Das Beratungs- und Planungsunternehmen i + o Industrieplanung + Organisation rechnet alle Reisen mit der SaaS-Lösung HRworks ab. Die Software hilft auch bei der Rechnungsstellung.

Eine Cateringanlage für den Flughafen Vnukovo bei Moskau, das Errichten einer Pharmafabrik in Shijiazhuang/China oder Logistikplanungen für den neuen Flughafen Doha in Katar. Die Mitarbeiter der „i+o Industrieplanung + Organisation GmbH & Co. KG“ reisen viel. Vier Fünftel der Mitarbeiter des schnell wachsenden Beratungsunternehmens sind regelmäßig im Auftrag ihres Arbeitgebers unterwegs. Die Reisekosten der i+o betragen bis zu 20 Prozent der Gesamtkosten des Unternehmens.

Reisekostenabrechnung als SaaS

i+o wuchs in den vergangenen Jahren sehr schnell. Für Martin Rhein, Leiter Controlling des Unternehmens, war deshalb klar, dass die Prozesse rund um das Thema Reisen modernisiert werden müssen. i+o hatte zu dem damaligen Zeitpunkt die Reisekosten der Mitarbeiter nach einem manuellen Verfahren abgerechnet: Mitarbeiter fassten mit einem Tabellenprogramm ihre Auslagen zusammen und schickten die Tabelle gemeinsam mit den Belegen an die Buchhaltung. Dort wurde jede Abrechnung überprüft und erfasst. Nachteil des Traditionsverfahrens: Mitarbeiter mussten Pauschalen und Währungskurse selbst recherchieren, im Umgang mit dem Tabellenprogramm kam es immer wieder zu Flüchtigkeitsfehlern bei der Eingabe, „zudem konnten die teils komplizierten rechtlichen Gegebenheiten des deutschen Reisekostengesetzes von den Mitarbeitern schwerlich zu 100 Prozent erfüllt werden“, berichtet Martin Rhein. Er war überzeugt: „Das Thema Reisekosten lässt sich moderner abwickeln.“

i+o sah sich am Markt um und entschied sich für die Software-as-a-Service-Lösung „HRworks“ des gleichnamigen Software-Hauses. Die Lösung hat dem dynamischen Dienstleistungsunternehmen aus Heidelberg unter anderem gefallen, weil sie „funktional überzeugt und mandantenfähig ist“, sagt Martin Rhein. Die Webfähigkeit der SaaS-Lösung mit 550 Kunden und 70.000 Anwendern in Deutschland gefiel Rhein außerdem: „Unsere Mitarbeiter können nun zeitlich und räumlich unabhängig ihre Reisekostenabrechnung vorbereiten.“

Nach einer kurzen Testphase im März mit einer Handvoll Nutzern wurde die Anwendung im April für alle 100 Reisenden der i+o und ihres Tochterunternehmens PhC PharmaConsult freigeschaltet und vorgeschrieben. Dank einer Schnittstelle zum Kreditkartenanbieter AirPlus sind die mit der Karte produzierten Belege automatisch in der Reisekosten-Software vorhanden – die i+o-Mitarbeiter müssen nur noch Reisedaten und manuelle Belege ergänzen. Fremdwährungen und Tagespauschalen für alle Länder der Welt werden vom System tagesgenau und abhängig vom Reiseort automatisch zur Verfügung gestellt. Abzüge, etwa beim Frühstück oder bei der Bewirtung, berechnet die Lösung fehlerfrei. Via Schnittstelle von HRworks zur i+o-Fibu-Software „Tsenit“ werden die Abrechnungsdaten zur Auszahlung übergeben. Der Mitarbeiter bekommt seine Ausgaben nun sogar wöchentlich erstattet. Hat er private Kreditkarten eingesetzt, kann die Kostenerstattung vor der Belastung auf seinem Konto sein.

Einfachere Zuordnung der Kosten

Über Projektnummern, die in der Reisekostenabrechnung hinterlegt sind, kann i+o jede Ausgabe dem entsprechenden Projekt zuordnen. Stehen neue Projekte an, werden diese von der Personalabteilung in der Software angelegt. i+o nutzt das Abrechnen über Projektnummern nicht nur für die interne Kostenübersicht, sondern auch an anderer Stelle: Im Geschäft des Planungsunternehmens wird es immer üblicher, Reisekosten dem Kunden zu belasten. Die i+o holt sich die Daten dafür aus der Anwendung für die Reisekostenabrechnung. Und eine weitere Schnittstelle hilft i+o: Die in HRworks integrierte Abwesenheitsverwaltung (Urlaub, Krankheit, etc.) übergibt Urlaubsdaten an das Zeiterfassungssystem des Hauses. Dieses wiederum korrespondiert mit dem Controlling-Portal i+o. Das Controlling-Portal als zentrale Anwendung des Dienstleisters ist darum immer auf einem aktuellen Stand. Martin Rhein fasst zusammen: „Auch wenn nicht jedes Unternehmen einen so hohen Reisekostenanteil hat – es lohnt sich auf jeden Fall, diesen Prozess zu optimieren.“

HRworks GmbH, Freiburg
www.hrworks.de