Europas größter Versandhändler für Büro-, Betriebs- und Lagereinrichtung, Kaiser + Kraft Europa, archiviert und verwaltet seit April Dokumente mit dem Archiv-System InfoStore for iSeries. Dabei schöpft Kaiser + Kraft die Vorteile eines integrierten Archiv-Systems voll aus und erhält so ein effektives Dokumentenmanagement. Die Kaiser + Kraft Europa GmbH, zu der die Gruppen Kaiser + Kraft, Gaerner, Gerdmans und Kwesto gehören, bedient 25 Gesellschaften in 19 europäischen Ländern mit Einrichtungsgegenständen für Lager, Betrieb, Umwelt, Transport und Büro. Um sich hier durch schnellen und zuverlässigen Kundenservice auszeichnen zu können und um dabei stets den Überblick zu bewahren, wurde bereits seit 1995 mit einer Archiv-Lösung gearbeitet. Als die Unternehmensführung vor über einem Jahr beschloss, ihre Systemlandschaft zu vereinheitlichen und eine zentrale Datenhaltung in der Hauptverwaltung in Stuttgart einzuführen, sah man sich auch nach einem geeigneten Ersatz für das Alt-Archiv um.

Eine flexible DMS-Lösung

Ein wichtiges Auswahlkriterium war die Möglichkeit, mit den bei Kaiser + Kraft eingesetzten IBM Network Clients (NCs) im Archiv-System recherchieren zu können. „Wir haben uns nach einem kurzen Auswahlverfahren für InfoStore for iSeries der Solitas Informatik AG entschieden, denn nur sehr wenige der angebotenen Archiv-Systeme können überhaupt NCs integrieren“, erzählt Barbara Wertenauer, Teamleiterin EDV bei Kaiser + Kraft Europa. Die EDV-Landschaften in den 25 europäischen Gesellschaften sind recht heterogen: Neben den überwiegend eingesetzten NCs sind auch PCs im Einsatz; es müssen unterschiedliche Dokumententypen abgelegt werden können. Die Dokumente und Belege aus ihren ursprünglichen Anwendungen ablegen und wieder recherchieren zu können, ist eine Stärke der flexiblen Archiv-Lösung. Dazu überzeugte InfoStore als native IBM iSeries-Lösung durch seine völlige Integrationsfähigkeit in das auf der iSeries basierende EDV-Umfeld bei Kaiser + Kraft.

Einfache Übernahme des Alt-Archivs

Die Archiv-Lösung wurde durch die beiden Solitas-Partner – command ag, Ettlingen und EDV-Beratung Hartmann GmbH – in die System-Landschaft von Kaiser + Kraft integriert. Bereits 1989 hat das Ettlinger Software-Haus das Rechnungswesen-Modul seiner ERP-Lösung Frida bei Kaiser + Kraft eingeführt und auch bei der Zusammenführung der europäischen Gesellschaften auf den zentralen Rechner mitgewirkt.

Als erster Standort wurde die Schweizer Gesellschaft von Kaiser + Kraft in Cham an das Archiv-System angebunden. Ein wesentlicher Vorteil war dabei, dass die Finanzbuchhaltung von Frida im Standard bereits eine Schnittstelle zu InfoStore aufweist. Die Gesellschaften, die mit Anlagen-, Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung von command arbeiten, sind daher bereits seit Beginn des Jahres 2002 auf dem Hauptrechner zusammengeführt. Kaiser + Kraft nutzt auch die Möglichkeit, den elektronischen Zahlungseingang direkt über Frida zu archivieren: Jede Bankbuchung wird vom System dem entsprechenden Posten zugeordnet und der elektronische Kontoauszug der Bank wird automatisch im Archiv abgelegt.

Dokumentenmanagement für die Warenwirtschaft

Die Einführungsphase des digitalen Archivs konzentrierte sich noch auf einen zweiten zentralen Bereich: die Integration des von Kaiser + Kraft eigenentwickelten Warenwirtschaftssystems. Reinhardt Hartmann, Geschäftsführer der EDV-Beratung Hartmann, der sich um diesen Anschluss kümmerte, sagt dazu Folgendes: „Um den Mitarbeitern im Vertrieb ein besonders schnelles Aufrufen der archivierten Belege zu ermöglichen, haben wir ein Programm in die Archiv-Lösung eingefügt, das quasi per Knopfdruck die entsprechenden Archiv-Dokumente zu einem bestimmten Auftrag zuordnet und anzeigt.“

Die Ausgangsrechnungen werden als Spoolfiles (Druckausgabedateien) direkt aus dem System archiviert. Aus der Warenwirtschaft fallen zusätzlich Papierbelege an, die eingescannt werden müssen, wie der Schriftverkehr: z.B. die Angebote, Aufträge und Lieferantenrechnungen. Hiefür wurde eine optimierte Scanner-Anbindung an das Archiv-System realisiert. Das Einscannen wird dabei weitestgehend über Barcodes gesteuert. „Die Information aus dem Barcode, d.h. die Auftragsnummer, wird mit der iSeries-Datenbank verglichen und automatisch um weitere Informationen aus dem jeweiligen Datensatz ergänzt“, schildert Reinhardt Hartmann das automatische Indexierungsverfahren. Für die Belege, die nicht mit Barcodes versehen werden können, besteht die Möglichkeit, diese manuell einzuscannen. Dabei sollten möglichst wenige Angaben von Hand eingegeben werden müssen: Nun reicht das Eintippen der Kundennummer und die restlichen Indexdaten werden aus der Datenbank der iSeries ergänzt.

DMS mit Blick in die Zukunft

Noch ist die Integration von InfoStore bei dem Versandhändler nicht vollständig abgeschlossen. Bislang können nur die Gesellschaften in Deutschland und der Schweiz aus ihren Warenwirtschaftssystemen archivieren. Das Ausrollen der Archiv-Anwendung in die übrigen Gesellschaften soll innerhalb der nächsten zwei Jahre erfolgen.

„Uns war neben der Gewährleistung des schnellen Zugriffs auf alle abgelegten Dokumente und der Integrationsfähigkeit verschiedenster Arbeitstationen wichtig, dass InfoStore die Möglichkeit bietet, auch künftigen Anforderungen Stand zu halten – wie etwa der Zugriff auf Archiv-Daten über Internet“, nennt Barbara Wertenauer eine der künftigen Aufgaben für InfoStore bei Kaiser + Kraft Europa.

Solitas Informatik GmbH

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