Die Integration von Zeiterfassungs-Systemen in bestehende IT-Systeme ermöglicht wesentliche Rationalisierungen im Personalmanagement. Trotz elektronischer Zeiterfassung fallen in vielen Unternehmen nach wie vor manuelle Vorgänge in der Personalverwaltung an. Durch eine Verknüpfung der Zeiterfassungs-Software mit anderen vom Anwender genutzten Programmen können zusätzliche Potenziale in der Zeitwirtschaft erschlossen werden. Auf diese Weise lassen sich deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen im Personalmanagement realisieren.
Für die meisten Unternehmen ist eine elektronische Zeiterfassung heute selbstverständlich. Dennoch regiert in den Personalverwaltungen häufig noch die Zettelwirtschaft. Nicht selten dienen die Mitarbeiter dieser Abteilungen als menschliche Schnittstelle zwischen Papier und Software. Denn in der Regel werden Korrekturen und Fehlzeitanträge weiterhin manuell getätigt und vom Handzettel in die EDV übertragen. Hinzu kommt, dass oftmals nur in der Zentrale und den größeren Geschäftsstellen eines Unternehmens Terminals installiert sind. In diesen Fällen sind die kleineren Filialen gänzlich von der elektronischen Zeiterfassung ausgeschlossen. Ebenso buchen Beschäftigte im Außendienst oder Home-Office ihre Zeiten separat. Mangelnde Transparenz und doppeltes Einpflegen von Daten verursachen daher nach wie vor einen enormen Arbeitsaufwand.
Diesem unzeitgemäßen Papierkrieg kann mit der Integration einer Zeiterfassungs-Software in bereits bestehende IT-Systeme ein Ende bereitet werden. So lassen sich zum Beispiel durch Schnittstellen zu Workflow- und Datenverarbeitungs-Systemen oder einer Einbindung der Software ins Internet oder Intranet Synergien im Personalmanagement erzielen. Sowohl neuen Arbeitszeitmodellen als auch Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen oder kleinen Niederlassungen wird mit diesen Anwendungen Rechnung getragen.
Workflow-Funktionalitäten in der Zeitwirtschaft
Die effektivste Form, Zettelwirtschaft abzubauen und Personalabteilungen zu entlasten, ist derzeit eine Kombination von Zeitwirtschafts-System mit einem Workflow-Programm, wie zum Beispiel Lotus Notes. Viele Vorgänge im Personalmanagement lassen sich auf diese Weise papierlos über vorhandene Mail-Funktionalitäten abwickeln. Die Personalabteilung wird so insbesondere durch einen Wegfall der Zeitkorrekturen von lästigen Routinearbeiten entlastet. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise vergessen, am Ende des Arbeitstages sein „Gehen“ zu buchen, erhält er vom System eine automatische e-Mail mit einer Korrektur-Aufforderung. Über die Mail gelangt er direkt in die Bildschirmmaske „Zeitkorrektur“ und kann eine Berichtigung der fehlenden Buchung eingeben. Missbrauch oder Manipulation wird durch definierte Freigabe-Wege über Korrekturvorgesetzte Einhalt geboten.
Beschäftigte haben die Möglichkeit, ihr Kommen und Gehen direkt am Arbeitsplatz-PC zu erfassen und ihre Arbeitszeitprotokolle sowie die Zahl ihrer verbleibenden Urlaubstage jederzeit am Bildschirm einzusehen. Fehlzeitanträge für einen Urlaub oder ein Seminar können Mitarbeiter ebenfalls am PC beantragen und per e-Mail in einen Genehmigungs-Workflow geben. Zudem erhalten Führungskräfte per Mausklick die Möglichkeit, auf zahlreiche Übersichten und Statusinformationen zuzugreifen. So können Vorgesetzte Fehlzeitanträge – nach einem schnellen Blick in die Abteilungsübersicht – genehmigen oder eventuell ablehnen.
Zeiterfassung via Internet / Intranet
Bei vielen großen Unternehmen beschränkt sich die elektronische Zeiterfassung ausschließlich auf die Hauptgeschäftsstelle. In den kleineren Niederlassungen werden die Arbeitszeiten nach wie vor handschriftlich festgehalten. Mit einer Einbindung der Zeiterfassungs-Software ins Internet oder Intranet erhalten auch Filialen mit nur wenigen Beschäftigten eine effiziente Möglichkeit der elektronischen Zeiterfassung. Mittels einer Schnittstelle zum Internet-Server können Arbeitszeiten ortsunabhängig von jedem PC aus gebucht werden. Auch Beschäftigten im Home-Office bietet dieses System eine optimale Lösung zur Erfassung ihrer Arbeitszeiten, ohne dass Stundenzettel geführt werden müssen.
Zeiterfassung via Handy und SMS
Damit auch Außendienstmitarbeiter und Wartungstechniker ihre Arbeitszeiten ohne Stundenzettel erfassen können, wird das Handy zum Zeiterfassungs-Terminal. Mit dieser Anwendung – beispielsweise über ein Modul für Lotus Notes – können Beginn und Ende der Arbeitszeit einfach per SMS übertragen werden. Die erfassten Daten fließen ohne Umwege direkt in die Software ein. Die Kosten entsprechen den Übertragungskosten einer herkömmlichen SMS. Mit diesem Verfahren gestaltet sich die Arbeitszeiterfassung für mobile Mitarbeiter wesentlich flexibler und der Verwaltungsaufwand wird reduziert. Ein weiterer Vorteil: Der Arbeitgeber ist stets informiert, ob sich sein Außendienstmitarbeiter gerade „im Dienst befindet“. Zu bedenken ist bei dieser Lösung, dass jede SMS einige Cent kostet. Bei zwei bis vier SMS-Nachrichten je Tag und Mitarbeiter können steigende SMS-Kosten unter Umständen die Verwaltungsvorteile überwiegen.
Zeiterfassung via Unternehmens-Netzwerk
Durch integrierte Schnittstellen lassen sich Zeiterfassungs-Terminals problemlos in unternehmensweite Ethernet-Datennetze einbinden. Ist keine Standleitung vorhanden, können die Daten auch per Modem über Telekommunikations-Netzwerke übertragen werden. Der Vorteil: Auch bei Unternehmen mit überregionalen Niederlassungen kann die Verwaltung sämtlicher Mitarbeiterzeiten von nur einer zentralen Personalabteilung geleistet werden. Voraussetzung bei dieser Lösung ist, dass die Zeiterfassungs-Terminals zu 100 Prozent offline-fähig sind. Das heißt, dass die Geräte bei einem Verbindungsverlust zum zentralen PC und selbst bei zusätzlichem Stromausfall voll funktionstüchtig bleiben. Hierfür müssen die Terminals mit Akkus und einer eigenen Intelligenz ausgestattet sein. So können Buchungen von den Terminals erkannt, zugeordnet und über Tage gespeichert werden. Bei erster Gelegenheit sendet die Zeiterfassungs-Hardware die Daten automatisch an die zentrale Software.
Mit modernen Systemen können auch Unternehmen, die ihre Arbeitszeiten bereits elektronisch erfassen, zusätzliche Potenziale im Personalmanagement realisieren. Welche Anwendung die beste Lösung ist, muss jeweils im Einzelfall entschieden werden. Hierbei spielen die individuellen Gegebenheiten und Anforderungen beim Anwender eine Rolle. Diese sollten im Vorfeld einer Entscheidung gemeinsam mit einem seriösen Anbieter geklärt werden.
Fachautor: Dr. Wolfgang Zuck info@ahb-electronic.de
