Das Stichwort Beschleunigung ist heute in aller Munde. Für die Wirtschaft bedeutet dies immer kürzere Produktzyklen und Entwicklungszeiten sowie eine zunehmend höhere Komplexität der Produkte. Entsprechend wird die Arbeit auch in mittelständischen Unternehmen verstärkt in Form von zeitlich befristeten Projekten organisiert.

So gehört das Projektmanagement heutzutage zum Betriebsalltag. Dabei gilt es eine Vielzahl von Faktoren zu berücksichtigen: die Ressourcenverwaltung, Zeitplanung und Zeiterfassung, Budgetkalkulation, Kostenkontrolle etc. Um hier nicht schnell den Überblick zu verlieren, empfiehlt sich der Einsatz einer Softwarelösung, die einen umfassenden „Werkzeugkoffer“ für das Projektmanagement bietet.

Beim Projektmanagement werden unterschiedliche Phasen durchlaufen – von der Auftragserteilung und Planung über die Abwicklung bis zur Projektbilanz. Wer den Überblick behalten will, sollte die Antworten auf folgende Fragen kennen: Welche Ressourcen sind in dem Projekt verfügbar, welche Leistungen werden mit welchem Ergebnis erbracht? Werden mit dem Kunden vereinbarte Budgets und Zeitpläne eingehalten? Werden nicht fakturierbare Leistungen erbracht? Ist das Projekt rentabel? Welche Risikofaktoren gibt es?

CSS-Projektmanagement

Schnelle Antwort findet, wer seine Projekte mit Hilfe einer Software wie eGecko Projektmanagement plant, strukturiert, überwacht und abrechnet. So lassen sich einzelne Projektphasen und -aktivitäten transparent abbilden. Dazu werden alle relevanten Parameter wie Ressourcen (Mitarbeiter), Kundendaten, Projektleiter, Leistungskataloge, Reisekosten, Kostenstellen, Kostenträger sowie freie Dimensionen wie Region, Artikel etc. erfasst. Auf Basis dieser Daten können Arbeitspakete mit allen relevanten Informationen erstellt und für die weitere Planung herangezogen werden. Eine Auftragsbestätigung per Knopfdruck spart dabei viel manuelle Arbeit. Zudem lassen sich in den einzelnen Arbeitspaketen auch detaillierte Notizen hinterlegen und somit allen Projektmitarbeitern effizient zugänglich machen. Wollen sich die Anwender auf den neusten Stand bringen, lassen sich über einen Reportgenerator flexibel Auswertungen zu Projektstatus, Projektverlauf sowie zu den Ergebnissen von laufenden oder abgeschlossenen Projekten erstellen. Beispielsweise lässt sich die zeitliche Abfolge von Aktivitäten anschaulich als Gantt-Diagramm (Balken-Diagramm) grafisch darstellen. Plantermine können per Knopfdruck in Ist-Termine umgewandelt und die zugehörigen Dienstleistungsnachweise sofort ausgedruckt werden. Ampelfunktionen geben rechtzeitige Hinweise zu Risiken, so dass zeitnah reagiert bzw. agiert und der Projektablauf mit zuvor festgelegten Maßnahmen entsprechend gesteuert werden kann. Über eine direkte Integration des Projektmanagements in die eGecko Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung können die anfallenden Kosten und Erlöse direkt weiterverarbeitet und ausgewertet werden. Auch nicht fakturierbare Dienstleistungen werden ausgewiesen.

Anwender profitieren zudem von der Office-Kompatibilität der Software: So können z. B. Terminvereinbarungen mit externen Dienstleistern, die innerhalb des Projekts abgelegt werden, automatisch als Terminvorschlag an Outlook übergeben und entsprechend zugewiesen werden. Bei Änderungen der Projektparameter können die notwendigen Informationen bequem per Mail an alle Beteiligten versendet werden. Auch lassen sich Projektpläne reibungslos als Excel‑, PDF- oder HTML-Datei etc. ausgeben.

CSS GmbH, Künzell
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