Daten- und Dokumente sind das Gedächtnis von Unternehmen. Dieses Gedächtnis kann mit Hilfe einer Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung strukturiert gepflegt und langfristig bereitgehalten werden. Die elektronische Archivierung ArchivPlus realisiert den Dokumentenzugriff am Arbeitsplatz per Knopfdruck sowie eine platzsparende Aufbewahrung unterschiedlichster Dokumentarten in einem einheitlichen Archiv. Der zeitsparende Vorteil liegt darin, dass alle Dokumente am Arbeitsplatz und möglichst nahtlos aus der vertrauten Anwendung heraus wieder aufgefunden und angezeigt werden können.

Dazu zählen neben dem gescannten Auftrag, der in Papierform über die tägliche Post ins Haus kommt, die daraus resultierenden Bestellungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen aus der Spool-Ausgabe sowie die Eingangsrechnungen. Außerdem gehören die aus PC-Anwendungen erstellten Tabellenkalkulationen, Korrespondenzen und gegebenenfalls Zeichnungen aus CAD-Programmen sowie die elektronische Post in Form von geschäftsrelevanten e-Mails und Faxen dazu.

Die Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung ArchivPlus ermöglicht darüber hinaus das effektive Arbeiten mit geschäftsbezogenen Informationen durch den Aufbau von elektronischen Kundenakten. Dadurch können die verschiedensten Dokumente eines Vorganges, eines Kunden oder eines Lieferanten übersichtlich per Knopfdruck angezeigt werden.
Neben den Mitarbeitern im Unternehmen sollten gleichzeitig auch Außendienstler von unterwegs über das Internet auf alle geschäftsrelevanten Dokumente zugreifen können sowie die Möglichkeit der Reproduktion von Dokumenten-Kopien über das Drucken, Faxen oder Versenden per e-Mail haben.
Komplexe Archiv-Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie modular entsprechend den Kundenanforderungen erweitert werden können – bis hin zu einer vollständigen Dokumenten-Management-Lösung (DMS) mit automatisierter Rechnungs-Eingangsbearbeitung sowie elektronischem Workflow.

Bearbeitung nach Maß – elektronischer Rechungseingang

Zur Optimierung der internen Abläufe kann der Rechungseingangs- und Bearbeitungsprozesses automatisiert werden. Stellt man auf eine elektronische Bearbeitung um, verkürzen sich unter anderem die Durchlaufzeiten vom Posteingang bis zur Freigabe.

In der neuen Version 5.2 von ArchivPlus wurde das Scan-Modul mit einer grafischen Oberfläche optimiert und ermöglicht somit ein verbessertes und vereinfachtes Scan-Verfahren. Die eingehende Post kann gescannt und indexiert werden.
Wird mit Unterstützung des DMS-Systems die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung eingesetzt, können anschließend aus den Belegen alle buchungsrelevanten Daten extrahiert und an das entsprechende ERP- oder FiBu-System weitergeleitet werden. Die fertig bearbeiteten Rechnungen wiederum werden im Archiv abgelegt und für den jederzeitigen Zugriff bereitgehalten.

eBilling – Rechnungsversand mit qualifizierter elektronischer Signatur

Ein weiterer Effektivitätsvorteil zeigt sich beispielsweise auch durch die Kommunikation per e-Mail oder Fax. Der Versand von Rechnungen elektronisch an Geschäftskunden spart Geld und Zeit und kann mit einigen Knopfdrücken automatisiert werden.

So können die im Finanzbuchhaltungsprogramm erzeugten Rechnungen über diverse Schnittstellen der Messaging-Lösung eComPlus zur Verfügung gestellt werden. Doch im Gegensatz zum Papier sind elektronische Rechnungen spätestens seit dem 1. Juli 2004 mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Fehlt diese, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr.

Die zur Midvision/Midrange in Karlsruhe vorgestellte neue Version 8.0 der Messaging-Lösung eComPlus wurde unter anderem um diese wesentliche Funktion erweitert. Per Definition durch das Signaturgesetz ist eine qualifizierte elektronische Signatur immer personenbezogen. Der Signaturschlüssel muss also einem Inhaber zugeordnet sein und ermöglicht dadurch eine eindeutige Authentifizierung. Darüber hinaus lassen sich Manipulationen am Dokument erkennen, falls es auf dem Wege des elektronischen Versandes verändert wurde.

Die fertig erstellten Rechnungen werden eComPlus zur Verfügung gestellt, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und anschließend, entsprechend der Systemeinstellungen, als e-Mail mit Attachment oder Fax versandt.

Gleichzeitig bietet eComPlus auch die Möglichkeit des Empfangs von e-Mails und Faxen mit qualifizierter elektronischer Signatur. Die Anzeige der empfangenen signierten e-Mails und Faxe sowie die Überprüfung der Signatur erfolgt direkt aus der eComPlus Eingangsqueue heraus. Das Ergebnis dieser Prüfung wird zusammen mit dem signierten Dokument abgespeichert.

Unternehmensorientierte Dokumentenlenkung

Geschäftsorientierte Lösungen müssen alle relevanten Informationen an den Arbeitsplatz bringen, und zwar dann, wenn man sie braucht. Genau diese Anforderungen erfüllt Gräbert mit der DMS- und Archiv-Lösung 5.2 und der Messaging-Lösung eComPlus 8.0.

Fachautorin: Doris Hantscho