Die Storm GmbH wurde 1981 gegründet. Als Zulieferer für den allgemeinen Maschinenbau bietet es Lohnfertigungsleistungen von der Einzelteil- bis zur Großserienanfertigung für die Bereiche Drehen, Fräsen, Sägen, Bohren, u. v. m. an. Bei der schnellen und unkomplizierten Kommunikation per E‑Mail setzt Storm auf Lotus Notes.

Täglich wächst die Menge der elektronischen Post. Die Bearbeitung, Ablage und Suche muss organisiert und gesichert sein. Bei Storm wird seit Jahren auf Lotus Notes gesetzt. Um eine optimale Einbindung zu gewährleisten, wurde systematisch die Vielzahl der Lösungsanbieter gesichtet. Es sollte eine Archivierung sein, die von den Anbietern selbst entwickelt und nicht hinzu gekauft wurde. Somit sollte vermieden werden, dass eine Fremdkomponente zum Einsatz kommt, die mit verschiedenen Schnittstellen arbeitet. Eine direkte Übernahme der Mails ins Archiv musste sein und kein Zwischenschritt „Drucken in Archiv als pdf“.

Direkt aus Notes archivieren

Die Lösung conats Archive entsprach den Anforderungen der Anwender. Direkt aus dem Notes Client kann nach archivierten Nachrichten gesucht und diese aufgerufen werden. Die Archivierung wird, nach vorher festgelegten Strukturen, automatisch vom System übernommen. Aufgrund dessen, dass conats Archive eine auf Lotus Notes basierte Applikation ist, wird die vollständige Nutzbarkeit des Domino/Notes Rechtesystems gesichert. Somit wurde auch bewusst auf Konnektoren zu anderen Datenbanksystemen verzichtet. Sämtliche archivierte Daten werden unveränderbar und somit revisionssicher in Lotus Notes Datenbanken gehalten. Die Lesbarkeit der Daten wird durch Lotus Notes garantiert (bis zum heutigen Tag sind noch Mails von vor 15 Jahren lesbar!).

Das Regelwerk für die Archivierung bei Storm wurde in einem Gespräch mit den Mitarbeitern erläutert. Gesendete/empfangene Mails werden an das Mailjournal in die ARCInbox Mail übergeben. Der User bekommt eine Kopie in seine Maildatenbank zugestellt. Jetzt greift das selbst erstellte Regelwerk. In der ersten Stufe werden die Mails in den persönlichen Maildatenbanken gehalten. Im zweiten Schritt werden die Attachements archiviert und in der Mail ein Link auf das Attachement erstellt. Mit der dritten Stufe werden die Mails aus den Maildatenbanken archiviert und bei den Usern verbleiben Links auf die Mails. In der letzten Stufe werden die Mails aus den Maildatenbanken gelöscht. Die beschriebenen Stufen laufen über einen Zeitraum von sechs Monaten (Dateianhänge) bis zu zwei Jahren (Stufe 4) ab.

Mit der Installation wurden direkt die aktuellen Nachrichten nach den Regeln der Archivierung behandelt. Bereits vorhandene Nachrichten wurden aus den vorhandenen Ordnern, der persönlichen Maildatenbanken, parallel ins conats Archive übernommen. Der conats Archive Importer definiert per ARCC Regelwerk das „Befüllen“ der Datenbanken. Die Domino Datenbank ermöglicht es, dass gewisse zeitliche oder mengenmäßige Beschränkungen vorgenommen werden können. So kann ein bestehendes Archiv nach Jahren befüllt und geschlossen werden.

Mit conats Archive hat der Anwender die Möglichkeit, über die bekannte Notes Suche im Archiv nach Mails zu forschen oder die Suchmaske von conats zu verwenden. Diese Suchmaske wird auch aus dem Notes Client gestartet. Dies war ein weiterer Punkt auf den die Storm GmbH viel Wert gelegt hat. Schneller und einfacher Umgang für den Nutzer.

conats GmbH, Landstuhl
www.conats.com