Prozessorientierte Organisationsstrukturen und die Bildung unternehmensübergreifender Netzwerke haben Projektmanagement zu einem besonders wichtigen Führungsinstrument gemacht. Im gleichen Maße sind die Anforderungen an PM-Software gewachsen. Diese muss heute neben allen Funktionen traditioneller PM-Lösungen vor allem Kommunikationsfunktionen, Dokumentenmanagement sowie Prozessunterstützung bieten.

Ergebnisse produzieren und kommunizieren

Als echte Lotus Notes-Anwendung nutzt Ponte.project die Stärken dieser Plattform und ergänzt sie um zusätzliche Funktionen. Ergebnis ist ein auf die Bedürfnisse der Projektarbeit zugeschnittenes Dokumentenmanagement mit Versionskontrolle, Check-In/Check-Out und differenzierter Zugriffskontrolle. Vordefinierte Workflows für Review und Freigabe können an jedes Projektdokument angebunden werden.

Fast eine Selbstverständlichkeit für erfahrene Notes-Anwender, aber nach wie vor eine Besonderheit im PM-Umfeld: Räumlich verteilte PM-Systeme auf hohem Sicherheitsstandard lassen sich damit sehr effektiv aufbauen.

Terminplanung mit grafischer Unterstützung

Die Lösung arbeitet eng mit den Mail- und Kalenderfunktionen von Lotus Notes zusammen. Damit ist Erstellen von Aufgaben in den persönlichen ToDo-Listen aus Ponte.project heraus, das Versenden von Erinnerungen und Alarmmeldungen sowie Einladungen, eine Freie-Zeit-Suche, um die Verfügbarkeit von Besprechungsteilnehmern zu prüfen sowie die Berücksichtigung von Fehlzeiten, etwa durch Urlaub oder Fortbildung, möglich.

Der Benutzer findet dank der Einbettung in seine tägliche Arbeitsumgebung schnellen und intuitiven Zugang zur Anwendung. Darüber hinaus kann er mit Hilfe des interaktiven Gantt-Diagramms die Termine und die Dauern aller Vorgänge ebenso wie deren zeitliche Verknüpfungen definieren, ohne auf die mühsamere Eingabe in Notes-Masken zurückgreifen zu müssen.

Zeiten und Kosten kontrollieren

Begleitet wird auch die betriebswirtschaftliche Seite der Projekte. Dazu gehört neben der Aufwandserfassung insbesondere ein ausgefeiltes Reporting mit knapp 30 vordefinierten tabellarischen und grafischen Berichten. Die natürlichen Grenzen von Lotus Notes überwindet Ponte.project hierbei mit der Hilfe von Crystal Reports.

Da die Mitarbeiter mit der Rückmeldung auch einen geschätzten Mehraufwand angeben können, wird eine proaktive Steuerung der Projektabläufe möglich.

Erfahrungswerte nutzen

Um bewährte Projektstrukturen reproduzierbar zu machen, werden so genannte Schablonen eingesetzt. Diese speichern unternehmensübliche Vorgehensmodelle und enthalten letztlich das Erfahrungswissen aus bereits abgewickelten Projekten. Eine Besonderheit ist, dass Ponte.project Schablonen für alle Ebenen des Projektgeschehens bereitstellt, angefangen von kompletten Projekten über wieder verwendbare Ablauf- und Dokumentationsstrukturen bis hin zu einzelnen Formularen.

Fazit

Ponte.project bietet einen komplett ausgestatteten Arbeitsplatz für Projektmitarbeiter, Projektmanager und Projektcontroller. Hierbei nutzt es geschickt die Stärken von Lotus Notes & Domino und fügt sich nahtlos in die tägliche Arbeitsumgebung des Notes-Anwenders ein.

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