Gerade in Unternehmen lässt sich eine schnelle und zuverlässige Mail-Bearbeitung nicht personengebunden realisieren, wenn einzelne Empfänger krank oder überlastet sind. Gruppenpostkörbe stellen die Alternative dar, um Kommunikationsprobleme von Anfang an auszuschließen. Hierfür ist „team-mail“ die e-Mail-Software für Arbeitsgruppen, die die Qualität und Zuverlässigkeit der Mail-Bearbeitung garantiert und gleichzeitig die Kosten reduziert. Zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit von team-mail lassen sich analog individueller Anwendungen Workflow-Erweiterungen konfigurieren. Eine interne Unterschriftenregelung für e-Mails ist ebenfalls möglich.
Merkmale
Bei team-mail werden eingegangene e-Mails um Statusinformationen – wie beispielsweise den Bearbeitungsstand – ergänzt und anschließend als Vorgang an ein zugeordnetes Bearbeiterteam übergeben. Die Verteilung des Vorgangs erfolgt nach konfigurierbaren Kriterien unter Berücksichtigung der Anwesenheit von Mitarbeitern. Kurzfristige Abwesenheiten durch Meetings oder Teilzeitarbeit werden damit genauso beachtet wie langfristige Vertretungen durch Urlaub oder Krankheit. Ein verfügbarer Bearbeiter wird durch eine persönliche e-Mail über seine Zuständigkeit informiert und steigt über einen Dokument-Link direkt in den Vorgang ein.
Zuverlässigkeit
Vorgänge, die innerhalb einer konfigurierbaren Zeit nicht bearbeitet sind, werden über zwei Ebenen eskaliert. Diejenigen, die sich nach der ersten Antwort nicht abschließen lassen, werden mit der Wiedervorlagefunktion in der Fristüberwachung gehalten. Fällige Wiedervorlagen sind in die Eskalationsmechanismen integriert. Aktuell wurde die Funktionalität von team-mail um eine interne Unterschriftenregelung erweitert. Danach können e-Mails entsprechend ihrer Notwendigkeit von einem bis zu mehreren Mitarbeitern verschiedener Hierarchien nach dem Posteingang zur Kenntnis genommen und nach der Bearbeitung vor dem Postausgang unterschrieben werden. Für einzelne Gruppenpostkörbe und Vorgänge besteht die Möglichkeit, Anzahl und Qualität der Unterschriften zu definieren. Insbesondere werden die bei klassischer Post bestehenden Unterschriftenregelungen auch im e-Mail-Sektor beibehalten. Zuständige Mitarbeiter werden genauso informiert und können ihre Kenntnisnahme und Bearbeitung durch Unterschriften dokumentieren. Dadurch wird Qualitätssicherung auch bei e-Mails realisierbar.
Zeitsparfunktionen
Die Stärke der Software liegt in den Zeitsparfunktionen während der Mail-Bearbeitung. Sie reichen von der automatischen Verteilung eingegangener e-Mails bis hin zur automatischen Organisation der Datenablage mit verschiedenen Ansichten. Beim Öffnen einer e-Mail sind Daten wie die Kundennummer sowie alle zurückliegenden Anfragen und Antworten in einer übersichtlichen Liste als Historie des Kommunikationsvorgangs zusammengestellt. Mit einem Klick ist der Bearbeiter in jeder vorherigen Anfrage oder Antwort. So ist auch bei einer Vertretung eine schnelle Einarbeitung in den Vorgang möglich. Speziell Manager profitieren davon: Sie können sich jederzeit selbstständig und gezielt in alle Vorgänge ihres Teams einarbeiten, ohne diese regelmäßig verfolgen zu müssen. Textbausteine sowie vordefinierte Kopf- und Schlusstexte beschleunigen das Erstellen von Antworten. Darüber hinaus liefern statistische Auswertungen über Ein- und Ausgangszeiten sowie über die Bearbeitungsdauer von e-Mails Grundlagen für die Planung von Ressourcen.
Kostenreduzierung
team-mail ist die wirtschaftliche Lösung für eine Mail-Bearbeitung in Gruppen. Die monatliche Einsparung pro Mitarbeiter kann über sieben Euro liegen. Pro erstellter Antwort lassen sich die Kosten um 10 bis 24 Cent reduzieren. Wächst der e-Mail-Verkehr gegenüber klassischer Post, werden darüber hinaus Portokosten gespart. Demzufolge amortisiert sich team-mail bereits in wenigen Monaten.
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