Prozessoptimierung und die Verringerung von Durchlaufzeiten stellen in vielen Bereichen der Unternehmen immer wieder eine Herausforderung dar. Speziell bei der Eingangsrechnungsprüfung liegt ein hohes Optimierungspotential durch die elektronische Bearbeitung der Belege.

Der Ablauf für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist in der Regel klar und gut strukturiert. Aufgrund dieser Rahmenbedingungen bietet sich dieser Prozess für eine workflowgestützte Bearbeitung besonders an. Verteilte Umgebungen und mehrere Unternehmensstandorte sind zusätzliche Treiber, die das Optimierungspotential erhöhen.

Die verschiedensten Anforderungen und Herausforderungen begründen den Einsatz und beeinflussen positiv die Kosten-/Nutzenbetrachtung:

  • Zentrale Dokumentenerfassung und -verwaltung
  • Automatische Aufgabenverteilung und Benachrichtigung der verantwortlichen Mitarbeiter
  • Verkürzung der Dokument-Transportzeiten
  • Überwachung der Netto- und Skontofälligkeiten
  • Inanspruchnahme von Skonti durch schnellere Belegbearbeitung
  • Zeitgesteuerte Eskalation durch Liegezeitüberwachung anhand konfigurierter Regeln
  • Überblick und Status über die im Umlauf befindlichen Belege
  • Schnellere Bearbeitung externer Anfragen durch elektronische Recherche nach Belegen und Vorgängen
  • Lückenlose Dokumentation der Freigabe- und Ablaufhistorie (Revisionssicherheit)
  • Wegfall von Doppelerfassungen

Das Zusammenspiel der unterschiedlichen Anwendungen spielt eine wichtige Rolle. Gescannte Dokumente werden aus dem DMS-System (z. B. Info­Store, d.3, Easy-Archiv) bereitgestellt, um die Belegdaten der FiBu ergänzt (aus dem Finanzsystem zugelesen oder via Belegerkennung ermittelt), mit dem ERP-System (z. B. SoftM Suite, Semiramis, Infor, Navision, SAP) abgeglichen und über das vorhandene Mailsystem dem Bearbeiter zur Verfügung gestellt. Die Anwender werden über offene Aufgaben informiert und können in ihren Postkörben die anstehenden Prozessschritte abarbeiten. Bei der Belegbearbeitung der einzelnen Prozessschritte sind z. B. je nach Anforderung Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger, Zugriffsberechtigungen oder weitere beteiligte Personen zu prüfen.

VSB WorkflowForms: Architektur und Inte­gration

Für die Steuerung der Prozesse ist in der Regel eine Workflow-Engine verantwortlich, die die Dokumente entsprechend einem Entscheidungsorganigramm und anhand der Prozessdefinition dem nächsten Bearbeiter zur Verfügung stellt und dabei relevante Bearbeitungsschritte und Vertreterregelungen prüft und einstellt.

VSB bietet Lösungen der Eingangsrechnungsbearbeitung auf Basis von VSB WorkflowForms und Lotus Notes an. Die Kopplung der Systeme (DMS, Finanzen, ERP) wird dabei mit dem VSB DataConnector über XML Standards, Webservices oder direktem Datenbankzugriff realisiert.

Sind die Grundlagen für eine elektronische Prozesssteuerung einmal gelegt, steht der Abbildung weiterer Vorgänge wie z. B. Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnung, Dienstreiseanträge, Bedarfsanforderungen oder Fristenüberwachung für Produkt-Zertifikationen nichts mehr im Wege.

VSB Solutions GmbH, Lichtenfels
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