw. Buchungsbestätigung

Wichtig für den Workflow: Alle an der Planung Beteiligten sind aufgrund der Notes-Funktionalität bei jedem Vorgang stets aktuell im Bilde. Um angesichts mehrerer Teilsysteme nicht die Übersicht zu verlieren, lassen sich in ein Dokument die zugehörigen Informationen aus anderen Modulen einblenden. So wird das Arbeiten leichter. Wer plant, kann modulübergreifend arbeiten, ohne weitere Dokumente suchen zu müssen. Auch lassen sich so Dokumente neu anlegen, ohne die jeweilige Datenbank eines Moduls zu öffnen. Praktisches Beispiel: Der Mitarbeiter am Empfang kann aus einem Teilnehmerdokument heraus die aktuelle Veranstaltung sowie die Raumreservierung sehen. Er kann Auskunft über das Mittagessen sowie über weitere Teilnehmer dieser Veranstaltung geben, ohne in anderen Modulansichten danach suchen zu müssen. Zusätzlich ermöglicht diese Verknüpfung einen Überblick über die vergangenen und zukünftigen Besuche dieses Teilnehmers.

Schließlich müssen die Informationen für einen Vorgang nie doppelt erfasst werden, da sie von Modul zu Modul vererbt und später synchronisiert werden. Je nach benötigter Konfiguration und dank des strukturierten Datenaufbaus können nicht benötigte Programmteile deaktiviert und weitere Module leicht angebunden werden. „Wir haben durch die Plattform das gesamte Raum- und Eventmanagement in unserem Unternehmen vereinfacht und haben damit wesentlich weniger Aufwand“ sagt Wolfgang Straub. Die ersten Testinstallationen bei Kunden laufen bereits.

Autor: Wolfgang Straub, Geschäftsbereichsleitung iSeries & Groupware

Bechtle GmbH & Co. KG IT Systemhaus

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