Bislang standen beim Dokumenten-Management „elektronische“ Dokumente in erster Linie in Form von Spool-Dateien im Mittelpunkt des Interesses. Der e-Mail- und Fax-Verkehr blieb in vielen Projekten ausgeklammert. Oftmals, weil es an entsprechenden Schnittstellen zwischen Archiv und e-Mail-System mangelte. Oftmals aber auch, weil die Notwendigkeit einer e-Mail-Archivierung nicht gegeben schien. Eine Fehleinschätzung, denn die Gefahren, denen sich Unternehmen aussetzen, weil sie über keine funktionierende e-Mail-Archivierung verfügen, sind vielfältig. Das grundsätzliche Problem beim Umgang mit e-Mails ist zunächst, dass diese Mails, wenn überhaupt, völlig individuell und wenig systematisch abgelegt werden. Damit ist die Kommunikation später kaum nachvollziehbar – vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter in den Kommunikationsprozess eingebunden sind. Viel gravierender ist darüber hinaus aber der Umstand, dass die Mitarbeiter den privaten und den geschäftlichen e-Mail-Verkehr nicht trennen. Denn damit ist der Konflikt mit dem Datenschutz vorprogrammiert, spätestens wenn das Finanzamt bei der ersten „elektronischen“ Steuerprüfung nach den Vorschriften der GDPdU auch Einblick in die steuerlichen relevanten e-Mails nehmen möchte. Denn auch das darf der Steuerprüfer künftig.

„Im Grunde genommen müssten Unternehmen heute ihren Mitarbeitern sofort verbieten, private e-Mails zu empfangen oder zu versenden“, so beschrieb Bernhard Lindgens vom deutschen Bundesamt für Finanzen im vergangenen Herbst auf einer Veranstaltung in Hamburg die Problematik des Konflikts zwischen den Bestimmungen des Datenschutzes und der GDPdU. Denn die verlangt, und das kann auf den Internet-Seiten des deutschen Finanzministeriums nachgelesen werden, eine Archivierung von steuerrelevanten e-Mails: „E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzubewahren.“ Sie müssen dabei „maschinell auswertbar vorgehalten werden“. Aus Sicht des Datenschutzes muss hier jedoch sichergestellt sein, dass der Zugriff tatsächlich nur auf steuerlich relevante e-Mails erfolgt und nicht auch die gleichzeitige Einsicht in private e-Mails zulässt. Ein Problem, das sich mit geeigneten Systemen lösen lässt, wie etwa mit den InfoStore Domino Solutions von Comprendium.

Eine wesentliche Anforderung an die Archivierung von e-Mails ist, dass sie sich nahtlos in bestehende elektronische Archive integrieren lässt. Denn längst sind die Kommunikationsprozesse nicht mehr an einzelne Medien gebunden. Anfragen per Brief folgen Angebote via Fax und Aufträge als e-Mail. Wer solche Prozesse revisionssicher dokumentieren muss (und daran kommt im Zeitalter der GDPdU kaum ein Unternehmen mehr vorbei), benötigt eine integrierte Lösung, die sämtliche Dokumente zuverlässig archiviert.

Das Unternehmen gewinnt durch eine funktionierende e-Mail-Archivierung aber nicht nur mehr Sicherheit. Auch ökonomisch macht ein solches System Sinn. Zum einen können nur mit Hilfe einer Lösung Informationen unabhängig vom Mitarbeiter verwaltet und wieder gefunden werden, auch wenn der entsprechende Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Zum anderen sorgen Lösungen wie die InfoStore Domino Solutions für eine deutliche Entlastung der Server und helfen so dabei, auch technische Ressourcen einzusparen.

Mit Hilfe der Lösung von Comprendium können sowohl einzelne Dokumente als auch Dateianhänge aufgrund vordefinierter Regeln archiviert werden. Bei Serienmails werden dabei die betreffenden Mails und die Dateianhänge jeweils nur noch einmal abgelegt, egal, wie viele Empfänger die Mail im Unternehmen hat. Der nötige Speicherplatz kann so um bis zu 90 Prozent reduziert werden. Das bestätigen die Erfahrungen, die Comprendium in zahlreichen Projekten gemacht hat. Unerwünschte Attachments – wie beispielsweise .wav-, .mp3- oder .exe-Dateien – werden automatisch erkannt und entfernt beziehungsweise in separaten Stores gespeichert. Für den Benutzer ändert sich mit den InfoStore Domino Solutions wenig: Er greift weiterhin aus seiner Notes-Umgebung auf die archivierten Dokumente zu, die Dateianhänge werden nach der Wiederherstellung im Originalformat angezeigt. Zusätzlich kann eine Volltextsuche auf bereits archivierte Mails vorgenommen werden – eine grundlegende Funktionalität, die oftmals bei der herkömmlichen Archivierung von Mail-Beständen verloren geht.

Autor: Uwe Pagel, Press’n’Relations GmbH

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