Die Berliner Stadtreinigung (BSR) ist nicht nur für die Berliner ein moderner Dienstleister, sondern auch für ihre eigenen Beschäftigten. Sie setzt im Personalbereich die innovative Dokumententechnologie Escriba ein, um sowohl individuelle Dokumente als auch Serienbriefe inklusive der notwendigen Anlagen vollautomatisiert aus SAP heraus zu erstellen.

Wenn sie für die Erstellung eines Standardschreibens nur noch fünf statt 30 Minuten benötigen, bleibt den Human Resource (HR) -Verantwortlichen der BSR mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben. Die Softwarelösung Escriba der E & E information consultants erleichtert den Personalsachbearbeitern seit diesem Jahr die Betreuung von 5.500 Mitarbeitern, die für Abfall­entsorgung, Straßenreinigung und Winterdienst in der Hauptstadt verantwortlich sind. Sie erstellt aus Texten, Grafiken und Daten nach klar definierten Regeln automatisch hochwertige Dokumente. 24 Personalsachbearbeiterinnen und -bearbeiter erzeugen heute mit Escriba monatlich mehrere hundert Dokumente auf Basis von 80 unterschiedlichen Vorlagen. Dazu zählen neben einfachen Standarddokumenten, wie Anschreiben zum Mutterschutz oder zu Arbeitsunfähigkeit, auch komplexe Individualdokumente, etwa

Arbeitsverträge, aber künftig auch Zeugnisse. In Kürze unterstützt Escriba zudem den Schriftwechsel mit Bewerbern und wird so die Effizienz der Personalabteilung noch weiter erhöhen.

Mehr als 5.000 BSR-Mitarbeiter werden von der Personalabteilung betreut.

Ziel der Escriba-Einführung war es, einheitliche Dokumente zu schaffen und alle personalwirtschaftlichen Prozesse von der Dateneingabe bis zur Dokumentenerstellung durchgängig ohne Medienbrüche im SAP-System abzubilden. Für die Personalsachbearbeiter verbesserten sich seither die Arbeitsabläufe, denn nun

erübrigt sich die Übertragung von Personendaten aus SAP in das jeweilige Dokument – diese Stammdaten werden durch die Dokumententechnologie automatisch übernommen. Auch die Verwaltung und Pflege der Dokumentenvorlagen, die immer inhaltlich und rechtlich auf dem aktuellen Stand sein müssen, vereinfachte sich enorm. Und im Hinblick auf die Zukunft bringt die Dokumententechnologie ebenfalls Vorteile: Die zu den jeweiligen Mitarbeitern erstellten Dokumente werden automatisch im Archivsystem der BSR hinterlegt und können nach der geplanten Einführung einer elektronischen Personalakte einfach überführt werden.

Das Escriba-Projekt startete im April 2008 mit einer Teststellung – der Installation von Escriba in der Entwicklungsumgebung des SAP HR 4.7 Systems (heute HCM ECC 6.00) der BSR. Hierbei wurden sowohl die Funktionalitäten als auch die Anwenderfreundlichkeit der Software getestet. Die datenbankbasierte Client/Server-Anwendung, die in Form einer verteilten, mehrschichtigen Architektur realisiert ist, überzeugte die BSR, so dass im Juni 2008 die endgültige Entscheidung für die Technologieplattform fiel. Für die Vorlagenverwaltung sind keine Programmierkenntnisse in Visual Basic oder ABAP erforderlich. Alle Komponenten für die reibungslose Funktionsweise der Dokumententechnologie sind in Escriba integriert, so dass keine weiteren Installations- oder Lizenzkosten anfallen.

„Escriba hat den ‚besonderen Charme‘, dass es in keiner Abhängigkeit zu Betriebssystem‑, Office- und SAP-Versionen steht“, erklärt Mike Boy, Betreuer des SAP-HR-Systems bei der BSR. „Andere Anbieter verlangten z. B. den Einsatz von Windows XP und von bestimmten Office-Versionen.“ Die E & E ist auf dem Markt der Dokumentenerzeugung seit Jahren etabliert. „An den namhaften Referenzkunden wie Audi oder Randstad sieht man, wie groß die Expertise der E & E ist“, so Kerstin Ensrud, Projektverantwortliche in der Geschäftseinheit Personalservicebereiche.

Nach zehnmonatigem Einsatz sind IT-Verantwortlichen als auch Personalsachbearbeiter sehr zufrieden.

E & E Information Consultants AG, Berlin
www.ee-consultants.de