Heute beansprucht nahezu jedes ERP-System für sich, die Prozesse der Anwender zu unterstützen. Für jede Tätigkeit lässt sich dabei eine Arbeitsmaske nutzen und die Prozessverarbeitung findet sozusagen in den Köpfen der Mitarbeiter statt – unterstützt von E‑Mail, Telefon und interner Post.

Durch Software-Anpassungen, Parametrierungen und „harte“ Programmierung lassen sich Unternehmensprozesse besser unterstützen. ­Dabei können auch Kennzahlen in Business-Intelligence-Komponenten übertragen werden, um Prozess-Stati und Durchlaufzeiten auszuwerten. Müssen die Abläufe jedoch verändert werden, führen die manuellen Anpassungen zu erneuten Customizing-Aufwänden.

Diese kostenintensive Vorgehensweise hat zur Folge, dass oft nur die absoluten Kernprozesse IT-gestützt umgesetzt werden. Zudem stellen systemübergreifende Abläufe, die über den ERP-Kernbereich hinausgehen, eine Herausforderung dar. SAP bietet die Möglichkeit, durch den Einsatz spezialisierter BPM-Systeme, Prozesse kostengünstig umzusetzen. Bestandteile solcher spezialisierten BPM-Systeme sind zum einen die flexible Prozessgestaltung und -ausführung inklusive Statusüberwachung, Eskalation, Monitoring, Stellvertreterregelung und Auswertungen. Zum anderen bieten sie die Möglichkeit der schnellen Integration in beliebige IT-Systeme. Die Lösung Xpert.ivy beispielsweise verfügt mithilfe des integrierten iBOLT OEM-Moduls sogar über die Zertifizierung durch SAP.

Die zentralen Herausforderungen an eine unabhängige Prozesssteuerung sind:

  • Abbildung von ­Geschäftsprozessen
  • Anbindung von ­IT-Landschaften
  • Flexible, günstige Prozessanpassung
  • Dokumentation aller Prozessvorfälle im ­Hinblick auf KVP und Haftung
  • Möglichkeit, eigene Bildschirmmasken zu verwenden und die Bildschirme von Bestandsapplikationen wie ERP, CRM etc.
  • Technische und organisatorische Unterstützung eines Releasekonzepts für Prozesslösungen
  • Keine Installation auf dem Client zur einfachen Integration von externen Prozessbeteiligten

Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen verdeutlicht die Herausforderung: Der Prozess der Rechnungsverarbeitung startet, wenn eine Rechnung gescannt und eventuell via Capturing Informationen ausgelesen werden. Bereits in diesem Schritt laufen die Prozesse in vielen Firmen unterschiedlich ab. In manchen wird zunächst kontiert, in anderen erst freigegeben und wiederum andere vergleichen Rechnungen erst mit Bestellungen und verbuchen diese direkt. Mehr und mehr kommen auch elektronische Rechnungen hinzu, die über verschiedene Plattformen angeliefert werden.

Ablauf einer Rechnungsverarbeitung mit Xpert.ivy

Einen solchen Prozess in einem ERP-System abzubilden, wäre genauso verfehlt wie der Ansatz, ihn in einer DMS/ECM-Lösung umzusetzen. Beide Systeme sind im Prozess involviert. Jedoch ist der Prozess viel komplexer als etwa eine Vorverbuchung in der betriebswirtschaftlichen Anwendung oder eine Dokumentenweiterleitung. Es handelt sich um einen ganzheitlichen, mehrstufigen Ablauf, der Nutzdaten aus verschiedenen Systemen (Bestellwesen, Finanzsystem, Organigramm, DMS) benötigt und diese Applikationen auch mit Daten versorgt. Das ist eine Aufgabe für eine systemunabhängige Prozesslösung, die flexibel ist und neue gesetzliche oder organisatorische Anforderungen umsetzt und auch beim Austausch einer Softwarelösung problemlos weiterläuft.

Soreco AG, Schwerzenbach (CH)
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