Bei der Bearbeitung von Warenrücksendungen unterstützt die Software Oxaion von command Händler und Distributoren noch besser: Zu deren Abwicklung nutzt die ERP-Software das so genannte RMA-Verfahren (Return Material Authorization). Das RMA-Verfahren sieht folgendermaßen aus: Über eine spezielle Warenrücksendungsgenehmigungs-Nummer – kurz RMA-Nummer – ist festgelegt, wie die Rücklieferung beim Eingang zu bearbeiten ist. “Wir unterstützen alle Maßnahmen einer Rücksendung – angefangen vom Austausch der Falschlieferung gegen die “richtige” Ware über die Rücknahme mit Gutschrift bis hin zur Werksreparatur bzw. Rücklieferung an den Lieferanten”, betont Dieter Kindermann, Senior-Consultant bei der command ag. So setze beispielsweise der bekannte Distributor Avnet das RMA-Verfahren in Verbindung mit der command-Software ein.

Reklamation ist nicht gleich Reklamation

Bei “einfachen” Reklamationen ohne Rücklieferung, etwa aufgrund überhöhter Preisauszeichnungen, oder sobald Sonderpreise bzw. spezielle Rabatte nicht berücksichtigt wurden, erfolgt in der Regel eine Gutschrift. Diesen Vorgang unterstützt Oxaion ohnehin. Komplizierter wird es jedoch bei Reklamationen mit Warenrücksendung. Die Gründe hierfür können vielfältig sein. So kann die Ware falsch bestellt oder falsch ausgeliefert worden sein, die Ware kann defekt sein oder dem Kunden einfach nicht gefallen. Ist die Ware defekt, muss zudem der Garantieanspruch berücksichtigt werden. Hier sorgt nun das RMA-Verfahren für eine reibungslose und zügige Abwicklung der Retouren.

Setzt zum Beispiel ein Handelsunternehmen die command-Software ein, kann es die RMA-Nummer ohne weiteres bei der Reklamations- und Service-Abwicklung nutzen. Der Kunde meldet, dass er eine Warenrücklieferung vornimmt und erhält daraufhin automatisch eine RMA-Nummer, die nur noch auf Lieferschein und Verpackung vermerkt werden muss. Trifft die Rücksendung dann beim Händler ein, unterstützt das RMA-Verfahren die Reklamationsbearbeitung durchgängig und mit automatisiertem Workflow. “Die RMA-Abwicklung in Oxaion stellt die Klammer für alle Maßnahmen dar, die in einem integrierten Software-System ablaufen müssen”, so command-Berater Dieter Kindermann. “Ohne RMA muss der Rücksendungsbeleg mit der Ware per Augenschein abgeglichen und per Hand erfasst werden, was natürlich zeit- und fehlerintensiv ist.”
In der Business-Software werden hierfür bereits sämtliche Informationen und Auskunftsmöglichkeiten vorgehalten. So sind etwa Garantie- und Lieferdaten, Seriennummern und Chargen sowie Liefer- und Rechnungsdaten jederzeit auf Knopfdruck einsehbar. Aber auch Funktionen zur eigentlichen Reklamationsabwicklung – von der Rücklieferung bis zur Abholung beim Kunden – unterstützt das System. Dadurch sind Abarbeitungsstatus und Wertströme jederzeit nachvollziehbar.

command ag

D–76275 Ettlingen

Telefon: (+49) 07243/590-0

www.command-ag.de