Hoher manueller Arbeitsaufwand und ein erschwerter Zugang zu den enthaltenen Rechnungsdaten – das prägt die herkömmliche Bearbeitung von Papierbelegen in der Kreditorenbuchhaltung. Bei einem automatischen Invoice Management ist das anders. Digitale Geschäftsprozesse sind in den meisten Unternehmen oft erst in einigen Teilprozessen realisiert, die immer wieder von manuellen Routineschritten unterbrochen werden. Das kostet Geschwindigkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit. Verantwortlich ist das Medium Papier, das den Menschen dazu nötigt, als „Übersetzer“ für den Computer zu arbeiten. Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen überwindet der SER InvoiceMaster diesen Medienbruch zwischen Papier- und elektronischer Verarbeitung, indem er zusätzliche Funktionen für das Lesen, Bearbeiten und Prüfen von Rechnungen zur Verfügung stellt und so den Leistungsumfang der ERP-Lösung ideal ergänzt.

Der ECM-Spezialist SER Solutions hat eine intelligente Lösung für automatisiertes Invoice Management entwickelt, die eng in die gängigen ERP-Systeme integriert ist. Der Lösung beschleunigt das nachfolgende Bearbeiten und Verbuchen der Rechnungsdaten im Finanzbuchhaltungssystem. Zusätzliche Funktionen für das digitale Einlesen und Klassifizieren von Rechnungsdokumenten erweitern den Leistungsumfang der ERP-Lösung und machen das manuelle Erfassen der Rechnungsdaten überflüssig. Die tiefe Integration in das ERP-System sorgt für automatisierte Prüfungen gegen Stammdaten und Bestellvorgänge sowie für die automatische Generierung von Buchungsvorschlägen im ERP-System bis hin zur Verbuchung ohne jeglichen Benutzereingriff.

Rechnungen unter Strom

Einen durchgängig digitalen Prozess vom Rechnungseingang bis zur automatischen Verbuchung haben die Stadtwerke Flensburg realisiert.

Der norddeutsche Energieversorger mit zurzeit 18.000 externen Kunden sah sich mit einer jährlichen Belegflut von ca. 80.000 Vertragsbestätigungen, Jahresverbrauchsabrechnungen, Abschlagsanforderungen und Schlussrechnungen konfrontiert. Weil ein Großteil dieser Belege innerhalb weniger Wochen zum Jahreswechsel eingeht, mussten die Stadtwerke ihren Sachbearbeitern in der Finanzbuchhaltung regelmäßig Überstunden verordnen und zusätzliche Mitarbeiter für die Bearbeitung der Stromlieferrechungen hinzuziehen. Mit der Einführung der Lösung und der Automatisierung des Prozesses hat sich die Lage entspannt.

Bei der Einführung konzentrierte man sich zunächst auf die 10 Netzbetreiber mit dem höchsten Belegaufkommen und erzielte bei dieser Gruppe eine Automation von bis zu 95 Prozent in der Finanzbuchhaltung. Die Belege werden ohne Benutzereingriff erfasst, geprüft und automatisch durchgebucht. „Bereits in der ersten Phase wurden unsere Erwartungen an das erzielbare Einsparpotenzial übertroffen, erinnert sich Jochen Niedermeyer, Projektleiter der Stadtwerke Flensburg. Dauerte die manuelle Erfassung und Verbuchung eines Rechnungsbeleges früher bis zu 10 Minuten, erledigt sich dies nun in weniger als einer Minute.

Werbeagentur setzt auf integrierte Prozesse – nicht nur in der Buchhaltung

Deutschlands größte Werbeagentur BBDO Germany automatisiert die Bearbeitung des Rechnungseingangs mit der integrierten Enterprise Content Management-Suite von SER, führt eine Workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung ein und realisiert ein digitales Archiv. Ziel ist eine automatisierte Verarbeitung des gesamten Posteingangs und ein elektronisches Aktenmanagement der Kundenprojekte. Das „DMS@BBDO“ soll in die IT-Landschaft vollständig integriert werden, um für mehr Transparenz in den Kundenprojekten zu sorgen und Kosten durch optimierte Prozesse zu sparen. Die Umsetzung der integrierten Lösung begann in der Buchhaltung mit der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Die automatische Rechnungserfassung und vor allem der komplexe Rechnungsprüfungs-Workflow (an den zurzeit 50 Mitarbeiter, verteilt auf 15 Standorte in ganz Deutschland, für Freigabe- und Genehmigungsprozesse angeschlossen sind) sorgen für mehr Geschwindigkeit in der Bearbeitung und Transparenz über den jeweiligen Status. Nach dem Scannen werden die Rechnungen so genannten Jobtaschen hinzugefügt, die alle zu einem Projekt gehörigen Dokumente enthalten. Eingangsrechnungen früherer Jahre werden ebenfalls digitalisiert und im angeschlossenen SER-Archiv abgelegt, so dass sie für Recherchen jederzeit zur Verfügung stehen. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept regelt den Zugriff auf die archivierten Dokumente.

Fachautorin: Bärbel Heuser-Roth